Jak zmniejszyć odpowiedzialność pracodawcy w imprezach świątecznych

Zwiększone uznanie, że spożywanie alkoholu na imprezach sponsorowanych przez organizację tworzy znaczną odpowiedzialność prawną, miało wpływ na tę tradycyjną instytucję, firmową imprezę świąteczną - ale wpływ ten niekoniecznie jest wszechobecny lub poważny. Organizacje starannie rozważają zalety i wady, a ufanie pracownikom, że działają jak profesjonaliści, wygrało do tej pory

W szeroko zakrojonym badaniu pracodawców przeprowadzonym w 2015 r. Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) stwierdziło, że większość organizacji (59%) planuje podawać alkohol na wakacjach lub na koniec roku. I tylko połowa z tych pracodawców (47 procent) stwierdziła, że ​​będzie dążyć do uregulowania spożycia alkoholu metodami takimi jak:

• dostarczanie biletów na drinka lub maksimum drinka (71 procent respondentów było w tej kategorii),
• serwowanie tylko niektórych rodzajów alkoholu (na przykład wytwarzanie wina i piwa, ale nie alkoholi dostępnych na imprezie) (25 procent),
• posiadanie baru gotówkowego (18 procent) lub
• inne (11 procent).

Co więcej, badanie SHRM 2015 wykazało, że przez cały rok jedna trzecia organizacji (33 procent) ma formalną lub nieformalną politykę, która umożliwia pracownikom picie alkoholu podczas wydarzeń związanych z pracą. (Każdy pracownik musi ustalić, czy picie alkoholu podczas imprez firmowych jest dla nich.)

Firmy planują i planują imprezy wakacyjne w najlepszych intencjach, nagradzają swoich pracowników, podnoszą morale i zachęcają do współpracy. Ale te spotkania, zwłaszcza gdy podawany jest alkohol, mogą stać się środowiskiem dla niechcianych postępów seksualnych i potencjalnie nielegalnych zachowań pracowników, jeśli pracodawca nie jest ostrożny.

Jest tak zwłaszcza w przypadku, gdy impreza świąteczna odbywa się w lokalizacji poza siedzibą firmy (co zgodnie z badaniem SHRM 2015 dotyczy prawie 67 procent takich funkcji). W środowisku społecznym poza miejscem pracy pracownik, którego zahamowanie jest obniżone przez spożycie alkoholu, może angażować się w zachowania, których nigdy nie rozważyłby w pracy.

Obawy pracodawców rozciągają się od molestowania do wypadków śmiertelnych pracowników

Imprezy wakacyjne często przynoszą więcej niż tylko upojenie wysokimi jinkami. Bycie wesołym może czasami oznaczać przekroczenie granicy, począwszy od obrażania współpracownika po naruszenie prawa. Ponadto, w dzisiejszym środowisku mediów społecznościowych w czasie rzeczywistym, pijane szaleństwa na przyjęciu świątecznym można szybko opublikować online, aby cały świat mógł je zobaczyć.

Pierwsze dwa działania, które pracodawca musi podjąć przed imprezą świąteczną, to przypomnienie pracownikom, że szacunek i profesjonalizm mają zastosowanie nie tylko w czasie pracy, ale także podczas imprez sponsorowanych przez firmę, takich jak imprezy biurowe. Po drugie, pracodawcy muszą ustanowić zasady mediów społecznościowych, które zabraniają pracownikom publikowania zdjęć lub filmów bez zgody kierownictwa w mediach społecznościowych.

Są to dwa dobre początkowe kroki, ale trzeba zrobić znacznie więcej, aby poradzić sobie z poważniejszymi problemami prawnymi.

Pracownicy są chronieni przed molestowaniem seksualnym i dyskryminacją na mocy tytułu VII ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r., Która obejmuje pracodawców zatrudniających 15 lub więcej pracowników (w tym pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin). Tytuł VII zawiera dwa wymogi dotyczące postępowania, które może spowodować potencjalną odpowiedzialność za bezprawne molestowanie:

• Zachowanie musi być niepożądane; i
• Zachowanie musi być wystarczająco surowe lub rozpowszechniony.

