Najczęstsze pytania dotyczące wywiadów z recepcjonistą i najlepsze odpowiedzi

W wielu organizacjach recepcjonistki są twarzą firmy. Każdy nowy klient, osoba ubiegająca się o pracę, pracownik lub sprzedawca będący osobą trzecią będą przechodzić przez recepcjonistę lub zameldować się u niego, więc pracodawcy chętnie znajdą kogoś, kto będzie odpowiedzialny, przyjazny i spokojny.

10 typowych pytań zadawanych w wywiadzie dla recepcjonistki

Tutaj znajdziesz najczęściej zadawane pytania dla recepcjonistów, przykładowe odpowiedzi i wskazówki, co powiedzieć podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

1:53

Obejrzyj teraz: Jak odpowiedzieć na 4 często zadawane pytania dotyczące wywiadu z recepcjonistą

1. Co robisz, aby nadążyć za szybkim tempem pracy?

Co chcą wiedzieć: Twój rozmówca chce mieć pewność, że możesz nadążyć. Sposób, w jaki to robisz, jest prawdopodobnie nieistotny, ale powinieneś mieć jasną i pewną odpowiedź gotową.

Najważniejszą rzeczą, jaką robię, jest zachowanie spokoju, ponieważ gorączkowa, zestresowana postawa nie jest pomocna, a także nie jest dobrym spojrzeniem przed pracownikami lub klientami. Staram się podchodzić do zadań, aby zawsze najpierw pracować nad najważniejszym zadaniem. Zazwyczaj jest to coś, co dotyczy jednego z klientów firmy. Oprócz tego prowadzę aktualną listę wszystkiego, co muszę zrobić, aby nie zaniedbywać żadnych ważnych obowiązków.

2. Jak zorganizujesz swój dzienny harmonogram?

Co chcą wiedzieć: To, jak organizujesz swój dzień, nie jest tak naprawdę ważne. Chodzi o to, aby pokazać, że jesteś dobrze zorganizowany i wykonasz wszystkie swoje obowiązki w sposób kompetentny i terminowy.

Zaczynam codziennie, sporządzając listę wszystkiego, co muszę zrobić. Sprawdzam kalendarz w poszukiwaniu spotkań lub spotkań, więc mogę być ich świadomy i zasięgnąć informacji w recepcji, jeśli to konieczne. W mojej pracy kluczem jest komunikacja, dlatego stale odpowiadam na telefon i sprawdzam pocztę w poszukiwaniu nowych żądań, a następnie aktualizuję listę rzeczy do zrobienia odpowiednio do zadań następczych.

3. Jaką rolę recepcjonista odgrywa w pierwszym wrażeniu klienta na organizacji?

Co chcą wiedzieć: Twój rozmówca musi być pewien, że rozumiesz stanowisko, o które się ubiegasz, ale to pytanie może być również kulturowe, dotykając twojej filozofii pracy.

Recepcjonistka może zrobić duże wrażenie - pozytywne lub negatywne - na klientach. Ponieważ jestem jedną z pierwszych osób, które widzą klienci, frustrująca lub słaba interakcja może naprawdę pogorszyć ich opinię na temat firmy lub jej ogólnego doświadczenia. Dla mnie jest podobny do tego, kiedy gospodarz wita cię w restauracji. Jeśli wydają się szalone lub zachowują się niegrzecznie, to później może się wydawać, że twoje jedzenie po prostu nie smakuje tak smacznie. Dlatego zawsze witam ludzi z uśmiechem na twarzy i upewniam się, że wszyscy klienci czują, że poświęcają mi całą uwagę.

4. Opowiedz mi o czasie, w którym musiałeś poradzić sobie ze złym klientem lub gościem, przez telefon lub osobiście. Jak sobie poradziłeś z sytuacją?

Co chcą wiedzieć: Jest to jedno z kilku pytań, które możesz zadać, dotyczące radzenia sobie ze stresującymi i trudnymi warunkami. Możesz również zostać zapytany, jak zareagowałeś na przestępczą lub nieetyczną działalność. Bądź szczery. Nie przesadzaj, a także nie sprzedawaj się krótko.

Jako recepcjonistka w gabinecie lekarskim często miałem do czynienia z sfrustrowanymi pacjentami przez telefon. Pewnego razu kobieta była tak wściekła, że ​​dział rozliczeniowy nie oddzwonił do niej tego samego dnia, że ​​zaczęła na mnie krzyczeć przez telefon. To było nieprzyjemne! W takich sytuacjach staram się zastanowić, jak zestresowana musi się zachowywać w ten sposób. Po minucie jej krzyku powiedziałem: „Musisz być naprawdę sfrustrowany. Czy możesz mi powiedzieć więcej o tym, co się dzieje?” To pomogło spowolnić rozmowę i zmniejszyć jej głośność. Wyjaśniła całą sytuację, a ja zapewniłem ją, że nasza osoba rozliczająca jest właśnie na dzień i będzie w kontakcie. Powiedziałem jej również, że umieściłem notatkę na biurku osoby rozliczającej, prosząc ją, by wezwała kobietę jako swoje pierwsze zadanie. Pod koniec rozmowy była znacznie spokojniejsza i przeprosiła za wcześniejsze, ostre słowa.

