Odpowiedzi na pytania dotyczące wywiadu dotyczące obsługi dużej liczby połączeń

Kiedy ubiegasz się o stanowisko administracyjne lub biurowe, typowe pytanie o rozmowę kwalifikacyjną brzmi: „Czy czujesz się komfortowo, korzystając z systemu telefonicznego z wieloma liniami i obsługując dużą liczbę połączeń telefonicznych?”

Oczywiście chcesz wyrazić, że czujesz się komfortowo z wieloma liniami telefonicznymi. Łatwiej jest, jeśli w przeszłości obsługiwałeś duże ilości połączeń, ale nawet jeśli nie miałeś takiego doświadczenia, nadal możesz odpowiedzieć na to pytanie w pewny sposób.

Przykłady najlepszych odpowiedzi

Oto przykładowe odpowiedzi na pytania, które można edytować, aby dopasować je do osobistych doświadczeń i tła:

• Tak, czuję się komfortowo korzystając z wielu linii telefonicznych przy dużej liczbie połączeń i zrobiłem to w przeszłości. Potrafię oddzielić rozmowy i radzić sobie z klientami w przyjazny i efektywny sposób.
• Nie zajmowałem się bezpośrednio wieloma liniami telefonicznymi, ale rozumiem, jak ważne jest bycie uprzejmym i skutecznym, a ja jestem szybkim uczniem.
• Rozumiem, że kontakt telefoniczny jest często pierwszą interakcją klienta z firmą, a pierwsze wrażenie jest niezwykle ważne. Ważne jest, aby przez cały czas utrzymywać przyjazny, profesjonalny sposób korzystania z telefonu.

Komponowanie odpowiedzi na temat systemów telefonicznych

Zacznij od zapoznania się z opisem stanowiska, na które się ubiegałeś, i dopasowania swoich kwalifikacji do pracy. Czy jest w stanie obsługiwać duże ilości połączeń, jeśli wymagania? Jeśli tak, możesz być pewien, że ankieter zapyta o twoją zdolność do obsługi wszystkich tych połączeń. Nawet jeśli wymagania nie określają wprost możliwości obsługi dużej liczby połączeń telefonicznych, możesz założyć, że i tak pojawi się podczas rozmowy.

Spójrz na swoje bieżące i poprzednie zadania i zrób listę używanych systemów telefonicznych. Pomyśl również o wszelkich nieodpłatnych lub wolontariackich pracach, pracach studenckich i pracach szkoleniowych, w których odbierałeś telefon. Możesz zrobić notatki o telefonach dla każdego przedmiotu w CV, aby pomóc w prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych.

Który system telefoniczny wykorzystuje pracę?

Przed wywiadem możesz zrobić trochę badań, aby zobaczyć, jaki system telefoniczny jest używany w biurze. To pomoże ci przygotować się do odpowiedzi na pytanie. Jeśli nie korzystałeś z tego konkretnego systemu, fakt, że zbadałeś, jak to działa, powinien zrobić dobre wrażenie na prowadzącym wywiad.

Ale skąd wiesz, jakiego systemu używają? Możesz poprosić osobę, która przeprowadziła z tobą rozmowę. Należy również pamiętać, jakie telefony są używane po przybyciu na rozmowę (jeśli można je zobaczyć). Zwróć uwagę na sposób odbierania telefonu, jeśli zadzwonisz, aby potwierdzić czas i miejsce rozmowy, co da ci wgląd w to, co będzie oczekiwane.

Oto lista pytań, których możesz oczekiwać od swoich doświadczeń z systemami telefonicznymi:

Które systemy telefoniczne wykorzystałeś?

Istnieje kilka systemów i możesz nie pamiętać, z których korzystałeś. Możesz skontaktować się z poprzednimi pracodawcami lub współpracownikami i zapytać. Spodziewaj się, że otrzymasz jedno z następujących pytań:

• Jakie były marki?
• Jakich modeli telefonów użyłeś?
• Ile linii telefonicznych obsłużyłeś na każdym?
• Jaka była zwykła liczba połączeń każdego dnia?
• Jak często masz więcej niż jednego rozmówcę na raz?
• Czy korzystałeś z zestawu słuchawkowego?
• Czy korzystałeś z zestawu głośnomówiącego?
• Czy korzystałeś z systemu konferencyjnego?
• Czy korzystałeś z systemu telefonu wideo?

Jakie umiejętności telefoniczne wykorzystałeś?

Możesz poprawić swoje CV, aby uwzględnić dowolne z tych umiejętności, jeśli je posiadasz. Ponadto Twój rozmówca może zapytać o te umiejętności:

• Zawieszanie rozmówców
• Przesiewowe wezwania do nadzorcy
• Nawiązywanie połączeń dla przełożonego
• Przesyłanie i przekazywanie połączeń
• Połączenia konferencyjne - ustawianie ich, umieszczanie, zarządzanie nimi, uczestnictwo w nich
• Zarządzanie pocztą głosową
• Pobieranie wiadomości

Umiejętności obsługi klienta przez telefon

Obsługa dużej liczby połączeń obejmuje więcej niż naciskanie odpowiednich przycisków. Musisz także wyrazić, jak dobrze radzisz sobie z rozmówcami. Pomyśl o tych umiejętnościach obsługi klienta, zanim przejdziesz do rozmowy:

• Radzenie sobie ze złymi lub sfrustrowanymi rozmówcami
• Telefon frontowy odpowiadający za duże biuro, przenoszący rozmówców na ich zamierzone kontakty
• Korzystanie z odpowiednich manier biznesowych i języka w telefonie
• Grzeczna i pełna szacunku obsługa połączeń do kierownictwa wyższego szczebla i klientów