Główne składniki komunikacji w miejscu pracy

Komunikacja polega na dzieleniu się informacjami między dwiema lub większą liczbą osób, aktem przekazywania informacji. Komunikacja ma tak wiele elementów, a brak komunikacji w miejscu pracy jest powszechny.

Skuteczna komunikacja wymaga, aby wszystkie elementy komunikacji doskonale współdziałały w celu „wspólnego znaczenia”, mojej ulubionej definicji komunikacji. Jest to szczególnie ważne, gdy pytania są zadawane i udzielane odpowiedzi.

Komponenty w komunikacji

Istnieje pięć komponentów do każdej komunikacji i szósta, czyli ogólne środowisko miejsca pracy, w którym odbywa się komunikacja. Elementy komunikacji to:

• Osoba wysyłająca wiadomość. Nadawca musi przedstawić wiadomość w sposób jasny i wystarczająco szczegółowy, aby odbiorca miał wspólne znaczenie z nadawcą.
• Kontekst komunikatu. Kontekst polega na tym, w jaki sposób wiadomość jest dostarczana przez nadawcę wiadomości. Kontekst obejmuje komunikację niewerbalną, taką jak gesty, mowa ciała, mimika i elementy takie jak ton głosu. Większość kontekstu wiadomości jest dostępna tylko wtedy, gdy odbiorca widzi i słyszy nadawcę wiadomości. Na przykład emotikony wiadomości e-mail i komunikatorów internetowych są słabą substytucją, ponieważ nadawca formułuje je bez wprowadzania danych z odbiornika.

  Kolejnym elementem kontekstu są emocje związane z kręgiem komunikacyjnym. Czy nadawca jest zły? Czy odbiorca jest obojętny na treść komunikatu lub pogardę dla nadawcy? Normalne ludzkie emocje wpływają na to, czy wiadomość została pomyślnie udostępniona.

• Osoba odbierająca wiadomość. Odbiorca musi słuchać uważnie i uważnie, zadawać pytania dla jasności i parafrazować, aby upewnić się, że odbiorca ma znaczenie z nadawcą. Jeśli odbiorca ufa nadawcy, szanse na skuteczną komunikację rosną.
• Wybrana metoda dostawy. Metoda dostarczania powinna być wybrana w oparciu o najskuteczniejsze medium do przekazania znaczenia wiadomości. Ponieważ metody komunikacji są tak zróżnicowane od zarania komputerów i urządzeń mobilnych, decyzje dotyczące metody dostawy stały się bardziej złożone. Metoda dostarczania musi odpowiadać potrzebom komunikacyjnym zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.

  Metody komunikacji obejmują komunikację werbalną, wiadomości błyskawiczne, wiadomości e-mail, listy, znaki, plakaty, filmy, zrzuty ekranu, telefony, notatki, formularze, dokumenty pisemne i inne. Metody te będą się nadal rozwijać, a oczekiwania pracowników dotyczące natychmiastowej komunikacji o wszystkim, co ma związek z ich pracą, będą nadal rosły.

  Komunikacja osobista nabrała większego znaczenia, zwłaszcza w przypadku informacji organizacyjnych, które mogą wymagać zmiany, zapewnienia rozpoznawania pracowników lub umożliwienia pytań na miejscu. Preferowana jest również komunikacja osobista, ponieważ pracownicy mają dostęp do komponentu, kontekstu.

• Treść wiadomości. Treść wiadomości powinna być jasna i przedstawiona oraz opisana w sposób wystarczająco szczegółowy, aby uzyskać zrozumienie od odbiorcy. Jeśli treść wiadomości rezonuje i łączy się na pewnym poziomie z już posiadanymi przekonaniami odbiorcy, jest najbardziej skuteczna.

Jak zadawanie dobrych pytań zwiększa komunikację

James O. Pyle i Maryann Karinch dodają następujące elementy, aby wspomóc skuteczną komunikację.

Od zasobów ludzkich po obsługę klienta, złe pytania zanieczyszczają niemal każde miejsce pracy. Złe pytania często powodują niekompletne lub mylące odpowiedzi i mogą osłabić stosunki. Z drugiej strony dobre pytania są cennym narzędziem wydajności, kompetencji i budowania relacji.

