W obronie niechlujnego biurka

Każdego dnia coraz więcej informacji trafia na ciebie. Nowa poczta, raporty z różnych komitetów, faktury, propozycje i wiele innych trafia na biurko kilka razy dziennie. Jesteś zbyt zajęty, aby od razu sobie z tym poradzić, więc zaczyna się wzbierać. Twój pulpit zaczyna wyglądać jak strefa wojny.

Problemem nie jest to, że twoje biurko jest brudne; problem polega na tym, że ważne rzeczy się gubią. Albo zostaje pochowany przez nowy materiał, albo jest w nowym materiale, ale nie jest zauważany. W rezultacie spędzasz zbyt wiele czasu na rzeczach pilnych, a nie ważnych.

Kiedy twój szef chce wiedzieć, jak szybko może otrzymać ten raport dla wiceprezydenta, nie chcesz jej powiedzieć, że nie zauważyłeś notatki, którą wysłała do ciebie z prośbą o raport. Twój szef również nie będzie zachwycony słysząc, że układ nowej linii produktów jest spóźniony, ponieważ odłożyłeś go na bok, a on się zakrył i zapomniałeś o tym.

Niektórzy powiedzą, że najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest czyste biurko. Inni mówią, że bałagan jest w porządku. Kto ma rację?

Zaśmiecone biurko, zaśmiecony umysł

Nie tak dawno temu pojawił się popularny wyraz „zagracone biurko to znak bałaganu”. Ta ekspresja doprowadziła do powstania całej branży, która ma pomóc menedżerom biznesowym w oczyszczeniu komputerów stacjonarnych jako oznak ich umysłu.

Bez wątpienia widziałeś filmy, w których szef siedzi w swoim biurze na szczycie wieżowca. Siedzi za biurkiem ze szklanym blatem bez szuflad. Jedyne ozdoby to imponujący zestaw do podpisywania ważnych dokumentów oraz telefon lub domofon, aby mógł wydawać rozkazy.

Z drugiej strony…

Wiele osób nie widzi nic złego w stosach papieru pokrywających pulpit, a nawet rozlewających się na fotelach i podłodze biurowej. Cytują słowa takie jak „zagracone biurko to znak geniuszu”, a „bałagan na biurku to tylko znak bałaganu”.

Wszyscy znamy kogoś, kto ma takie biurko. Nie widzisz, jak mogą nawet stwierdzić, czy pulpit jest metalowy czy drewniany. Kiedy jednak o coś poprosisz, idą prosto do stosu, przechodzą przez 2 lub 3 arkusze i wyciągają to, o co prosiłeś.

Co działa dla ciebie

Obie strony są poprawne. Problem nie jest prawidłowy. Problem polega na tym, że uczyni cię bardziej efektywnym. Istnieje kilka podstawowych wytycznych odnoszących się do obu podejść, ale kluczem jest praca w sposób, który pozwala Ci być najbardziej efektywnym. Prawie każdy musi pozbyć się części bałaganu na biurku, ale posiadanie nie więcej niż jednego przedmiotu na biurku w dowolnym momencie nie zadziała dla wielu z nas.

Wiele osób pracuje nad kilkoma projektami w tym samym czasie (lub prawie w tym samym czasie). Typy kreatywne odczuwają potrzebę inspiracji wokół nich. Osoby zorientowane na szczegóły potrzebują pod ręką ilości materiałów referencyjnych. Niektórzy uważają, że stosy pracy sprawiają, że wyglądają na zajętych, a tym samym zapewniają im bezpieczeństwo w czasach zwolnień. Inni czują czyste biurko, które pokazuje, jak sprawnie wykonują swoją pracę. Ważne jest, aby robić to, co działa dla ciebie.

Jak oswoić potwora

Niezależnie od tego, czy chodzi o sterylny szklany pulpit, czy po prostu chcesz nieco uporządkować chaos na pulpicie, istnieje kilka podstawowych wytycznych:

• Naprawdę chcesz poprawić: Nie zalecamy surowego podejścia, które niektórzy robią. Niestety, pozostawia to wymówki zbyt łatwe dla siebie. Ta próba zmniejszenia bałaganu i zwiększenia wydajności Twojego biurka zależy od poważnego wysiłku.
• Keep, Toss lub Move: Znajdź trzy pojemniki. Oznacz najmniejszą „zachowaj”. Oznacz największy „rzut”. Miej inny kontener oznaczony „przenieś”. Naprawdę istotne rzeczy trafią do twojego kontenera do przechowywania, który zostanie posortowany później. Wszystko, co chcesz zabrać do domu lub oddać, trafia do kontenera „przenieś”. Wszystko inne trafia do kontenera toss.

• Zacznij od najstarszego: Możesz zobaczyć, patrząc na nie, który stos jest najstarszy. Zazwyczaj jest najdalej od twojego krzesła. Najłatwiej będzie wyrzucić przedmioty z tego stosu.
• Ocena każdego elementu tylko raz: Spójrz na każdy przedmiot na stosie. Zdecyduj, do którego pojemnika wejdzie. Nie możesz ustawić go z powrotem na biurku na później, musisz teraz zdecydować. Umieść wszystko w jednym z trzech pojemników. Nie ma innej opcji.
• Zapytaj siebie: Pierwsze pytanie brzmi: „Czy mam to gdzieś indziej, czy mogę je otrzymać od kogoś?” Jeśli masz kopię w e-mailu, w raporcie lub na biurku osoby, która przygotowała analizę rynku itp., Nie musisz przechowywać innej kopii. Podrzuć to. Następnie zapytaj „dlaczego tego potrzebuję?” Jeśli odpowiedź brzmi: a) podjąć działania, b) zrobić coś z nią, gdy otrzymam od kogoś więcej informacji, lub c) odwołać się do innej pracy, umieścić ją w stosie. (Po pozbyciu się bałaganu ponownie posortujesz swój stos trzymania według tych trzech kategorii, więc możesz je teraz oddzielić. Oszczędzisz to później.) Jeśli odpowiedź brzmiała inaczej, podrzuć ten przedmiot.

• Bądź bezwzględny i odważny: W miarę postępów w każdym stosie, zbliżania się i zbliżania do rzeczy, które właśnie dotarły, bądź bezwzględny w swoich decyzjach. Nie brac wiezniow. Jeśli naprawdę tego nie potrzebujesz, wrzuć to. I bądź odważny. Nie trzymaj się czegoś tylko dlatego, że ktoś może kiedyś o coś zapytać. Nie buduj fortecy z papieru, aby się chronić.

Zarządzaj wydaniem

Twój pulpit nie musi być sterylny i całkowicie pozbawiony papieru, chociaż może to być pomocne. Twoim celem jest uporządkowanie pulpitu, aby zmaksymalizować wydajność. Jeśli oznacza to kilka dodatkowych stosów na biurku niż osobę z sąsiedztwa, jest to w porządku - pod warunkiem, że wszystko, co przechowujesz, pomoże Ci osiągnąć cel zwiększenia wydajności.