Rola i cel karty projektu

Projekty istnieją formalnie w organizacji z powodu karty projektu. Jest to dokument, który upoważnia do wykonania pracy i wyznacza kierownika projektu. Daje ci, jako kierownik projektu, mandat do wykonania opisanych w nim prac.

Najważniejszą rolą karty projektu jest określenie dokładnie, co osiągnie projekt. Przyjrzyjmy się, co jest w tym podstawowym dokumencie projektu.

Co dzieje się w karcie projektu?

Pierwsza część karty projektu określi nazwę projektu, nazwiska sponsora i kierownika projektu oraz datę przygotowania dokumentu. Potem wchodzisz w mięso dokumentu.

Główne części karty projektu są następujące.

• Cel projektu: To wyjaśnia, dlaczego projekt jest poszukiwany. Możesz odwołać się do uzasadnienia biznesowego lub umowy, która kieruje tym projektem, lub po prostu wyjaśnić, dlaczego ważne jest wykonanie tej pracy.
• Opis projektu: Wyjaśnij w tej sekcji, co projekt zamierza osiągnąć. Powinieneś podać szczegóły dotyczące przedmiotów, które mają zostać zbudowane lub usług, które mają zostać dostarczone.
• Budżet: w tym momencie możesz nie mieć wszystkich szczegółów dotyczących zadań projektu, więc nie możesz połączyć pełnego i szczegółowego budżetu projektu. Zanotuj wszelkie ograniczenia budżetowe lub wysoki początkowy zakres wydatków, których oczekujesz.

• Ryzyko: wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem. Ta część karty projektu stanowi wczesną wersję dziennika ryzyka projektu. Dokumentuj wszelkie ryzyka, o których wiesz w tym momencie, aby zespół zarządzający mógł zobaczyć, co może wpłynąć na dalszy rozwój projektu.
• Kamienie milowe: Jeśli znasz kamienie milowe wysokiego poziomu, włącz je do karty projektu w tej sekcji. Możesz przenieść je na swój wykres Gantta później, kiedy przyjdziesz, aby przygotować bardziej szczegółowy plan. W tej chwili szukasz tylko dat zrzuconych lub dowolnych elementów określonych w umowach, w których pracujesz.

• Cele projektu: Jest to bardzo ważna sekcja, ale może być trudna do zebrania. Próbujesz odpowiedzieć na pytanie: „Skąd będziemy wiedzieć, kiedy skończymy?” Zapisz, czego spodziewasz się po projekcie i jak będziesz wiedział, czy tam dotarłeś. Na przykład w projekcie mającym na celu uruchomienie systemu rejestracji czasu dla wszystkich działów celem może być: „Wszystkie zespoły będą używać systemu kart czasu do końca roku”. Należy również zanotować, kto będzie odpowiedzialny za wyrażenie zgody na osiągnięcie tego celu. Unika wszelkich problemów pod koniec projektu, gdzie nagle nikt nie jest gotowy do podpisania pracy jako kompletnej.

• Poziomy uprawnień menedżera projektu: Jeśli nie jest to jasne i udokumentowane gdzieś indziej, warto zamieścić w karcie część dotyczącą tego, co można zrobić bez uzyskiwania dalszych podpisów od osoby starszej. Ogólnie odnosi się do tego, jakie poziomy tolerancji zostały ustalone w budżecie i skali czasowej i będzie wyrażone w następujący sposób: „Kierownik projektu ma 10-procentową tolerancję budżetową i 5-procentową tolerancję zgodnie z harmonogramem. Wszelkie odchylenia powyżej tych zatwierdzonych limitów muszą być podpisane przez sponsora projektu. ”Możesz rozszerzyć tę sekcję, aby określić, co, jeśli w ogóle, uprawnienia kierownika projektu dotyczące zatrudniania i zwalniania pracowników z zespołu projektowego.

Zatwierdzenie karty projektu

Ostatnią częścią karty projektu jest sekcja zatwierdzeń. Kierownik projektu i sponsor projektu (lub osoba, która rozpoczęła pracę, jeśli nie został jeszcze wyznaczony sponsor długoterminowy), powinien podpisać i opatrzyć datą dokument. Dzisiaj prawdopodobnie będzie to poczta e-mail, więc przechowuj kopię autoryzacji e-mail w plikach projektu na wypadek, gdybyś musiał się z nią odwołać.