Jak wiedzieć, kiedy potrzebujesz polityki firmy

Zasady i procedury firmy zapewniają bezpieczne, zorganizowane, towarzyskie, wzmacniające i niedyskryminujące miejsce pracy. Polityki chronią pracowników przed ogólnodostępnym środowiskiem faworyzowania i niesprawiedliwego traktowania. Ale jeśli spróbujesz stworzyć zasady dla każdej sytuacji, nie będziesz miał takiej szerokości zarządzania, jakiej potrzebujesz, aby zaspokoić indywidualne potrzeby pracowników. Posiadanie zbyt wielu polityk zwiększa również prawdopodobieństwo, że menedżerowie zastosują je nierównomiernie i niesprawiedliwie.

Możesz osiągnąć zdrową równowagę. W większości przypadków, jeśli zwracasz się bezpośrednio do pracowników, którzy zachowują się w sposób nieodpowiedni dla Twojego miejsca pracy, nie musisz opracowywać nowej polityki firmy.

Wytyczne dotyczące polityki

Rozważ utworzenie polityki w następujących sytuacjach:

• Jeśli działania pracowników wskazują na dezorientację co do najwłaściwszego sposobu zachowania (kody ubioru, e-mail, zasady internetowe lub korzystanie ze smartfonów)
• Jeśli pracownicy potrzebują wskazówek dotyczących postępowania w typowych sytuacjach (standardy postępowania, wydatki na podróże lub zakup towarów firmy)
• Aby chronić firmę zgodnie z prawem (spójne śledztwo w sprawie nękania, niedyskryminacyjnego zatrudniania lub promocji)
• Przestrzeganie rządowych zasad i przepisów (FMLA, ADA, EEOC lub płaca minimalna)
• Aby ustalić spójne standardy pracy, zasady i przepisy (dyscyplina progresywna, zasady bezpieczeństwa, zasady łamania lub zasady palenia)

• Zapewnienie spójnego i sprawiedliwego traktowania pracowników (uprawnienia do zasiłku, płatny urlop, pomoc w nauce, okres żałoby lub obowiązek ławy przysięgłych)

Mogą istnieć inne powody do opracowania polityki. Pamiętaj jednak, że nie pozwól, aby złe zachowanie jednego pracownika wymusiło wdrożenie polityki, która wpłynie na innych pracowników.

Wyjaśnij cele polityki

Po ustaleniu, że polityka jest konieczna, udokumentuj na piśmie swoje cele dotyczące tworzenia polityki. Jeśli to możliwe, powiedz pracownikom, dlaczego realizujesz politykę. Uwzględnij wystarczającą ilość szczegółów w polityce, aby jasno określić pozycję firmy, ale nie próbuj uwzględniać każdej potencjalnej sytuacji.

Utrzymuj politykę tak krótką i prostą, jeśli to możliwe, ale niektóre zasady dotyczące obszarów prawnych - takie jak podejście firmy do ustawy o medycynie rodzinnej i urlopie, dyskryminacja lub dochodzenie w sprawie skarg, lub system dyscypliny progresywnej - mogą wymagać długiego i kompleksowego.

Zbierać informacje

Sprawdź przykładowe zasady. Możesz mieć problem ze znalezieniem przykładu, który jest dokładnie zgodny z warunkami firmy, językiem i kulturą, ale możesz użyć przykładowych zasad jako podstawy, zamiast pisać zasady od podstaw.

Możesz także subskrybować usługę, która udostępnia próbki zasad. Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) zapewnia również próbki dla członków.

W niektórych przypadkach możesz porozmawiać z adwokatami prawa pracy, aby zobaczyć, co mają do dyspozycji. Zwłaszcza gdy nowe prawo przechodzi lub Departament Pracy wydaje nowe zasady, kancelarie prawne piszą ogólne zasady dla swoich klientów, które można dostosować do swoich potrzeb.

Opracuj, napisz i przejrzyj zasady

Napisz politykę, używając prostych słów i pojęć. Porozmawiaj bezpośrednio z pracownikami, którzy będą czytać, egzekwować i żyć zgodnie z polityką.

Po każdym akapicie zadaj sobie pytanie, jakie pytania, aby upewnić się, że polityka obejmuje podstawowe i normalne wyjątki i pytania. Nie przejmuj się jednak tym; żadna polityka nie obejmie wszystkich możliwych zdarzeń losowych.

Wybierz grupę pilotażową kilku pracowników, aby zapoznać się z zasadami i zadawać pytania, aby ustalić, czy pracownicy będą w stanie je zrozumieć i postępować zgodnie z nimi. Przepisz zasady na podstawie opinii.

Uzyskaj wsparcie zarządzania i przegląd prawny

Przejrzyj zasady z menedżerami, którzy będą musieli stosować się do zasad, aby uzyskać wsparcie i prawo własności do polityki. Chociaż prawdopodobnie rozpocząłeś ten proces, gdy zidentyfikowałeś potrzebę polityki, kluczowe znaczenie ma wsparcie zarządzania podczas wdrażania polityki.

Jeśli polityka ma skutki prawne, ma charakter sporny lub ma osobiste implikacje dla pracowników (takie jak procedury bezpieczeństwa), pozwól swojemu adwokatowi zapoznać się z polityką przed jej rozpowszechnieniem. Upewnij się, że przekazujesz swojemu adwokatowi, że chcesz, aby polisa została poddana przeglądowi ze względu na jej konsekwencje prawne i odpowiednie sformułowanie, ale nie chcesz, aby przepisano ją w sposób legalny.

Wdrożenie polityki

Rozpowszechniaj i przeglądaj nową politykę pracownikom w małych grupach, indywidualnie lub na spotkaniu firmowym, w zależności od tego, czy polityka jest kontrowersyjna i jak łatwo jest to zrozumieć. Daj pracownikom szansę zadawania pytań.

Przekaż pracownikom kopię polisy i poproś ich o podpisanie się, które otrzymali i zrozumieli. Powinny zachować kopię dla własnych plików.

Oświadczenie dotyczące polityki przykładowej

To jest przykładowa instrukcja podpisywania, której należy użyć:

Potwierdzam otrzymanie i zrozumienie polityki Twojej firmy. Polityka obowiązuje Data do odwołania.

_______________________________________________________

Podpis pracownika

_______________________________________________________

Nazwisko pracownika (proszę wydrukować)

________________________________

Data

Zdecyduj, w jaki sposób będziesz komunikować politykę w przyszłości

Dołącz politykę do podręcznika pracownika. Możesz także chcieć, aby polisa stała się częścią Twojej orientacji na nowych pracowników. Niektóre firmy umieszczają polityki w swoim intranecie lub folderze zasad na wspólnym dysku sieci komputerowej. Określ, czy chcesz rozpowszechniać politykę również za pomocą dodatkowych metod.

Dane i archiwizuj poprzednie polityki, które ta polityka zastępuje. Możesz ich potrzebować do celów prawnych lub w celach informacyjnych.

Interpretuj i integruj politykę

Twoje zastosowanie zasad i praktyk pracy określi rzeczywiste znaczenie polityki. Pamiętaj, aby być konsekwentnym i uczciwym, gdy interpretujesz politykę w czasie. Jeśli uważasz, że twoje praktyki różnią się od pisemnych zasad, przejrzyj i przepisz zasady zgodnie z potrzebami.

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez światową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.