Jak radzić sobie z chorobą Zostaw nadużycie w miejscu pracy

Czy odkrywasz, że twoi pracownicy często nie działają w okresie letnim i podczas świąt? Badania pokazują, że masz rację. Nieplanowane nieobecności pracowników rosną, a według różnych badań agencje rządowe mają największą liczbę nieobecności.

Według „Przyczyny i koszty absencji w miejscu pracy”, publikacja Circadian firmy zajmującej się rozwiązaniami pracowników, nieplanowana absencja kosztuje około 3600 USD rocznie dla każdego pracownika godzinowego i 2650 USD rocznie dla pracowników najemnych. Koszty można przypisać wielu czynnikom - niektórym, które można rozwiązać - a innym nie.

„Indeks dobrego samopoczucia Gallup-Healthways zbadał 94 000 pracowników w 14 głównych zawodach w USA. Z 77 procent pracowników, którzy pasują do definicji badania chronicznego stanu zdrowia (astma, rak, depresja, cukrzyca, atak serca, wysoka krew ciśnienie, wysoki poziom cholesterolu lub otyłość), całkowite roczne koszty związane z utratą produktywności wyniosły 84 mld USD. ”

Koszt ten nie obejmuje kosztów pośrednich, takich jak wynagrodzenie za nadgodziny dla innych pracowników, zatrudnianie pracowników tymczasowych, utracone terminy, utrata sprzedaży, obniżenie morale i niższa wydajność. Koszty pośrednie mogą dodać do 25% kosztów bezpośrednich, zgodnie z „Nowościami dla pracowników” i „Wiadomościami HR”.

W sondażu przeprowadzonym wśród jedenastu amerykańskich organizacji telekomunikacyjnych 72 centy z każdego dolara kosztów związanych z absencją pracowników wynikają raczej z utraty produktywności niż z twardych kosztów, takich jak opieka zdrowotna i świadczenia z tytułu niepełnosprawności („Ubezpieczenie biznesowe” lipiec 2000 r.).

Zwolnienie chorobowe to niezbędny zasiłek dla pracowników - nawet nie może zostać wykorzystany

Urlop chorobowy jest niezbędną korzyścią dla wszystkich pracowników. Jeśli pracodawca nie oferuje zwolnienia lekarskiego, przyspieszy problemy zdrowotne i rozprzestrzenianie się choroby, a tym samym obniży wydajność i morale. Nawet gdy pracodawcy oferują zwolnienie lekarskie, pracownicy często przychodzą do pracy chorzy. To działanie - znane jako prezentizm - może wynikać z tego, że pracownicy pracują w organizacji, w której starsi liderzy i kultura nie popierają zwolnienia, gdy są chorzy.

Pomimo presji na doskonałą frekwencję, aby poprawić obsługę klienta i wydajność, pracownicy potrzebują sprawiedliwych programów zwolnień chorobowych dla bezpieczeństwa i ogólnej wysokiej wydajności. Jednak niektóre organizacje cierpią z powodu nadużyć zwolnień lekarskich, a nadużycia zwolnień lekarskich przekładają się na utratę dolarów.

Wzór nadużycia chorobowego

Wzorzec nadużyć w odniesieniu do zwolnień lekarskich odnosi się zazwyczaj do pracowników, którzy przez pewien czas wielokrotnie naruszali zasady uczestnictwa w organizacji. Aby pewnie zdyscyplinować pracowników z problemami z frekwencją, eksperci prawni twierdzą, że najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie jasno sformułowanej polityki określającej standardy organizacji i wymagania pracowników.

Pamiętaj, aby określić, że dyscyplina - w tym wypowiedzenie - może wynikać z powtarzającego się nadużywania i niewłaściwego korzystania z urlopu chorobowego. Utrzymuj politykę elastyczną, ponieważ praktycznie niemożliwe jest wymienienie każdego potencjalnego przestępstwa. Chcesz także zachować elastyczność, aby radzić sobie z sytuacjami pracowników indywidualnie, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Przykłady naruszeń zasad uczestnictwa obejmują:

• Liczba nieobecności, liczba opóźnień i liczba wczesnych odlotów, z których wszystkie przekraczają przydział polityki obecności;
• Nie można uzyskać pozwolenia na wcześniejszy wyjazd lub spóźnienie;
• W przypadku braku możliwości wcześniejszego powiadomienia o nieobecności;
• Brak prawidłowego zgłoszenia nieobecności; i
• Brak przedstawienia zaświadczenia lekarskiego na żądanie.

