9 Umiejętności ułatwiające spotkania dla menedżerów

Spotkania mogą być zarówno okazjami do dzielenia się pomysłami, omawiania wyzwań, jak i określania planów działania, lub mogą skończyć jako nieproduktywni marnotrawcy czasu. Niestety menedżerowie często są głównymi uczestnikami dysfunkcji procesu.

Oto pomysły dla menedżerów na wszystkich poziomach, aby wzmocnić ich umiejętności ułatwiania spotkania w celu poprawy wydajności spotkania.

Gdzie menedżerowie się mylą ze spotkaniami

Wielu menedżerów uważa, że ​​wiedzą, jak „prowadzić” spotkanie. Ustalają porządek obrad, rozmawiają i podejmują wszystkie decyzje. Choć może to wydawać się łatwe i efektywne dla menedżerów, często jest to strata czasu dla ludzi, a to nie wykorzystuje potencjału twórczego zespołu. W rzeczywistości ma to odwrotny skutek, ponieważ pracownicy mają tendencję do wycofywania się, odraczając od menedżera, który chce być odpowiedzialny.

Istnieje wiele powodów, dla których menedżerowie nie angażują swoich pracowników więcej w spotkania, w tym:

• Strach przed odpuszczeniem
• Fałszywe przekonanie, że ponieważ są odpowiedzialni, muszą podać wszystkie odpowiedzi
• Brak zaufania do umiejętności lub umiejętności rozwiązywania problemów swoich pracowników
• Brak umiejętności ułatwiania spotkania

Podczas gdy trzy pierwsze elementy to zachowania słabych menedżerów, ostatni, umiejętności ułatwiające, można nauczyć się i wzmocnić dzięki praktyce.

Wzmocnienie umiejętności ułatwiania spotkania

Z definicji środki ułatwiające: „ Aby ułatwić lub zmniejszyć trudności; pomoc do przodu. ”Aby menedżer mógł ułatwić spotkanie (zamiast go prowadzić), musi być gotów puścić swoją moc i być otwartym na różne wyniki i podejścia.

Właściwe ułatwienie spotkania wymaga zaangażowania wszystkich osób w identyfikowanie i rozwiązywanie problemów. Zespoły prawie zawsze opracowują lepsze, bardziej kreatywne rozwiązania niż ktokolwiek inny menedżer mógłby i będzie bardziej skłonny wspierać wdrażanie rozwiązań.

Oto dziewięć umiejętności potrzebnych do ułatwienia spotkania, z których wszystkie można się nauczyć i poprawić dzięki praktyce:

1. Planowanie agendy. Wspólne spotkanie rozpoczyna się od planowania agendy. Wybierając tematy, które zapraszają do udziału, tj. Problem do rozwiązania jest znacznie bardziej angażujący niż tematy „informacyjne”. Należy jednak poświęcić wystarczającą ilość czasu, aby umożliwić zaangażowanie grup.
2. Otoczenie i klimat. Logistyka ma znaczenie! Kiedy ludzie czują się niekomfortowo, nie widzą się nawzajem, nie słyszą ani nie są głodni, cierpią na tym wyniki spotkania. Dowiedz się, jak korzystać z logistyki jako sposobu na zachęcanie do wielkiego uczestnictwa i usuwania barier.

1. Zadawać pytania. Wielkie pytania stymulują wielką dyskusję. Artykuł „70 niesamowitych pytań coachingowych wykorzystujących model GROW” oferuje kilka wybitnych pytań do dyskusji.
2. Aktywne słuchanie. Kiedy menedżer parafrazuje, sprawdza zrozumienie i zadaje pytania uzupełniające, zachęca do większego uczestnictwa i utrzymuje płynność dyskusji.
3. Burza mózgów. Większość ludzi myśli, że już wiedzą, jak burzy mózgów. Zazwyczaj jednak nie. W zbyt wielu ustawieniach skuteczność burzy mózgów jest ograniczona przez złe zarządzanie procesami, silne społeczne lub polityczne naciski i słabe umiejętności facylitacji. Wiele osób nigdy naprawdę nie doświadczyło dobrze przeprowadzonej sesji burzy mózgów.

1. Umiejętności budowania konsensusu. Konsensus nie oznacza, że ​​każdy musi zgodzić się z decyzją. Oznacza to, że każdy miał okazję podzielić się swoimi perspektywami i zaproponować pomysły. Właściwe ułatwienie poprowadzi grupę od dzielenia się pomysłami do opracowania skutecznej decyzji. Osiągnięcie konsensusu zajmuje więcej czasu, ale zazwyczaj zyskuje większe poparcie ze strony całej grupy. Pamiętaj jednak, że konsensus nie jest ostatecznym celem. Najważniejsza jest skuteczna decyzja dotycząca danego problemu. Więcej informacji o tym, jak prowadzić zespół poprzez konsensusowy proces decyzyjny, można znaleźć w Sześciostopniowych zasadach podejmowania decyzji.

1. Rozwiązanie konfliktu. Ilekroć jest mnóstwo ludzi zaangażowanych w rozwiązywanie problemu, konflikt jest nieunikniony. W rzeczywistości, konflikt dotyczący zadania lub problemu jest postrzegany przez badaczy zespołu jako część procesu skutecznego podejmowania decyzji. Menedżer musi nauczyć się, jak wykorzystać siłę konfliktu w pozytywny sposób.
2. Umiejętności komunikacji niewerbalnej. Podczas gdy naukowcy spierają się o dokładne wartości procentowe, większość zgadza się, że ponad 50 procent komunikacji jest niewerbalne. Menedżer musi być w stanie odczytać ton grupy i język ciała, aby ocenić poziom zaangażowania, szczerości i zaangażowania.

1. Nagranie. Umiejętne ułatwianie grup polega na wiedzeniu, kiedy należy zwrócić się do flipcharta lub tablicy, aby uchwycić to, co ludzie mówią. Sprawia to, że ludzie czują, że ich pomysły są słyszane i są cenione, i służą jako cenny zapis do wykorzystania w planowaniu działań i dalszych działaniach.

Dolna linia

Czas jest cennym dobrem w życiu i pracy. Staraj się zarządzać spotkaniami dla optymalnej wydajności i skuteczności. Uczenie się, praktykowanie i stosowanie dziewięciu wyżej wymienionych umiejętności ułatwiających jest świetnym miejscem do rozpoczęcia.