Zwiększ komfort i pewność w dostarczaniu opinii

Skuteczna informacja zwrotna jest jednym z najpotężniejszych sposobów na rozwój pracowników i poprawę wydajności. Nie kosztuje nic poza czasem. Wspiera ciągłe wysiłki w zakresie coachingu i rozwoju. A co najważniejsze, większość pracowników twierdzi, że chce uzyskać więcej informacji zwrotnych niż oni otrzymują. Jednak wielu menedżerów nie chce przekazywać informacji zwrotnych. Oto kilka pomysłów, które ułatwią ten proces.

Dlaczego menedżerowie wolą przekazywać opinie

Chociaż większość ludzi to zrobi mówić chcą opinii, większość z nas nie reaguje na to zbyt dobrze. To tylko ludzka natura. Co my naprawdę chcę to pozytywne opinie. Lubimy słyszeć pozytywne rzeczy na temat naszej wydajności i chociaż wiemy, że inny rodzaj informacji zwrotnych (konstruktywny) jest cenny dla naszego rozwoju, nie doceniamy tego, co nas krytykuje.

Kiedy słyszymy o czymś, co stanowi wyzwanie dla naszego postrzegania tego, kim jesteśmy, uruchamia się podstawowy mechanizm przetrwania psychicznego „walki lub ucieczki”. W wielu przypadkach, gdy pracownicy mają szansę go przetworzyć, mogą z niego skorzystać w długim okresie biegać. Jednak natychmiastową reakcją jest często drżenie na wejściu.

Menedżerowie rozumieją, że pracownicy czują się niekomfortowo, przyjmując krytykę, a to karmi ich niezdecydowanie, by je dostarczyć. W wielu przypadkach menedżer obawia się, że ryzykuje uszkodzenie relacji z pracownikiem, jeśli oferuje krytykę, i opóźnia lub nie daje go.

Innym powodem, dla którego pracownicy uważają, że nie otrzymują wystarczającej liczby opinii, jest to, że większość menedżerów nie została przeszkolona w zakresie przekazywania opinii i nie jest w tym zbyt dobra. Stawanie się dobrym wymaga szkolenia, a następnie konsekwentnej praktyki. Dostarczanie informacji zwrotnych nie musi być przerażające, niewygodne ani trudne. Dzięki praktyce i cierpliwości menedżerowie mogą zwiększyć swoją wygodę i pewność siebie, udzielając jej, a pracownicy docenią ulepszone wsparcie rozwojowe.

10 porad dotyczących skutecznej informacji zwrotnej:

• Zacznij od zbadania swoich zamiarów. Jaki jest cel opinii? Czy po to, aby ukarać pracownika, zdjąć z niego pierś, aby poczuć się lepiej, czy może to naprawdę pomaga pracownikowi poprawić, ponieważ zależy ci na nim? Informacje zwrotne mają charakter osobisty, a twój zamiar wpłynie na sposób dostarczania i odbierania wiadomości.
• Spraw, aby udzielanie pozytywnych i krytycznych opinii było częstym wydarzeniem. Zamiast zapisywać informacje zwrotne na wielkie wydarzenie, takie jak coroczna ocena wydajności, spraw, aby przekazywanie opinii było regularną częścią codziennych rozmów i spotkań.

• Poproś o opinię. Kiedy menedżer prosi o informacje zwrotne, pomaga stworzyć fundament wzajemnego szacunku i partnerstwa. Dzięki modelowaniu ról, które nie otrzyma informacji zwrotnej, pracownicy nauczą się robić to samo.
• Bądź natychmiastowy i natychmiastowy. Upewnij się, że informacja zwrotna jest tak ściśle związana z zachowaniem, jak to możliwe, w przeciwnym razie straci swój wpływ.
• Zapytać o zgodę. Przed udzieleniem opinii zapytaj: „ Rozmyślaj, jeśli podzielę się z Tobą pewną uwagą, która moim zdaniem pomoże Ci być bardziej skutecznym? ”
• Skup się na konkretnym zachowaniu, a nie na osobie. Innymi słowy, wyrażaj opinie na temat tego, co, a nie „kto”.

• Wyjaśnij wpływ zachowania - na ciebie i / lub innych. „Susan, kiedy odciąłeś Jamiego na spotkaniu, zauważyłam, że wyglądała na zirytowaną i przywarła do reszty spotkania. Gdy nie usłyszysz osoby i nie przerywasz jej, prawdopodobnie poczują się lekceważone i nie będą już chciały się przyczyniać. Gdy cały zespół nie czuje się bezpieczny, przyczyni się to do pogorszenia wyników. ”
• Pozwól, aby informacje zwrotne zapadły. Pozwól osobie przetwarzać opinie. Słuchaj empatycznie.
• Jeśli osoba nie zna bardziej skutecznego zachowania, zapytaj, czy chciałaby uzyskać poradę. Gdy wskazane zostanie zachowanie i zrozumieją wpływ, często jest to tylko kwestia zatrzymania zachowania. Albo jest oczywiste, co muszą zrobić inaczej. Jeśli naprawdę potrzebują pomocy w wymyślaniu alternatywnych zachowań, podaj im konkretne przykłady. Zaoferuj odgrywanie ról, jeśli to pomoże. Coaching, używanie skutecznych pytań jest jeszcze lepszym sposobem niż udzielanie porad.

• Nie twórz Sandwichu zwrotnego. Niektórzy twierdzą, że najlepszym sposobem na przekazanie krytycznej opinii jest „przełożenie” jej na dwie części pozytywnego sprzężenia zwrotnego. Osobiście uważam, że większość ludzi przejrzy tę technikę i uzna to za manipulację. Mogą też pamiętać o pozytywach i zapomnieć o krytyce. Ponownie, jest to natura ludzka; wszyscy to robimy.

Nie zapomnij o pozytywnych opiniach!

Pozytywne opinie są równie ważne jak typ konstruktywny. Przecież celem wszystkich informacji zwrotnych jest albo wzmocnienie wielkich zachowań, które przyczyniają się do wysokiej wydajności, albo wyeliminowanie lub ulepszenie zachowań, które zmniejszają wydajność.

Jeśli masz zamiar dać pozytywne opinie, zrób to, i zrób to często. Używaj tej samej techniki - aktualnego, szczerego, konkretnego i pozytywnego wpływu. Staraj się przekazywać pozytywne opinie od czterech do pięciu razy częściej niż krytycznie - po prostu nie rób tego jako sposób na cukier.

Dolna linia:

Pamiętaj, że sprzężenie zwrotne to potężne narzędzie do zwiększania wydajności. Przestrzegaj tych dziesięciu wytycznych, a będziesz bardziej komfortowy w udzielaniu opinii, a Twoi pracownicy będą bardziej otwarci na ich otrzymywanie.