5. Czy chcesz pracować w nadgodzinach?

Co chcą wiedzieć: Jeśli nie chcesz pracować w nadgodzinach, powiedz to. Jeśli chcesz pracować w godzinach nadliczbowych, ale tylko w pewnych granicach, powiedz to również. Tak, są firmy, w których praca w godzinach nadliczbowych nie będzie Cię kosztować. Jednak zobowiązanie, którego nie możesz zatrzymać lub postawić się w sytuacji, w której musisz poświęcić swoje dobro lub swoją rodzinę dla swojej pracy, nie jest akceptowalną opcją. Potrzebujesz pracy odpowiadającej Twojej dostępności.

Czuję się komfortowo pracując w godzinach nadliczbowych kilka razy w miesiącu, o ile wcześniej otrzymam powiadomienie z jednodniowym wyprzedzeniem. Posiadanie heads-up ułatwia mi zmianę planów. W najlepszym razie mogę też zrobić nadgodziny tego samego dnia, ale naprawdę wolałbym mieć dzień wypowiedzenia.

6. Ilu pracowników pracowało w twoim ostatnim biurze?

Co chcą wiedzieć: Ankieter chce wiedzieć, w jakim środowisku pracowałeś, w jaki sposób porównuje się go z firmą, z którą rozmawiasz, i czy czujesz się komfortowo w małych i / lub dużych miejscach pracy.

W moim ostatnim biurze było pięciu pracowników. To na tyle małe, że zaczęliśmy czuć się trochę jak rodzina. Wiesz, wszyscy wiedzieli, że Martha w dziale rozliczeń potrzebuje dwóch filiżanek kawy, zanim będziesz mógł zadać skomplikowane pytania. Wcześniej jednak moje biuro było dość duże - 60 pracowników. Czułem się komfortowo w obu środowiskach, chociaż pierwszy miesiąc w dużym biurze był nieco trudny, ponieważ musiałem dowiedzieć się, kto co zrobił, a gdzie skierować połączenia z wieloma dostępnymi opcjami.

7. Opisz swoje poprzednie obowiązki jako asystenta administracyjnego, sekretarza lub recepcjonisty.

Co chcą wiedzieć: Osoba przeprowadzająca wywiad chce przejrzeć obowiązki wymienione w CV i potwierdzić, że pasują do oferowanego stanowiska. Jest to również dobra okazja, aby rozwinąć punkty podkreślone w doświadczeniu zawodowym.

Jako recepcjonistka w ABC Financials, byłem pierwszą osobą dla klientów. Odpisałem na ogólną linię telefoniczną, a także odebrałem telefony dla pięciu PZ firmy. Byłem również odpowiedzialny za przyjmowanie paczek i dystrybucję poczty, powitanie i eskortowanie klientów i sprzedawców do sal konferencyjnych oraz nadążanie za ogólnym adresem e-mail firmy. Miałem też wiele obowiązków administracyjnych: zarządzałem kalendarzami tych VP, organizowałem ich podróże służbowe i pomagałem tworzyć i udoskonalać prezentacje PowerPoint i inne materiały do ​​dystrybucji na imprezach.

8. W jaki sposób priorytetyzujesz połączenia, klientów, dostawy i inne kwestie, które należy natychmiast rozwiązać?

Co chcą wiedzieć: Ankieterchce wiedzieć, jak dobry jesteś w wielozadaniowości, organizowaniu czasu i ustalaniu priorytetów zadań. Jest to również dobra okazja, aby wskazać, w jaki sposób stawiłeś czoła wielu priorytetom i wyjaśnić, jak sobie z nimi radziłeś.

Wielozadaniowość jest niezbędna, gdy biuro jest zajęte. Kiedykolwiek nie jest niegrzeczny, staram się wykonać kilka zadań jednocześnie. Na przykład mogę łatwo odebrać telefon podczas podpisywania paczki od osoby doręczającej. Gdy wielozadaniowość nie jest możliwa, kładę nacisk na klientów i klientów jako priorytet. Jeśli to konieczne, zapytam, czy mogą mi dać minutę na wykonanie innego zadania w pierwszej kolejności - a jeśli sprawy są naprawdę zajęte, staram się zadzwonić do innego pracownika, aby zapewnić mi zasięg.

9. Jak silne są twoje umiejętności komputerowe?

Co chcą wiedzieć: Osoba przeprowadzająca wywiad chce, abyś potwierdził, jakie masz umiejętności komputerowe, czy twój poziom umiejętności jest zgodny z oczekiwaniami firmy i jakie programy najbardziej Ci odpowiadają. Jeśli to możliwe, dobrze jest zbadać, z jakich programów korzysta firma przed rozmową.

