Używanie wykresów organizacyjnych jako narzędzia do zarządzania

Wykresy organizacyjne lub wykresy Org w skrócie są używane do pokazania ludziom zamierzonej struktury organizacji. Ta „formalna” organizacja ma odzwierciedlać strukturę władzy firmy. Czasami wykresy Org służą jedynie do dezorientacji ludzi co do struktury. Zwykle nie jest to celowe, ale raczej odzwierciedla zamieszanie zaangażowanych ludzi.

Jednak możliwe jest również wykorzystanie wykresu organizacyjnego jako narzędzia do zarządzania, aby osiągnąć cele organizacji. Przeanalizujemy typowe przykłady „standardowych” wykresów Org. Przyjrzymy się mylącym wykresom Org. Na koniec omówimy wykorzystanie wykresu organizacyjnego jako narzędzia do zarządzania.

„Standardowe” wykresy organizacyjne

Standardowe wykresy orgowe są zwykle używane do pokazywania ludziom zamierzonej struktury organizacji. Ta „formalna” organizacja ma odzwierciedlać strukturę władzy firmy. Często odzwierciedla jedynie strukturę odpowiedzialności. Prawdziwa siła w organizacji często podąża za liniami komunikacji zamiast linii na wykresie org.

Wykresy mają zazwyczaj kształt piramidalny. Pokazują osobę odpowiedzialną na górze. Poniżej znajdują się klastrowane podwładne, zwykle w coraz mniejszych skrzynkach. Zazwyczaj osoby pokazywane na tym samym poziomie poziomym w Wykresie Org są postrzegane jako „rówieśnicy” w organizacji.

Ta mapa organizacyjna Departamentu Informatyki Imperial College (DOC) jest typowa dla wykresu piramidy. Szef wydziału składa się z pięciu dyrektorów, którzy składają mu sprawozdania bezpośrednio, a także zastępcy szefa i komisji rewizyjnej. Każdy z dyrektorów ma swoje bezpośrednie raporty pokazane na zielonych owalach pod ich komitetami.

Mylące wykresy organizacyjne

Czasami wykresy Org mogą wprowadzać ludzi w błąd co do struktury. Zwykle nie jest to zamierzone, ale raczej odzwierciedla zamieszanie zaangażowanych ludzi. Jeśli nie jesteś pewien związków funkcjonalnych grupy lub często się zmieniają, praktycznie niemożliwe jest dokładne ich wykreślenie.

Prawdopodobnie najczęstszym miejscem do znalezienia mylących wykresów Org jest rząd federalny Stanów Zjednoczonych. Wykres Org dla Wydziału Informatyki i Matematyki Krajowego Laboratorium Oak Ridge nie szybko przekazuje zrozumienie struktury Organizacji. Wydaje się sugerować, że jedenaście funkcji podlega bezpośrednio dyrektorowi.

Chociaż zakres kontroli (liczba bezpośrednich raportów, które menedżer może skutecznie nadzorować) znacznie się różni, trudno nam uwierzyć, że jest to optymalnie funkcjonująca organizacja. Niektórzy przywódcy funkcji są prawdopodobnie „bardziej równi”. Gdybyśmy wyznaczyli przepływ komunikacji wewnątrz tej organizacji i ilość czasu, jaką każdy podwładny spędził z dyrektorem, niektóre z bezpośrednich raportów prawdopodobnie musiałyby zostać przeklasyfikowane jako podwładni innych funkcji.

Wykresy organizacyjne jako narzędzie do zarządzania

Wykresy Org są zazwyczaj reaktywnym, a nie proaktywnym urządzeniem. Stworzyliśmy organizację lub pozwoliliśmy jej się rozwijać, a ona się rozrosła. Nie jest już jasne dla ludzi w organizacji ani dla ludzi, z którymi wchodzą w interakcje, kto jest odpowiedzialny za co. Przygotowujemy więc kilka pudełek i linii, aby pokazać wszystkim, którzy co robią. Następnie dodajemy przerywane linie i podobne sztuczne urządzenia, aby pokazać, że to, co narysowaliśmy jako pierwsze, nie zawsze tak jest.

Lepszą opcją jest jednak stworzenie wykresu orginalnego, który odzwierciedla miejsce, w którym ma się odbyć organizacja, zamiast odzwierciedlać, jak to jest teraz. Jeśli chcesz płaskiej, poziomej organizacji, narysuj w ten sposób Wykres Org. Pokaż, że sześciu lub ośmiu (a nawet jedenastu, jak widzieliśmy powyżej) menedżerów zgłasza się do wiceprezesa. Pokaż, że dziesięciu programistów zgłasza się bezpośrednio do Project Managera.

Jeśli twoja organizacja polega na kręgach jakości lub zespołach produkcyjnych, aby zrealizować swoją misję, powinieneś to pokazać na swojej Wykresie Org. Nie czuj się zmuszony trzymać się poziomych zgrupowań i linii pionowych. Jeśli Twoi pracownicy będą lepiej rozumieli swoje role, możesz użyć kręgów, odwróconych trójkątów lub czegokolwiek innego, czego potrzebujesz.

Na rynku dostępnych jest wiele produktów, które pomogą Ci pokazać, jak chcesz, aby Twoja organizacja działała. OrgPlus jest przykładem rodzajów narzędzi, które można wykorzystać do wyjaśnienia wielu aspektów działalności, w tym wykresów Org.

Sposób, w jaki należy to zrobić

Poniższy przykład przedstawia wykres org, który zrobił na mnie ogromne wrażenie. Został wydany, aby zapoczątkować nową erę dla firmy, która wymagała twórczej, nowej akcji od wszystkich swoich pracowników.

Wyraźnie pokazuje płaską, poziomą strukturę mającą na celu wspieranie komunikacji i innowacji. Wyraźnie pokazuje zespół utworzony przez dwóch najlepszych oficerów, wskazujący, co powinni zrobić pracownicy. Mimo to zachowuje jednoznaczne linie ostatecznej odpowiedzialności. Prezydent wyraźnie przewodzi firmie, ale wszyscy wiedzą, że muszą odegrać swoją rolę, aby odnieść sukces.

Sposób, w jaki wykres Org powinien być

Nadal jest za wcześnie, aby stwierdzić, czy ta Wykres Org będzie miał pożądany efekt. Został on wprowadzony zaledwie kilka tygodni. Jednak pracownicy firmy wyraźnie wykorzystali go jako skuteczne narzędzie zarządzania, które pomaga kierować ich organizację w kierunku nowych celów.