Możesz poprawić stawki uczestnictwa w rozmowie kwalifikacyjnej

Wywiady wyjazdowe są jednym z najlepszych sposobów uzyskania prawdziwych i uczciwych opinii od pracowników. Minusem jest to, że zbudowanie znacznej ilości danych z wywiadów wyjazdowych zajmuje trochę czasu. Zwiększenie współczynnika aktywności zawodowej może jednak pomóc w szybszym uzyskaniu większej liczby informacji przydatnych podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Co jest uważane za dobry wskaźnik uczestnictwa w wywiadach wyjazdowych

Badania pokazują, że średni wskaźnik odpowiedzi na wywiady z papieru i ołówkiem wynosi około 30-35 procent. Oznacza to, że firma zatrudniająca 2000 pracowników i posiadająca 15-procentową stopę obrotu spodziewałaby się około 100 zakończonych rozmów kwalifikacyjnych rocznie. Na tym poziomie uczestnictwa organizacja otrzymuje informację zwrotną z zaledwie 5 procent całej populacji pracowników.

Przy odrobinie dodatkowego wysiłku powinieneś być w stanie podwoić wskaźnik odpowiedzi. 65 procent lub więcej to dobry cel dla udziału w rozmowie kwalifikacyjnej. Możesz to zrobić za pomocą wywiadów na papierze i ołówku, internetowych wywiadów wyjazdowych i wywiadów telefonicznych.

Pomiar udziału w wywiadzie wyjazdowym

Aby zmierzyć wskaźnik odpowiedzi, podziel liczbę zakończonych wywiadów wyjazdowych przez liczbę pracowników, od których poprosiłeś o rozmowę kwalifikacyjną. W idealnej sytuacji druga liczba powinna być równa całkowitej liczbie zakończeń, ale ze względów praktycznych zazwyczaj tak nie jest.

Na przykład, jeśli masz 125 zakończonych wywiadów wyjazdowych od 300 osób, które poprosiłeś o wypełnienie wywiadu wyjazdowego, Twój współczynnik uczestnictwa wynosi 125/300, co odpowiada 0,416 lub 41,6 procent.

Ważne jest, aby upewnić się, że masz dobrą metodę śledzenia tego rodzaju uczestnictwa. Jako minimum, chcesz śledzić wskaźnik uczestnictwa na początku projektu ulepszania, a następnie okresowo.

Idealnym scenariuszem jest utrzymanie bieżącej średniej, do której można się regularnie odwoływać. Ten numer w czasie rzeczywistym natychmiast informuje o spadku (lub wzroście) udziału pracowników w rozmowach kwalifikacyjnych. Internetowy system zarządzania rozmowami wyjazdowymi powinien zrobić to automatycznie.

Duże firmy mogą chcieć śledzić wskaźniki uczestnictwa osobno dla spółek zależnych, dużych oddziałów lub regionów geograficznych. Małe i średnie firmy mogą generalnie korzystać z całkowitego wskaźnika uczestnictwa w organizacji.

Jeśli zdecydujesz, że wskaźnik uczestnictwa w wywiadach wyjazdowych może ulec poprawie, następnym krokiem jest przeanalizowanie aktualnego procesu wywiadów wyjazdowych. Dwa najważniejsze obszary do przeglądu to:

1. Dlaczego pracownicy decydują się nie kończyć rozmowy kwalifikacyjnej?
2. Czy istnieją problemy logistyczne uniemożliwiające zasobom ludzkim dostarczanie informacji pracownikom w sposób terminowy i skuteczny?

Pracownicy nie kończą rozmowy kwalifikacyjnej

Niektóre z powodów, dla których pracownicy decydują się nie kończyć wywiadów wyjazdowych, to:

• Wywiad wyjazdowy jest za długi.
• Pytania z wywiadu wyjazdowego są mylące lub osobiście inwazyjne.
• Pracownik nie wierzy, że rozmowa kwalifikacyjna zostanie przeczytana lub zrobi różnicę.
• Pracownik obawia się reperkusji.
• Pracownik jest zły na firmę.
• Pracownik zwleka lub zapomina.
• Proces jest trudny lub niewygodny.

