Umiejętności pisania - komunikowanie się słowami

Pisanie pięknej prozy i poezji to talent. Jednak skuteczne pisanie to umiejętność, której można się nauczyć.

Zorganizuj swoje pisanie

Niezależnie od tego, czy tworzysz notatkę dla współpracownika, czy raport dla swojego szefa, powinieneś zdecydować, jakie informacje chcesz przekazać. Oto jak to zrobić:

1. Wymień każdy przedmiot, który musisz omówić w notatce lub raporcie.
2. Ustaw je w porządku - od najbardziej do najmniej ważnych.
3. Napisz krótkie podsumowanie całej swojej notatki - będzie to twój pierwszy akapit.
4. Rozwiń każdy element wymieniony w kroku 1.
5. Jeśli jakakolwiek akcja musi zostać podjęta przez odbiorcę, zaznacz to w ostatnim akapicie.

Kilka porad

Napisz do swoich odbiorców. Użyj prostego języka. Nie chcesz, aby czytelnik potrzebował słownika do odszyfrowania tego, co próbujesz powiedzieć. Nie powinieneś próbować zaimponować swojemu czytelnikowi swoim ogromnym słownictwem. Są szanse, że zamiast tego udaremnisz swojego czytelnika. Większość ludzi żongluje kilkoma zadaniami jednocześnie i jest zainteresowana otrzymaniem tylko niezbędnych informacji. Jesteś odpowiedzialny za to, aby tak się stało. Zamiast mówić: „Jego towarzyska natura uznaje go za doskonałego kandydata do pracy”, mówi „Jego życzliwość czyni go najlepszym kandydatem do pracy”.

Trzymaj się z dala od żargonu, którego czytelnik może nie zrozumieć. Jeśli twoja praca jest bardzo techniczna, ale osoba, do której piszesz, nie jest dobrze zorientowana w tej dziedzinie, trzymaj się słów, które osoba zrozumie. Na przykład, jeśli jesteś projektantem stron internetowych, to zdanie w notatce dla twojego klienta, psychologa, nie ma sensu: „Co chciałbyś, abym użył jako BGCOLOR dla twojej strony: # ADD8E6 lub #FFFFFF?” Każdy biegły w projektowaniu stron internetowych wie, że to pytanie można przetłumaczyć na „Co chcesz, aby kolor tła witryny był jasny: niebieski lub biały?” Jednak nie spodziewaj się, że twój klient będzie lepiej zaznajomiony z tym technicznym żargonem niż z jej omówieniem terminu psychologicznego, takiego jak trichotillomania.

Frazes na dzień trzyma czytelnika z dala - a przynajmniej nie powoduje, że zapamięta to, co mówisz. Chcesz, żeby twoje pisanie było niezapomniane. Ponieważ często słyszymy klisze, stajemy się wobec nich znieczuleni. Słowa nie są zatem jednoznacznie związane z twoim pisaniem. Zamiast mówić „Nie odkładaj na jutro tego, co możesz zrobić dzisiaj” w notatce do podwładnego, próbujesz motywować. Po prostu powiedz „Przestań zwlekać. Wykonaj zadanie teraz”.

Jeśli to możliwe, używaj aktywnego głosu. Aktywny głos sprawia, że ​​zdanie jest silniejsze i zazwyczaj krótsze. Wypróbujmy te przykłady. Głos pasywny: „Sprzedaż wzrosła dzięki sieci, którą zrobiłem”. Aktywny głos: „Moja sieć zwiększyła sprzedaż”.

Nie bądź zbędny. Nie trzeba mówić „po południu” lub „przyszła kobieta w ciąży”. Mówiąc „godzina dwunasta” lub „2 po południu” lub „przyszła kobieta” lub „kobieta w ciąży” wszystkie przekazują to, co chcesz powiedzieć i są mniej słowne.

Oczywiście zwracaj uwagę na gramatykę. Użyj Strunk and White's Elementy stylu, dostępne w sieci. Dobry słownik powinien być w pobliżu, obok tezaurusa. Tezaurus pozwoli ci zachować świeżość pisania, pomagając Ci znaleźć różne słowa do użycia. Wiele z tych zasobów jest dostępnych online.

Korekta jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić. Ponieważ prawdopodobnie większość swojego pisania pisze się na komputerze, masz dostęp do automatycznych pisowni i sprawdzania gramatyki. Uważaj - niektóre skomputeryzowane moduły sprawdzania pisowni mogą pominąć niektóre słowa użyte w niewłaściwym kontekście. Na przykład zdanie „Do pracowników uczestniczących w spotkaniach dwóch dowiaduje się o oprogramowaniu gnu”, przejdzie przez sprawdzenie pisowni bez wykrycia błędów. Jeśli to możliwe, niech ktoś inny sprawdzi twój dokument.

Jeśli czas na to pozwoli, odłóż swoją kompozycję i skoryguj ją później, lub nawet lepiej, następnego dnia.