To nie musi być oba. Postępowanie nie jest nielegalne tylko dlatego, że jest nieodpowiednie lub sprawia, że ​​współpracownik czuje się nieswojo. Jednak nawet pojedynczy, bardzo poważny incydent nękania może być wystarczający, aby stanowić naruszenie tytułu VII, zwłaszcza jeśli molestowanie jest fizyczne.

Tak więc, jeśli incydent związany z imprezą biurową następuje po wcześniejszych przypadkach niewłaściwego postępowania, może to stanowić dowód niezbędny do osiągnięcia „surowego” lub „wszechobecnego” progu, co stanowi podstawę roszczenia tytułu VII.

Druga ważna odpowiedzialność prawna powstaje w wyniku jazdy pod wpływem alkoholu po przyjęciu świątecznym sponsorowanym przez pracodawcę. W decyzji sądu z 2013 r., Która uzyskała znaczny rozgłos, sąd apelacyjny w Kalifornii uchylił orzeczenie sądu pierwszej instancji w sprawie orzeczenia skróconego dla pracodawcy. Okazało się, że pracownik, który spożywał alkohol na imprezie sponsorowanej przez firmę i po wyjściu, uderzył w inny samochód i zabił kierowcę, stworzył odpowiedzialność dla pracodawcy.

„Nie ma znaczenia, że ​​przewidywalne skutki zaniedbania pracownika (tutaj wypadek samochodowy) wystąpiły w czasie, gdy pracownik nie działał już w ramach swojego zatrudnienia”, orzekł sąd.

Proaktywne kroki, aby rozważyć w Holiday Party

Biorąc pod uwagę takie ryzyko prawne, rozważni pracodawcy powinni podjąć te sześć dodatkowych proaktywnych kroków w celu zmniejszenia odpowiedzialności sądowej. Najważniejsze przykłady działań zalecanych pracodawcom obejmują:

• Przygotuj kompleksowe, pisemne zasady przeciwdziałania nękaniu, wyraźnie określone w podręcznikach dla pracowników - i opublikuj tę politykę przed imprezą świąteczną.
• Wyślij notatkę przypominającą pracownikom, aby działali odpowiedzialnie na imprezie, wyraźnie wyrażając brak tolerancji dla niewłaściwych zachowań, w tym pijaństwa.
• Egzekwuj kodeks miejsca pracy na imprezie, aby uniknąć nieodpowiedniego lub sugestywnego stroju i z wyprzedzeniem powiadomić pracowników o swoich oczekiwaniach.
• Uczyń udział w imprezie dobrowolnym i nie sugeruj, że frekwencja będzie korzystna dla pozycji osoby w firmie.

• Jeśli podawany jest alkohol, z wyprzedzeniem nadaj ton umiarkowania, korzystając z notatek urzędowych, e-maili, spotkań, wkładów do wypłat lub innych komunikatów i podkreśl, że nadmierne spożycie alkoholu nie będzie tolerowane.
• Ogranicz liczbę napojów lub czas, w którym alkohol będzie podawany, i zapewnij znaczne alternatywy bezalkoholowe. Podawaj dużo jedzenia i upewnij się, że spożywanie alkoholu nie jest celem wydarzenia.

Takie kroki nie stanowią gwarancji na problemy związane z przyjęciem świątecznym, zwłaszcza jeśli podjęta zostanie decyzja o podawaniu alkoholu. Ale mogą być podstawą pracodawcy dla skutecznej obrony przed odpowiedzialnością, jeśli problemy się pojawią. Rozważmy jednak, że istnieje dziesięć powodów, dla których pracownicy często obrażają się na imprezy świąteczne i biorą to pod uwagę, planując roczny urlop.