Jeśli korzystasz z ankiety wywiadu wyjazdowego z ocenionymi pytaniami, 35-60 pytań dotyczy właściwej długości ankiety. Ponad 60 pytań zaczyna odczuwać długie i niewygodne dla pracownika. Jeśli przekroczysz 70 pytań, powinieneś być przygotowany na większą liczbę niezakończonych wywiadów wyjazdowych.

Przejrzyj swoje pytania z wywiadu wyjazdowego w celu uproszczenia. Postaw się w butach pracownika i zadaj sobie pytanie, jak byś się czuł, odpowiadając na pytania. Unikaj wielu pytań z rozmowy kwalifikacyjnej, które wywołują uczucia i emocje.

Wielu pracowników nie zgadza się ze swoimi uczuciami (lub jeśli są, mogą nie chcieć dzielić się nimi z tobą). Dużo łatwiej jest pracownikowi ocenić skuteczność procesu, a nie sposób, w jaki postrzegają ten proces.

Zignoruj ​​wyjście z wywiadem

Pracownicy nie będą przeprowadzać wywiadów wyjazdowych, jeśli uważają, że informacje zwrotne, które przekazują, nie zostaną odczytane lub zostaną natychmiast zignorowane. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, że cenią sobie swoją opinię. Kiedy wprowadzasz ulepszenia na podstawie sugestii z wywiadów wyjazdowych, nie bój się powiedzieć pracownikom, skąd wziął się pomysł.

Z czasem pracownicy dowiedzą się, że słuchasz. Gdy stanie się to częścią kultury korporacyjnej, możesz być pewny wielu otwartych i uczciwych pomysłów, sugestii i krytyki.

Reperkusje Z uczciwej opinii

Ponadto należy jasno określić z pracownikami, że uczciwa opinia nie spowoduje reperkusji. Oświadczenia złożone w wywiadzie wyjazdowym nigdy nie powinny być wykorzystywane w celu uniemożliwienia przyszłego uprawnienia do ponownego zatrudnienia.

Istnieje wielu rzekomych ekspertów, którzy mówią pracownikom, aby nie byli szczerzy w formularzu wywiadu wyjazdowego, lub aby w ogóle go nie wypełniali. Twierdzą, że firmy wykorzystują te informacje przeciwko pracownikom. Specjaliści ds. Zasobów ludzkich wiedzą, że to nonsens, jednak nadal muszą walczyć z tym bezpodstawnym postrzeganiem.

Zła opinia pracownika

Pracownicy, którzy są źli na firmę, mogą czuć, że nie chcą pomóc, uczestnicząc w wywiadzie wyjazdowym. Możesz zachęcić tych pracowników do wyładowania gniewu w wywiadzie wyjazdowym. Wielu z tych wściekłych pracowników jest zachwyconych możliwością usłyszenia głosu - zwłaszcza jeśli wiedzą, że zostanie wysłuchany przez kierownictwo wyższego szczebla.

Ważny jest także czysty i uproszczony proces. Niezależnie od tego, czy jest to aplikacja internetowa, papierowa czy ołówkowa, formularz wywiadu wyjazdowego powinien być ładnie ułożony z intuicyjnym i łatwym do zrozumienia formularzem ankiety.

Problemy logistyczne są drugim ważnym obszarem do przeglądu w procesie wywiadu wyjazdowego. Zasadniczo istnieją słabe ogniwa w każdym procesie, a wywiady wyjazdowe nie są wyjątkiem. Twoje badanie powinno obejmować cały łańcuch zdarzeń, które rozpoczynają się, gdy pracownik powiadomi i kończy, gdy pracownik składa wywiad wyjazdowy.

Przeprowadź audyt procesu rozmowy kwalifikacyjnej

Możesz zacząć kontrolować proces rozmowy kwalifikacyjnej, wyszukując następujące informacje.