Ważne jest określenie, czy i dlaczego pracownicy wykorzystują zasady urlopowe. Podobnie jak pracodawca analizuje obroty, organizacja powinna również przyjrzeć się trendom nadużyć związanych z chorobami. Czy korzystanie z urlopów jest wyższe w jednym dziale lub u konkretnego przełożonego?

Czy praktyki w miejscu pracy lub polityka wpływają na nieobecności? Czy choroby dzieci prowadzą do przerwy w pracy twojego pracownika? Znalezienie podstawowej przyczyny problemów z nadużywaniem zwolnień chorobowych pomaga w rozwiązaniu podstawowych problemów.

Metody monitorowania nadużyć związanych ze zwolnieniami chorobowymi różnią się w zależności od organizacji, ale istnieją pewne wspólne wytyczne, które mogą stosować wszyscy pracodawcy. Poniżej znajdują się wskazówki, jak zarządzać przypadkami nadużyć związanych z chorobami.

• Rozpoznaj problem nadużywania zwolnień lekarskich i interweniuj wcześnie, zanim się nasili. Menedżerowie muszą egzekwować zasady dotyczące zwolnień chorobowych i podejmować odpowiednie działania.
• Dowiedz się, dlaczego pracownik nadużywa urlopu. Porozmawiaj z pracownikami, którzy nadużywają urlopu i sprawdź, czy ich zachowanie wynika z osobistego problemu. Jeśli okaże się, że tak jest, zalecić doradztwo lub skierować je do programu pomocy dla pracowników organizacji.
• Naucz się mówić „nie”. Nie powinieneś pozwolić pracownikom uciec od nadużywania zasad dotyczących urlopów. Kiedy usłyszysz śmieszną prośbę o niewłaściwe wykorzystanie urlopu, powiedz „nie”.

• Korzystaj z procedur, przepisów, praktyk i wiedzy, aby zarządzać zarówno pracownikami, jak i pracownikami. Nadzorcy i menedżerowie muszą współpracować z pracownikami. Ich głównym zadaniem jest upewnienie się, że wszyscy pracownicy są świadomi zasad dotyczących zwolnień lekarskich i sposobu korzystania z nich.
• Dokumentuj wszystko.

Zachęcaj do właściwego korzystania z urlopu chorobowego, gdy pracownicy są chorzy

Nie tylko musisz radzić sobie z nadużywaniem zwolnień lekarskich - możesz również zachęcać do odpowiedniego korzystania z urlopu.

Aby zachęcić pracowników do właściwego korzystania z programów zwolnień chorobowych, wiele organizacji stosuje zachęty pieniężne lub inne świadczenia. Poniżej przedstawiono statystyki motywacyjne z ankiety inwentaryzacyjnej programu HR Center Personnel Program Inventory, opracowanej przez International Personnel Management Association. Z 428 członków Agencji IPMA, którzy odpowiedzieli, ankieta wykazała, co następuje:

• 58 procent wypłaty zasiłku chorobowego na emeryturze;
• 45 procent oferuje gotówkę / wynagrodzenie za niewykorzystany urlop chorobowy;
• 33 procent oferuje banki zwolnień chorobowych / banki urlopowe;
• 11 procent zamienia zwolnienie chorobowe na czas urlopu;
• Dziewięć procent zamienia zwolnienie chorobowe na ubezpieczenie na emeryturze;
• Trzy procent zamienia zwolnienie chorobowe na ubezpieczenie rentowe; i
• Dwa procent zamienia zwolnienie chorobowe na koszty odnowy biologicznej.

