Lista umiejętności administracyjnych i przykłady

Umiejętności administracyjne są związane z prowadzeniem firmy lub organizowaniem biura. Umiejętności administracyjne są potrzebne do różnych zadań, od asystentów po sekretarzy i kierowników biur. Pracownicy w prawie każdej branży i firmie potrzebują silnych umiejętności administracyjnych.

Poniżej znajduje się lista pięciu najważniejszych umiejętności administracyjnych, w tym wykaz powiązanych umiejętności administracyjnych, których pracodawcy poszukują u kandydatów do pracy. Rozwijaj te umiejętności i podkreślaj je w aplikacjach o pracę, życiorysach, listach motywacyjnych i wywiadach. Im bliżej pasują dane uwierzytelniające do tego, czego szuka pracodawca, tym większe są szanse na zatrudnienie.

Jak korzystać z list umiejętności

Możesz korzystać z tych list umiejętności w trakcie procesu poszukiwania pracy.

Oczywiście każde zadanie będzie wymagało różnych umiejętności i doświadczeń, więc uważnie przeczytaj opis stanowiska i skup się na umiejętnościach wymienionych przez pracodawcę. Przejrzyj także nasze listy umiejętności wymienione według zawodu i rodzaju umiejętności.

Po pierwsze, możesz użyć tych słów umiejętności w swoim CV. W opisie swojej historii pracy możesz użyć niektórych z tych słów kluczowych.

Po drugie, możesz ich użyć w swoim liście przewodnim. W treści listu możesz wymienić jedną lub dwie z tych umiejętności i podać konkretne przykłady czasu, w którym wykazałeś te umiejętności w pracy.

Na koniec możesz użyć tych słów umiejętności w swoim wywiadzie. Upewnij się, że masz przynajmniej jeden przykład na czas, w którym pokazałeś każdą z pięciu najlepszych umiejętności wymienionych tutaj.

Przykłady umiejętności administracyjnych

Zdolności do porozumiewania się

Komunikacja to krytyczna umiejętność administracyjna. Pracownicy administracyjni często muszą kontaktować się z pracodawcami, pracownikami i klientami, osobiście lub przez telefon. Ważne jest, aby mówili jasno i głośno, zachowując pozytywny ton.

Bycie dobrym komunikatorem oznacza również bycie dobrym słuchaczem. Musisz uważnie słuchać pytań i wątpliwości klientów.

Niezwykle ważne są również umiejętności komunikacji pisemnej. Większość stanowisk administracyjnych wiąże się z dużą ilością pisania. Pracownicy administracyjni mogą pisać notatki dla swoich pracodawców, pisać materiały na stronie internetowej firmy lub komunikować się z ludźmi za pośrednictwem poczty elektronicznej. Muszą umieć pisać jasno, dokładnie i profesjonalnie.

• Odpowiadanie na telefony
• Korespondencja biznesowa
• Dzwonienie do klientów
• Relacje z klientami
• Porozumiewanie się
• Korespondencja
• Obsługa klienta
• Klienci kierujący
• Redagowanie
• E-mail
• Odkładanie do akt
• Pozdrowienia klientów
• Powitanie pracowników
• Pozdrowienia gości
• Interpersonalne
• Słuchający
• Komunikacja werbalna
• Prezentacja
• Public Relations
• Publiczna przemowa
• Recepcjonista
• Stenografia
• Praca zespołowa
• Pisanie
• Komunikacja pisemna

Umiejętności technologiczne

Pracownicy administracyjni muszą obsługiwać różne narzędzia technologiczne, od pakietu Microsoft Office Suite po WordPress i programy do planowania online. Muszą także korzystać z urządzeń biurowych, takich jak faksy, skanery i drukarki, i często je konserwować.

• Komputer
• Desktop Publishing
• Zarządzanie dokumentami
• Faksowanie
• Internet
• Prowadzenie dokumentacji biurowej
• Microsoft Office
• Wyposażenie biura
• Zamawianie materiałów biurowych
• przetwarzanie zamówienia
• Perspektywy
• QuickBooks
• Ewidencjonowanie
• Badania
• Uruchamianie maszyn biurowych
• Oprogramowanie
• Arkusze kalkulacyjne
• Czas i rozliczenia
• Transkrypcja
• Pisanie na maszynie
• Pisanie z dyktowania
• Przygotowanie wideokonferencji
• Poczta głosowa
• Przetwarzanie tekstu

Organizacja

Zadania administracyjne wszystkich rodzajów wymagają silnych umiejętności organizacyjnych. Bycie zorganizowanym pozwala pracownikowi administracyjnemu żonglować wieloma zadaniami. Muszą zarządzać różnymi kalendarzami, planować spotkania i utrzymywać porządek w biurze.

• Precyzja
• Ustawienie spotkania
• Dbałość o szczegóły
• Dane do faktury
• Księgowość
• Kalendarz i dokowanie
• Urzędniczy
• Wydajność
• Odkładanie do akt
• Inwentarz
• Znajomość prawna
• Wielozadaniowość
• Administracja biurowa
• Zarządzanie biurem
• Sortowanie i dostarczanie poczty
• Zarządzanie czasem
• Organizacja podróży

Planowanie

Inną ważną umiejętnością administracyjną jest możliwość planowania i planowania z wyprzedzeniem. Może to oznaczać zarządzanie czyimiś spotkaniami, tworzenie planu, kiedy pracownicy są chorzy, lub opracowywanie planów procedur biurowych. Administrator musi być w stanie planować z wyprzedzeniem i przygotowywać się na wszelkie potencjalne problemy biurowe.

• Koordynacja zdarzeń
• Umawianie spotkań
• Planowanie spotkań
• Ustalanie priorytetów

Umiejętność rozwiązywania problemów

Rozwiązywanie problemów lub umiejętności krytycznego myślenia są ważne dla każdej pozycji administracyjnej. Często są to ludzie, do których pracownicy i klienci przychodzą z pytaniami lub problemami. Administratorzy muszą umieć słyszeć różne problemy i rozwiązywać je za pomocą krytycznego myślenia.

• Kontrola
• Relacje między pracownikami
• Relacje z klientami
• Mediacja
• Rozwiązanie problemu
• Trening

Powiązane umiejętności: Umiejętności Office Manager | Umiejętności recepcjonistki | Umiejętności asystenta osobistego | Umiejętności komputerowe | Umiejętności asystenta wykonawczego | Umiejętności Asystenta pakietu Office