• W jaki sposób pracownicy na ogół powiadamiają o swoim zamiarze rozwiązania umowy?
• Kto jest pierwszą osobą, która została powiadomiona, a ile zwykle otrzymuje zawiadomienie?
• Kto mówi działowi zasobów ludzkich i jak? Jak szybko po powiadomieniu pracownika zostaje powiadomiony HR? Kto w HR jest powiadamiany pierwszy?
• Kto jest odpowiedzialny za rozpoczęcie wywiadu wyjazdowego? Kiedy ta osoba (osoby) jest powiadomiona o rozwiązaniu umowy o pracę?
• W jaki sposób pracownik jest powiadamiany o wywiadzie wyjazdowym? Przez kogo? Jaka metoda? Gdy?
• Czy istnieje wyraźna własność zasobów ludzkich w procesie wywiadów wyjazdowych? Czy osoby zaangażowane w proces rozumieją wagę i pilność wywiadów wyjazdowych?
• Co pracownik powiedział o wywiadzie wyjazdowym? W jaki sposób zachęca się ich do zakończenia wywiadu wyjazdowego? Czy pracownicy są informowani więcej niż raz i więcej niż w jeden sposób?
• Czy wywiad wyjazdowy jest łatwy do wykonania?
• Kiedy i gdzie pracownik zakończy rozmowę kwalifikacyjną? Czy jest łatwy dostęp do niezbędnych zasobów?
• Czy pracownik ma prywatność, z jaką może ukończyć wywiad wyjazdowy, jeśli wykonuje go w pracy?
• Czy przełożeni i menedżerowie wspierają proces wywiadów wyjazdowych? Czy boją się otrzymywać negatywne opinie od pracowników? Czy polegasz na straszliwych przełożonych, aby przekazywać pracownikom informacje na temat wywiadu wyjazdowego?
• Czy pracownikom łatwo jest przesłać wywiady dotyczące wyjazdu?

Przejrzyj każde z powyższych pytań kontrolnych i przyjrzyj się uważnie procesowi przeprowadzania wywiadu wyjazdowego. Określ, co możesz zrobić, aby poprawić każdy z tych obszarów. Po zakończeniu recenzji możesz natychmiast zacząć wprowadzać ulepszenia.

Ponownie zmierzyć proces rozmowy kwalifikacyjnej

Niektóre zmiany, które wprowadzisz, bardzo szybko poprawią wskaźniki uczestnictwa. Inni będą potrzebować więcej czasu, aby skutecznie przeniknąć kulturę firmy.

Zmierz swoje wskaźniki uczestnictwa po trzech miesiącach, sześciu miesiącach, dziewięciu miesiącach i dwunastu miesiącach. Do dwunastomiesięcznej oceny należy spodziewać się dramatycznej poprawy wskaźników uczestnictwa w rozmowach kwalifikacyjnych. Oznacza to, że będziesz miał więcej danych, które można wykorzystać do ograniczenia obrotów i zwiększenia liczby pracowników.

Wniosek

Możesz znacznie zwiększyć wartość swoich wywiadów wyjazdowych, zwiększając liczbę pracowników kończących rozmowę, którzy uczestniczą w procesie wywiadów wyjazdowych. Przeglądając i ulepszając zarówno treść, jak i strukturę wywiadu wyjazdowego, wraz z własnymi procesami wewnętrznymi, możesz zapewnić znaczny wzrost wskaźników uczestnictwa.

Wreszcie, rozważ możliwość, że rzeczywisty wywiad z pracownikiem działu personalnego może nie tylko poprawić wskaźniki uczestnictwa, ale także zapewnić lepsze informacje. Nie można lekceważyć wartości pytań uzupełniających.

--------------------------------------------

Beth Carvin jest CEO Nobscot Corporation z doświadczeniem w biznesie, przedsiębiorczości, zasobach ludzkich, rekrutacji, sprzedaży i rozwoju biznesu.