Praktyki zarządzania spotkaniami pomagają zwiększyć produktywność

Wiele pracy spędzamy na spotkaniach. W wielu przypadkach słabe praktyki zarządzania spotkaniami powodują nieproduktywne wykorzystanie czasu uczestników. W pokrewnym artykule oferujemy wskazówki dotyczące przekształcania pięciu typowych scenariuszy spotkań w produktywne wydarzenia. Oto dodatkowe pomysły wspierające wzmocnienie użyteczności, wydajności i wpływu spotkań.

Klucz do zarządzania spotkaniami - Stand PAT

Niektórzy menedżerowie stosują P.A.T. podejście do spotkań, wymagające a Purpose, an ZAgenda i a Timeframe. Uzbrojenie uczestników w te krytyczne punkty kontekstu przed sesją gwarantuje, że ludzie pojawią się gotowi do uczestnictwa i wsparcia ogólnego zamiaru spotkania. Jasne P.A.T. zarys pomaga zapewnić produktywną sesję.

Powinieneś być w stanie zdefiniować cel spotkania maksymalnie w 1 lub 2 zdaniach. „To spotkanie ma zaplanować nową kampanię marketingową” lub „to spotkanie ma na celu przegląd nowej polityki wysyłki dotyczącej obsługi zwrotów”. Cel pomaga upewnić się, że wszyscy wiedzą, dlaczego tam są, co należy zrobić i jak kierować postępami i dążyć do konkluzji.

Ustaw program. Wymień przedmioty, które zamierzasz przejrzeć / przedyskutować / sprawdzić. Chcemy przypisać limit czasowy do każdego punktu porządku obrad (patrz poniżej) i zidentyfikować osobę odpowiedzialną za moderowanie dyskusji. Ustaw przedział czasowy; przynajmniej ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia. Zalecamy również ustalenie czasu trwania każdego punktu porządku obrad. Powinny one sumować się do ogólnych ram czasowych spotkania.

Rozpocznij spotkania na czas

Jeśli pracujesz w jednej z tych kultur, gdzie ludzie wpadają na spotkania aż do pięciu lub dziesięciu minut po zaplanowanym czasie rozpoczęcia, nadszedł czas, aby rozpocząć nowy trend. Jedna firma zachęca swoich menedżerów do zamknięcia drzwi o zaplanowanej godzinie rozpoczęcia, a osoby spóźnione nie są mile widziane. Choć może to być bardziej drakońskie, niż się starasz, nie powinieneś mieć żadnych skrupułów, aby uporządkować spotkanie, przejrzeć cel i potwierdzić oczekiwania i terminy.

Nie czekaj na pojawienie się maruderów. Gdy ktoś się spóźni, nie wracaj i nie sprawdzaj, co zostało już pokryte. Przejdź do tematów spotkań. Będzie to niezręczne dla marudera i zwiększy szanse na jego / jej przybycie na czas na następnym spotkaniu.

Jeśli organizator spotkania / sponsor nie pojawi się na czas, rozważ odwołanie spotkania i wróć do pracy. Okres oczekiwania od pięciu do siedmiu minut jest rozsądny. Szanse są, organizator spotkania napotkał nieoczekiwane trudności i wolałby, abyś nie marnował czasu na niego.

Zachowaj spotkanie w temacie

Dobrą praktyką jest przypisanie komuś roli polegającej na utrzymywaniu wszystkich na drodze podczas spotkania. Zbyt często dyskusje dryfują, a następnie pogarszają się w wir opinii, idei, faktów i emocji. Zamiast tego przypisz rolę i poinformuj wszystkich obecnych, że ta osoba wtrąci się, gdy dyskusja przerwie agendę i konkretny punkt dyskusji. W niektórych firmach ta rola jest określana jako „Traffic Cope”, w innych „Topic Keeper”. Niezależnie od etykiety rola ta jest niezwykle pomocna we wzmacnianiu skuteczności i wydajności spotkań.

Jeśli pojawią się dodatkowe tematy, które nie mają porządku obrad, ale są ważne do przedyskutowania, należy je wyraźnie uchwycić i umieścić na „parkingu” do przyszłego rozważenia i dyskusji lub na dyskretne spotkanie. Właściciel spotkania zastrzega sobie prawo do dopuszczenia drobnych rozbieżnych dyskusji, jeśli wspiera ogólne cele spotkania.

Zachowaj i rozpowszechniaj notatki ze spotkania / minuty

Ktoś inny niż organizator spotkania powinien przechowywać protokół ze spotkania. Dobre nagranie minut będzie obejmować:

• Czas spotkania, data, lokalizacja
• Opis celu
• Kopia porządku obrad
• Lista uczestników i lista osób, które nie przybyły
• Szczegółowa lista podsumowująca wnioski, elementy działań, obowiązki i terminy ich zakończenia. Wielu dziennikarzy używa agendy jako przewodnika do wyliczenia wniosków i działań.
• Planowane spotkanie kontrolne, jeśli jest naprawdę potrzebne.

Najlepiej rozpowszechniać notatki ze spotkania tak szybko, jak to możliwe po zakończeniu spotkania i absolutnie w ciągu jednego dnia roboczego. Protokoły i notatki służą jako ważne przypomnienie dla uczestników, a także jako źródło informacji dla innych interesariuszy lub dla tych, którzy przegapili spotkanie. Protokoły są świetnym narzędziem do przypominania ludziom i zespołom o ich dalszych działaniach.

Dolna linia

Możliwe, że spotkanie zaowocuje pozytywnym rezultatem, pomagając napędzać projekty i ludzi do przodu, po prostu nie licz na to. Pewna staranność i celowe wzmocnienie technik zarządzania spotkaniami poprawi twoje szanse na osiągnięcie wspaniałego wyniku.

Zaktualizowane przez Art Petty