Istnieją programy, które mogą pomóc w rozwiązywaniu problemów związanych ze zwolnieniami lekarskimi. Na przykład Centrum HR IPMA opracowało dwa pakiety, które zawierają ważne sugestie pomagające w ograniczeniu nadużyć związanych z chorobami i zapewniają ogólne wskazówki dotyczące tworzenia rozsądnych polityk. Pierwszy pakiet - „Sick Leave Abuse” - obejmuje zasady i pomysły dotyczące programów premii za uczestnictwo, zachęt do zwolnień lekarskich i corocznego uznawania za minimalne wykorzystanie zwolnień lekarskich.

Drugi pakiet - „Polityka płatnego czasu wyłączenia” - zawiera przykładowe zasady i wskazówki dotyczące opracowywania programów PTO. Te kompleksowe pakiety urlopowe łączą urlop chorobowy, czas osobisty i urlop w jedną „unileave”. Dla pracodawców może to oznaczać mniej obawy przed wykorzystywaniem zwolnień lekarskich, a dla pracowników często oznacza większą elastyczność i kontrolę.

Wiele organizacji wdrożyło programy motywacyjne dotyczące zwolnień chorobowych i polityki mające na celu zniechęcenie do absencji i nagradzanie pracowników, którzy zachowują doskonałą rejestrację obecności. Na przykład w hrabstwie Broward na Florydzie oferowany jest „dzień premii”, w którym uprawnieni pracownicy zarabiają jeden dzień wolny za każdy czas choroby nieużywany w ciągu sześciu miesięcy.

Ustanów programy motywacyjne dotyczące zwolnień lekarskich

Calvert County, Maryland oferuje premię motywacyjną w wysokości jednodniowego wynagrodzenia każdemu uprawnionemu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze godzin, który jest zatrudniony w pierwszym dniu roboczym roku płatnego, i który korzysta z dwóch lub mniej dni zwolnienia chorobowego w ciągu roku płatnego. Uwaga: pracodawcy rozważający ustanowienie programu motywacyjnego dotyczącego zwolnień lekarskich powinni zapewnić, że program nie narusza ustawy o urlopach rodzinnych i medycznych.

Krytycy programów zwolnień chorobowych sugerują, że zachęty próbują przekupić pracowników, aby działali w określony sposób, zamiast skłonić ich do dobrowolnego wykazywania zachowań. Innym powszechnym zarzutem jest to, że takie programy pośrednio karzą pracowników, którzy muszą być bez pracy zgodnie z prawem.

Rodzice małych dzieci mogą czuć urazę wobec postrzeganego faworyzowania ich bezdzietnych współpracowników, którzy nie potrzebują zwolnienia chorobowego, aby opiekować się chorymi dziećmi.

Niektórzy krytycy twierdzą również, że zachęty do uczestnictwa wysyłają niewłaściwy komunikat o zwolnieniu lekarskim, co ma coraz większe znaczenie w dzisiejszym stresującym środowisku pracy. Jeśli korzystanie ze zwolnień lekarskich ma wyglądać na niewłaściwe zachowanie, pracodawcy ryzykują zachęcenie pracowników do przepracowania samych siebie aż do prawdziwej choroby.

Pracownicy, którzy zgodnie z prawem korzystają ze zwolnienia lekarskiego, mogą odczuwać presję, aby zgłaszać się do pracy, nawet jeśli są poważnie chorzy, co może skutkować znacznymi szkodami zdrowotnymi i zwiększonymi kosztami opieki zdrowotnej.

Najlepszym sposobem na stworzenie programu motywacyjnego jest najpierw zbadanie bieżącej polityki i stylu zarządzania, a następnie próba opracowania pomysłów na uniknięcie i zakazanie nadużyć. Na przykład niektórzy pracodawcy odkryli, na podstawie oceny wewnętrznej, że im mniej pracowników ma pracownik, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że będzie on nadużywał zwolnienia lekarskiego.

Poprzez badanie i zwracanie uwagi na zachowania pracowników i kierownictwa, organizacje mają większe szanse na stworzenie udanego programu motywacyjnego dotyczącego urlopu.