Istnieje sześć rodzajów dobrych pytań: bezpośrednie, kontrolne, powtarzalne, trwałe, podsumowujące i nieistotne. Aby je krótko opisać:

• Bezpośredni: Zadajesz proste pytanie z podstawowym pytaniem.
• Kontrola: Znasz już odpowiedź na to pytanie. Jest to sposób na ustalenie, czy dana osoba kłamie, nieświadoma i / lub nie zwraca uwagi.
• Powtarzać: Zadajesz dwa różne pytania, które dotyczą tych samych informacji.
• Trwały: Zadajesz to samo pytanie na różne sposoby, aby zbadać wszystkie aspekty pożądanych informacji.
• Streszczenie: Zadajesz pytanie, które ma na celu umożliwienie źródłu ponownego przyjrzenia się odpowiedzi.

• Nieistotne: Nie odnosi się do tematu, o którym chcesz wiedzieć, ale to prawdopodobnie osoba nie będzie kłamać; służy do tego, aby zobaczyć, jak wygląda „prawda” i skłonić osobę do otwarcia się na ciebie. Może również wiązać się z kontekstem wymiany pytań.

Szczegóły dotyczące 6 rodzajów dobrych pytań

Bezpośredni

Pytania bezpośrednie są najlepsze: jeden pytający, jeden czasownik i jeden rzeczownik lub zaimek.

• Kim jesteś?
• Co się stało na imprezie?
• Kiedy przybyłeś do biura?
• Gdzie są kluczyki do samochodu?
• Dlaczego wcześnie opuściłeś spotkanie?
• Ile zapłaciłeś za tego iPada?

Kontrola

Kiedy mówisz: „Celowo nie zamierzam zadawać bezpośredniego pytania?” Kiedy sprawdzasz prawdziwość lub dokładność odpowiedzi, używasz pytania kontrolnego i szukasz spójności.

Pytania kontrolne to celowe pytania, na które znasz odpowiedź, więc nie chodzi o odkrywanie informacji. Chodzi o odkrywanie zachowań, wzorców mowy i poziomu prawdziwości lub dokładności. Być może jest to coś, o czym mówiłeś wcześniej z tą osobą.

Jeśli wiesz, że ktoś w twoim zespole zasobów ludzkich wyalienował pracownika, ponieważ pracownik wysłał wiadomość e-mail, aby złożyć skargę na tę osobę, możesz zadać pytanie kontrolne, np. „Jak poszło w przeglądzie wydajności z Pamela dzisiaj?” Masz już Informacja; po prostu chcesz dowiedzieć się, jak osoba z działu HR odpowiada na pytanie.

Powtarzać

Chcesz uzyskać te same informacje na dwa różne sposoby. Na przykład, jeśli zapytałeś: „Ile osób pracuje w dziale sprzedaży?”, Osoba, z którą rozmawiasz, może odpowiedzieć: „W polu jest 22”. Później, kiedy rozmawiasz z nim o czymś innym - obszary, w których firma ma oparcie, na przykład - możesz zapytać: „Ile regionów sprzedaży masz?”

Może odpowiedzieć „22”, co jest sposobem na potwierdzenie liczby personelu w siłach sprzedaży. To nie jest absolutny test, ale daje wartość i wiarygodność temu, co powiedział wcześniej. Są to dwa różne pytania, które sprawdzają przekazane informacje.

Używając powtarzających się pytań, możesz również odkryć rozbieżności. Jeśli źródło w tym przykładzie odpowiada, że ​​istnieje 28 regionów sprzedaży, chciałbyś uzyskać pewne wyjaśnienia. Być może jest całkiem dobry powód - siły sprzedaży zwykle mają uzupełnienie 28, ale ostatnio odnotowano tak duże obroty, że są sześć krótkich - ale reakcja budzi wątpliwości, że istnieje rozbieżność między liczbą personelu i liczby obszarów sprzedaży. To niedopasowanie musi prowadzić do dalszego przesłuchania w celu rozwiązania problemu.

