Lingo zarządzania projektami

Zarządzanie projektem to zadanie, które zawiera wiele żargonu i terminologii. Kiedy już wiesz, co to wszystko oznacza, łatwo jest śledzić dyskusje i skutecznie wnosić swój wkład. Zwiększy to twoją pewność siebie w pracy, jeśli będziesz w stanie zrozumieć, o czym wszyscy mówią, i pomóc ci być traktowanym poważniej w pracy, jeśli sam będziesz używał odpowiednich terminów. Oto przewodnik po warunkach zarządzania projektami, które powinieneś znać.

Ryzyko

„Ryzyko” to termin odnoszący się do tego, co może pójść nie tak z twoim projektem. Na przykład, jeśli budujesz nowy biurowiec, cena stali może wzrosnąć, co może mieć wpływ na budżet. Ale może nie pójść w górę. Podobnie, jeśli planujesz organizować doroczny piknik firmowy na zewnątrz, może być ładna pogoda, ale może padać. Krótko mówiąc, ryzyko nie zdarzyło się jeszcze.

Ważne jest, aby wiedzieć, jakie zagrożenia otaczają twój projekt, ponieważ wtedy możesz je zaplanować. Możesz wprowadzić swój plan „Plan B” lub plany awaryjne, aby uniknąć ryzyka. Z ceną stali i pogodą, niewiele możesz zrobić, aby im się nie udało, ale możesz zrobić plany na wypadek, gdyby tak się stało. Na przykład można wynająć namiot imprezowy lub zaopatrzyć się w parasole, aby w przypadku deszczu w dzień piknikowy ludzie mogli się dobrze bawić.

Kwestia

Problemy i zagrożenia są często mylone przez członków zespołu projektowego i ważne jest, aby kierownik projektu upewniał się, że rozmawia się o tych tematach w odpowiedni sposób. Ryzyko to coś, co jeszcze się nie wydarzyło, podczas gdy problem jest czymś, co się wydarzyło. Problemy są tylko problemami, przed którymi stoi zespół projektowy. Być może widziałeś, że nadchodzi (i traktowałeś to jako ryzyko na początek) lub może to być zupełnie nieoczekiwane. Tak czy inaczej, stało się to teraz i musisz coś z tym zrobić.

Kamień milowy

Kamienie milowe są punktami w czasie, które oznaczają kluczowe momenty podczas projektu. Są one często używane do:

• Początek fazy
• Koniec fazy
• Koniec ważnej pracy lub dużego zadania
• Zwracając uwagę na konkretny termin w określonym czasie
• Daty nieruchomości na planie

Pomyśl o kamieniach milowych jako rodzaju daty, którą napiszesz w swoim kalendarzu w domu - wielkie ważne momenty w projekcie, takie jak ukończenie testów lub przyjęcie na start. Kamienie milowe są jednym z dziewięciu elementów wykresu Gantta, więc zobaczysz je na harmonogramach projektów wyświetlanych jako diament.

Sponsor

Twój sponsor projektu zasiada w Zarządzie Projektu. Są to osoby, które „są właścicielami” projektu i otrzymują korzyści. Na przykład, jeśli uruchamiasz nowy system informatyczny do wykorzystania przez zespół fabryczny, kierownikiem fabryki będzie dyrektor generalny fabryki. Zespół IT stanowiłby część zespołu projektowego, ale nie przejąłby roli sponsora. Sponsorem projektu jest osoba, do której możesz się zwrócić, gdy potrzebujesz wyższego kierownictwa. Może to być w celu:

• Odblokuj problem
• Znajdź jakieś zasoby
• Zatwierdź budżet
• Podejmować decyzje
• Zgadzam się z ostateczną specyfikacją

I tak dalej. Kierownik projektu skutecznie zgłasza się do sponsora na czas trwania projektu, zarówno pod względem struktury zarządzania linią, jak i cotygodniowej lub miesięcznej (lub w czasie rzeczywistym) sprawozdawczości projektu.

Interesariusz

Interesariuszami są inni ludzie zaangażowani w projekt i dotknięci nim. Niektóre projekty będą miały szerokie grupy interesariuszy, obejmujące każdy dział organizacji. Inne będą miały bardziej ograniczony zakres. Niektórzy interesariusze znajdują się poza Twoją organizacją, na przykład rząd lub organy regulacyjne.

Muszą być również informowani o aktualnych wiadomościach. Większość zainteresowanych stron będzie wspierać (lub ambiwalentne) zmiany, które przyniesie twój projekt, ale nie wszystkie z nich będą. Spotkasz interesariuszy, którzy nie powitają twojego projektu z otwartymi ramionami.