Mam bardzo silne umiejętności obsługi komputera. Oprócz znajomości pakietu Microsoft Office, w mojej ostatniej roli korzystałem również z aktualizacji strony internetowej firmy, więc czuję się komfortowo używając WordPressa. Kiedy zaczynam korzystać z nowego programu lub aplikacji, zazwyczaj stwierdzam, że na większość moich pytań można odpowiedzieć za pomocą wyszukiwania online, chociaż doceniam również uzyskanie samouczka od współpracownika.

10. Opowiedz mi o swoim doświadczeniu obsługi klienta.

Co chcą wiedzieć: Osoba przeprowadzająca wywiad chce zapoznać się z doświadczeniem obsługi klienta - ile lat, konkretnych przykładów i jakich umiejętności wygodnie używa się do rozwiązywania problemów.

Pracuję w obsłudze klienta, odkąd byłem nastolatkiem. Moja pierwsza praca polegała na pracy w księgarni, gdzie pomagałam klientom znaleźć książki, a czasami obejmowały kasę. Podczas studiów miałem również pracę w niepełnym wymiarze godzin, tym razem sprzedając ubrania. Następnie, oczywiście, jako recepcjonista w ABC Company, zajmowałem się również klientami, chociaż w tej roli nie prowadziłem bezpośrednio żadnej sprzedaży. Czuję się naprawdę komfortowo, kontaktując się z klientami i rozwiązując ich problemy, niezależnie od tego, czy szukają książki, czy szukają czasu na spotkanie z dyrektorem.

Wskazówki dotyczące odpowiadania na pytania recepcjonistki

Najlepsze recepcjonistki są zorientowane na szczegóły, zorganizowane i doskonałe komunikatory. W związku z tym kandydaci powinni być przygotowani do udzielania odpowiedzi na pytania z otwartym wywiadem, które będą oceniać doświadczenie, znajomość narzędzi pracy, procesu i zestawu umiejętności - w tym pracę z obsługą klienta, wielozadaniowość i umiejętność szybkiego wykonywania ocen.

W takim przypadku ankieterzy niekoniecznie szukają odpowiedzi „tak” lub „nie”. Zamiast tego oczekują, że kandydaci odpowiedzą konkretnymi przykładami, które opisują, w jaki sposób radzili sobie z przeszłymi sytuacjami w miejscu pracy i pytają dokładnie zbadane pytania dotyczące priorytetów firmy, oczekiwań, celów i wyzwań.

Ze względu na stale rosnące postępy technologiczne w miejscu pracy, recepcjonistki muszą również posiadać silne umiejętności techniczne. Powinieneś mieć doświadczenie w korzystaniu z systemów telefonicznych i maszyn biurowych, takich jak drukarki, kopiarki, skanery i faksy (tak, nadal), oprócz aplikacji komputerowych takich jak MS Office i oprogramowanie branżowe.

7 pytań do ankietera

Ankieterzy będą oczekiwać, że zadasz pytania. Oto lista pytań, które możesz zadać w trakcie lub pod koniec rozmowy:

1. Czy możesz mi powiedzieć więcej o codziennych obowiązkach związanych z tą pracą?
2. Jakich cech szukasz u osoby, którą chcesz zatrudnić w firmie?
3. Jakie są twoje oczekiwania wobec tej pracy i jak mierzysz sukces?
4. Dlaczego ostatnia osoba, która miała tę pracę, odeszła?
5. Do kogo służy to stanowisko?
6. Jakie są możliwości rozwoju kariery w firmie?
7. Czy firma oferuje pracownikom jakiekolwiek możliwości szkolenia?

Jak zrobić najlepsze wrażenie

Stanowisko recepcjonisty można uznać za poziom wyjściowy, ale może to być także pierwszy krok w górę drabiny korporacyjnej. Potencjalny pracodawca zostanie przyciągnięty do pewnej siebie, pewnej siebie osoby. Często będziesz pierwszą osobą, z którą spotkają się klienci lub pacjenci, gdy wejdą do biura po raz pierwszy.

Upewnij się, że Twoje pierwsze wrażenie jest najlepsze. Oto jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. Wraz z wyjątkowym wznowieniem, poświęć trochę czasu, aby ubrać część podczas rozmowy. Jeśli dostaniesz pracę, staniesz się osobą na pierwszej linii i ważne jest, aby pokazać pracodawcy swój profesjonalny wizerunek.

Jeśli nie wiesz, co założyć na rozmowę kwalifikacyjną, zapoznaj się z tymi wskazówkami, jak ubrać się na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zarówno życiorys, jak i strój zawodowy są na miejscu i jesteś gotowy odpowiedzieć na prawdopodobne pytania, uzyskasz sukces w uzyskaniu stanowiska, z którym rozmawiasz.