Trwały

W każdej wymianie, w której więcej niż jedna odpowiedź może zostać udzielona na pytanie, użyj trwałego pytania, aby uzyskać pełną odpowiedź. Podobnie jak powtarzające się pytania, uporczywe pytania są również przydatne, jeśli podejrzewasz, że dana osoba nie jest prawdomówna.

„Gdzie poszedłeś na wakacje do Kalifornii?” Może wywołać odpowiedź „Disneyland”. Chociaż możliwe jest, że Disneyland jest jedynym miejscem, logiczne jest podążanie za tym pytaniem „Gdzie indziej?”

Ominięcie tego powtarzającego się pytania i przejście bezpośrednio do pytań o Disneyland oznacza, że ​​przegapisz okazję, aby uzyskać pełny obraz podróży przyjaciela w Kalifornii, chyba że informacje te wyciekną w innym czasie.

streszczenie

Pytania podsumowujące nie dotyczą ustalania prawdziwości tak samo, jak zwracania się do źródła, co powiedziała, więc ma ona okazję pomyśleć: „Czy rzeczywiście powiedziałam, co chciałam powiedzieć?”

Sprzedajesz samochody wszelkiego rodzaju, od dwudrzwiowych hatchbacków po pełnowymiarowe modele luksusowe. Młoda para przychodzi do salonu i prosi o przetestowanie jednego z luksusowych modeli.

„Czego będziesz używać w samochodzie przez większość czasu?” Pytasz.

„Dojazdy tam iz powrotem do pracy. Pracujemy w tym samym budynku - mówi.

„Do czego jeszcze użyjesz samochodu?”

„Wycieczki w weekendy, aby zobaczyć moich rodziców. Takie rzeczy. ”Przerywa i dodaje:„ Żyją sto mil stąd ”.

„Jak myślisz, dlaczego ten luksusowy samochód jest najlepszym wyborem?”

Wymieniają spojrzenie. Mówi: „Lubimy to lepiej niż inni”.

„Jaki jest twój ulubiony kolor”, pytasz, patrząc prosto na nią.

"Czerwony."

„Pozwólcie, że zobaczę, czy mam rację. Słyszałem, że mówicie, że chcecie mieć czerwony, pełnowymiarowy samochód w klasie luksusowej. Jak dobrze ten opis pasuje do tego, czego chcecie?” w tym przypadku.)

Wymieniają kolejne spojrzenie. Powiedział: „Uważamy, że bardziej stonowany kolor może być lepszy”.

„Co z modelem luksusowym sprawia, że ​​myślisz, że jest najlepszy dla ciebie?” (Ponownie, jest to sposób na podsumowanie i weryfikację tego, co usłyszałeś. Chcesz się dowiedzieć, czy są tak zachwyceni wyglądem drogich samochód, którego nie chcą brać pod uwagę, lub jeśli pierwsza odpowiedź maskowała najistotniejszy fakt.)

„Mój tata mówi, że to najbezpieczniejszy samochód na drodze”.

Odpowiedź na pytanie podsumowujące mówi ci, że w rzeczywistości mogą to lubić, ale nie dlatego, jak to wygląda. Czytasz między wierszami. Po prostu zaczynają razem żyć. Jej ojciec prawdopodobnie wysłał ich do dealera, aby kupił „najbezpieczniejszy samochód na drodze”, który pomoże im kupić. Decydujesz się kontynuować sprzedaż, wiedząc, że wniosek o zaliczkę i pożyczkę prawdopodobnie da ci resztę historii.

Niektórzy ludzie mogą nie czuć się komfortowo zadając pytanie podsumowujące, takie jak te zawarte w tym spotkaniu sprzedaży, ponieważ nie chcą wyglądać na prostych i nieuważnych. Jeśli zadasz pytanie dokładnie w ten sam sposób, w jaki zadałeś to za pierwszym razem, mogą mieć ważny wniosek.

Nie chcesz też zadawać tego samego pytania dwa razy z rzędu, nawet jeśli zmienisz sformułowanie. Odstępując od pierwszego postawienia pytania do drugiego i nieznacznie przeformułowując pytanie, stajesz się kimś, kto naprawdę interesuje się tym, co ma do powiedzenia druga osoba.

