Śledzenie projektu bez wykresów Gantta

Wykresy Gantta są fantastycznym i bardzo przydatnym narzędziem do śledzenia i koordynowania wszystkich małych kroków, które przechodzą do dużego projektu, ale mogą szybko stać się przytłaczające i niechlujne, szczególnie dla osób, które nie wiedzą, jak je czytać. Spróbuj użyć wykresu Gantta, aby wyjaśnić swoje postępy klientowi lub współpracownikowi w innym dziale, a możesz mieć spore wyzwanie na swoich rękach.

To nie jedyne wyzwanie, jakie przedstawiają wykresy Gantta. Dane na wykresie Gantta zazwyczaj wymagają specjalnego oprogramowania do przeglądania i edycji, a drukowanie ich prawie zawsze stanowi wyzwanie. Co więcej, czasami chcesz skupić się tylko na niewielkiej części projektu bez przytłoczenia wszystkimi dodatkowymi informacjami.

Chociaż wykresy Gantta są świetnym rozwiązaniem, nie są jedynymi. Gdy potrzebujesz spojrzeć na mniejszą próbkę informacji lub musisz przedstawić uproszczoną wersję lub część informacji w sytuacji, gdy wykres Gantta nie byłby praktyczny, oto pięć alternatyw, których można użyć zamiast tego.

Listy zadań

Wszyscy w środowisku biznesowym powinni być zaznajomieni z wygodną listą rzeczy do zrobienia. W rzeczywistości zorganizowanie jest jedną z najlepszych umiejętności menedżera projektu.

Lista zadań przenosi listę zadań do następnego poziomu. Za pomocą listy zadań możesz dodać dodatkowe kolumny, aby pokazać, kto będzie wypełniał każde zadanie, status zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz prawdopodobieństwo, że zadanie zostanie ukończone na czas. Możesz nawet dodać pola wyboru dla członków zespołu, aby sprawdzić, jak elementy są ukończone.

Arkusze kalkulacyjne

Uproszczona tabela w arkuszu kalkulacyjnym to kolejna alternatywa. Nadal możesz wymieniać zadania po lewej stronie, a nadal możesz przyciemniać paski, aby pokazać poziom postępu oraz szacunkowe daty rozpoczęcia i zakończenia zadań.

Aktualizacja arkuszy kalkulacyjnych może być czasochłonna i czasochłonna, więc nie będziesz chciał używać ich jako całościowego rozwiązania do zarządzania projektami. W przypadku prostego jednorazowego raportu dla klienta lub menedżera uproszczony arkusz kalkulacyjny może wizualnie ułożyć projekt w sposób, który jest

łatwe do wyjaśnienia i zrozumienia. Jest to również dobra opcja do śledzenia postępu projektu.

Diagramy przepływu

Diagramy przepływu lub diagramy sieciowe pokazują zadania projektu w kolejności, w jakiej muszą zostać ukończone. Diagramy przepływu mogą być tak proste lub złożone, jak chcesz. Na przykład możesz lub nie chcesz wyświetlać informacji, takich jak data rozpoczęcia i zakończenia każdego kroku, numer identyfikacyjny zadania lub

Lokalizacja. Pamiętaj, że dodanie zbyt wielu informacji może sprawić, że te wykresy będą trudne do odczytania.

Podczas gdy wiele osób uważa, że ​​schematy przepływu są łatwiejsze do odczytania i zrozumienia niż wykresy Gantta, ich tworzenie może być kłopotliwe. Ponadto często są nieodpowiednie dla dużych i złożonych problemów. Diagramy przepływu najlepiej nadają się do prezentacji prostych projektów z zadaniami, które naturalnie rozwijają się od jednego do

następny, ale nie powinien być wykorzystywany jako narzędzie długoterminowe lub zbyt skomplikowane projekty.

Płyty Kanban

Czy twój projekt ma dużą liczbę kroków, które niekoniecznie muszą być wykonywane w kolejności sekwencyjnej? Czy masz wiele osób pracujących nad tym samym projektem lub czy zadania są często aktualizowane? Jeśli tak, Kanban może zaoferować idealne rozwiązanie dla Ciebie. (Dowiedz się więcej o tym, jak Kanban pracuje w zarządzaniu projektami).

Za pomocą tablicy Kanban każde zadanie projektowe jest zapisywane na karteczce samoprzylepnej i umieszczane w odpowiedniej kolumnie, np. „Zrobić”, „w toku” lub „gotowe”. Po zakończeniu każdego zadania odpowiednia notatka jest przesuwana po całej planszy, aż wszystkie notatki znajdą się w kolumnie „gotowe”.

Ten system organizacyjny jest bardzo łatwy do zrozumienia i szybkiego modyfikowania, ale nie jest zbyt przenośny i trzeba uważać, aby żadna z notatek nie upadła i nie została utracona.

Raporty o stanie

Wykresy Gantta są doskonałymi narzędziami do śledzenia projektów, niekoniecznie do ich komunikowania. Jeśli wszystko, co musisz zrobić, to przekazać swoje postępy klientowi, sponsorowi projektu lub innym członkom zespołu, raport o stanie może być najlepszym rozwiązaniem. Ponadto wiele programów do zarządzania projektami tworzy uproszczone, łatwe do zrozumienia raporty o stanie za pomocą kilku kliknięć myszą, oszczędzając cenny czas i energię.

Wykresy Gantta są bardzo praktyczne do śledzenia wszystkich zadań wchodzących w duży projekt, ale nie zawsze są najlepsze do przekazywania tych informacji innym, szczególnie tym, którzy nie są przyzwyczajeni do ich czytania.

Masz kilka innych alternatyw. Wypróbuj jedną z tych pięciu alternatywnych wykresów Gantta. Możesz być mile zaskoczony tym, ile czasu możesz zaoszczędzić.