Nieistotne

Możesz wykryć, że osoba odpowiadająca na twoje pytania wydaje się zestresowana; nieistotne pytanie mogłoby złagodzić napięcie. A może potrzebujesz czasu, aby pomyśleć lub odnieść się do swoich notatek, więc skorzystasz z pytania tylko po to, by kupić ci trochę miejsca i czasu.

W zadawanych pytaniach, takich jak: „Jaki projekt podjąłeś w przeszłości, który się nie powiódł?” Oraz „Jak próbowałeś rozwiązać problem?” Możesz łatwo sprawić, że kandydat do pracy poczuje się tak, jakby był w trakcie przesłuchania na polu bitwy.

Kandydat może powiedzieć: „Próbowałem rozwiązać ten problem, gromadząc dział wokół wspólnego celu - sposobu, w jaki mały zespół ligi mojego syna skupia się na uderzeniu piłki”.

Możesz dać kandydatowi przerwę, pytając: „Jak długo trenowałeś małą ligę?”, Zanim wrócisz do dyskusji na temat jego zepsucia i tego, jak próbował to naprawić.

Wreszcie, oto dwa sposoby na zrujnowanie pytań, które zaczynają się od wszystkich wymaganych komponentów i kończą się brakiemdobry.

1. Dodawanie zbyt wielu kwalifikatorów lub innych słów i zwrotów, które odwracają uwagę od pytania. Na przykład: „Co miałeś na śniadanie w jadalni, gdzie stołki na winylowe kontuary są popękane i pokryte taśmą klejącą?”
2. Często nie czeka się na odpowiedź. Pytasz: „Jaki jest twój ulubiony posiłek?” Osoba myśli chwilę, a nie reaguje natychmiast. Gadasz „Pieczeń wołowa?” Cisza jest skutecznym narzędziem do zadawania pytań. Nie trać odkrycia, informacji, ołowiu w wyniku otwarcia ust, gdy musisz otworzyć uszy. Pamiętaj o zasadzie „dwoje uszu, jedno usta”, aby jak najlepiej wykorzystać pytania.

   Środowisko i komunikacja

   Powyższe elementy komunikacji promują wspólne znaczenie, gdy działają razem, aby skutecznie dostarczać wiadomość. Środowisko pracy, w którym te elementy mają miejsce, wpływa również na komunikację i to, czy komunikacja została odebrana.

   Kiedy zadasz ważne pytania, budujesz porozumienie i wzbudzasz zaufanie. Pytania stanowią kolejną część podstawy komunikacji w miejscu pracy, która ma wspólne znaczenie

   W środowisku pracy, które podkreśla otwartą komunikację, zaangażowanie pracowników i wspólne cele, komunikacja jest częstsza i skuteczniejsza. Jednak oczekiwanie na znaczną komunikację podnosi poprzeczkę wyżej w tych najlepszych miejscach pracy. Tak więc nawet w wysokich morale i środowiskach pracy skoncentrowanych na pracownikach pracownicy skarżą się, że nie wiedzą, co się dzieje.

   Ze względu na wszystkie komponenty i ogólne środowisko pojedynczego miejsca pracy komunikacja pozostaje wyzwaniem. Odwieczne pytania o to, kto musi wiedzieć, co i kiedy musi wiedzieć, nigdy nie jest w pełni odpowiedzią na czyjąś satysfakcję.

   Skargi pracowników dotyczące zbyt dużej ilości informacji, niewystarczającej ilości informacji, a nawet przeciążenia informacyjnego będą nadal rezonować w miejscach pracy. Nigdy nie wyleczysz problemu komunikacji, ale dzięki zaangażowaniu i troskliwości możesz zwiększyć skuteczność zarówno komunikacji międzyludzkiej, jak i komunikacji w miejscu pracy.

   Bardziej powiązane ze skuteczną komunikacją w miejscu pracy

   1. Otrzymuj informacje zwrotne z łaską i godnością
   2. Jak rozwijać swoją inteligencję emocjonalną
   3. Jak utrzymać trudną rozmowę
   4. Sprzężenie zwrotne