5 kluczowych elementów udanego projektu

01 Zaangażowany sponsor projektu

Sponsorem projektu jest osoba wysokiego szczebla w organizacji, która jest właścicielem projektu. Zaangażowany sponsor projektu oczekuje, że projekt odniesie sukces i zrobi wszystko, co w jego mocy, aby zapewnić sukces.

Sponsor projektu ma cztery podstawowe obowiązki związane z projektem. Po pierwsze sponsor wspiera projekt. On lub ona publicznie i prywatnie kibicuje zespołowi projektowemu. Po drugie, sponsor wspiera kierownika projektu. Gdy kierownik projektu potrzebuje usuniętych przeszkód, dzwoni do sponsora, aby uzyskać pomoc, ponieważ sponsor ma siłę organizacyjną, aby coś się stało. Po trzecie, sponsor dostosowuje zasoby, udostępniając je bezpośrednio lub współpracując z innymi osobami wysokiego szczebla, aby uzyskać zasoby. Kiedy sponsor jest silnym mistrzem projektu, rówieśnicy sponsora są bardziej skłonni do wniesienia znacznych zasobów. Po czwarte, sponsor ułatwia podejmowanie decyzji. Gdy zespół projektowy zatapia się, sponsor może pośredniczyć w podjęciu decyzji lub wydać decyzję.

Sponsor pozostaje informowany poprzez stałą komunikację z kierownikiem projektu. Oba te elementy współpracują ze sobą, aby określić, kiedy sponsor musi wkroczyć i bardziej intensywnie wykonywać obowiązki sponsora na rzecz wsparcia kierownika projektu. Na przykład kierownik projektu może mieć problemy z uzyskaniem informacji z działu finansowego organizacji. Sponsor projektu może zwrócić się do dyrektora finansowego o sytuację i poprosić, aby zadanie uzyskania informacji było traktowane priorytetowo powyżej zadań konkurencyjnych.

02 Jasne cele i zakres

Przed ukończeniem lub zaplanowaniem prac nad projektem sponsor projektu musi określić cele i zakres projektu. Cele to wielkie rzeczy, które projekt ma osiągnąć. Weźmy na przykład projekt ulepszania oprogramowania. Dział kadr korzysta z dobrze znanego, dostosowywanego oprogramowania biznesowego do zarządzania listą płac. Organizacja chce dodać moduł do zarządzania nauczaniem. Celem projektu jest dostosowanie oprogramowania do zarządzania nauczaniem do potrzeb biznesowych organizacji i zintegrowanie go z istniejącym systemem płac.

Zakres określa parametry projektu. Kontynuacja przykładu projektu oprogramowania; zakres tego projektu ogranicza się do wprowadzenia systemu zarządzania uczeniem się i zintegrowania go z systemem płac. Wiele razy pomocne jest zidentyfikowanie rzeczy, które są poza zakresem, aby zrozumieć, co jest w zasięgu. W przypadku tego projektu dodanie innych modułów jest poza zakresem. Dział księgowości nie może przyjść do kierownika projektu i poprosić o rozliczenia, należności lub moduły do ​​zapłaty.

Dodanie modułu po zdefiniowaniu projektu umożliwia pełzanie zakresu. Dobrzy sponsorzy projektów i kierownicy projektów chronią się przed pełzaniem zakresu i są bardzo niechętni dodaniu zakresu w połowie projektu. Zwiększenie zakresu projektu zwiększa zapotrzebowanie na zasoby, takie jak czas i pieniądze. Dodatkowo praca nad dodatkowym zakresem naraża jakość produktów pracy.

03 Dobry kierownik projektu

Kierownik projektu planuje pracę i organizuje zasoby, aby wykonać projekt. Ta osoba jest łącznikiem między sponsorem projektu, który wyznacza wizję, a zespołem projektowym, który ją realizuje. Kierownik projektu, stosownie do okoliczności i na czas, przedstawia interesariuszom informacje wejściowe.

Kierownicy projektów zazwyczaj mają następujące cechy, które pomagają im przenieść projekt:

• Kierownicy projektów to planiści. Myślą o kolejności pracy i wiedzą, co musi się wydarzyć, gdy zespół wykona zadanie. Robią dobre plany, ale także wiedzą, kiedy być elastycznym i odejść od planu.
• Kierownicy projektów są godni zaufania. Dzięki ich sukcesowi zależnemu od pracy innych, kierownicy projektów potrzebują ludzi, aby zaufali ich dobrej woli i kompetencjom. Zaufanie jest szczególnie ważne w relacjach między kierownikiem projektu a sponsorem projektu.
• Kierownicy projektów są ekstrawertyczni, ponieważ ogromna większość ich pracy polega na komunikacji.

Trzymają ludzi odpowiedzialnych za swoje zobowiązania. Oto przykład. Kierownik zespołu projektowego powiedział kierownikowi projektu, że członek zespołu może poświęcić projektowi cztery godziny w tygodniu. Ten członek zespołu przegapił dwa cotygodniowe spotkania z rzędu i nie poczynił żadnych postępów w przydzielonych mu zadaniach w strukturze podziału pracy. Po pierwszym nieudanym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z członkiem zespołu, aby omówić nieobecność i nieodebrane terminy. Członek zespołu powiedział, że ma pilniejsze priorytety. Kierownik projektu podejrzewał, że to nieprawda, więc po drugim nieobecnym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z przełożonym członka zespołu. Kierownik powiedział kierownikowi projektu, że upewni się, że zachowanie członka zespołu się odwróci.

04 Zaangażowani interesariusze

Interesariuszami projektu są ludzie, którzy są żywotnie zainteresowani sukcesem projektu, ale nie są członkami zespołu projektowego. Nie myślą o projekcie codziennie, tak jak robią to menedżer projektu lub członkowie zespołu projektowego, ale chcą być na bieżąco z krytycznymi decyzjami i ogólnym postępem w realizacji celów projektu.

Zainteresowane strony mają motywację do nadążania za działaniami projektowymi, ale obowiązkiem kierownika projektu jest sprowadzenie ich na margines w sposób, który przyspieszy prace nad celami projektu. W wielu przypadkach robi to delikatną równowagę między zbyt dużym wkładem a zbyt małym wkładem. Interesariusze nie mogą liczyć na każdą decyzję. To zepsułoby projekt i zmusiło każdą decyzję do walki. I odwrotnie, interesariuszy nie można wyłączyć, ponieważ istotnym aspektem niemal każdego projektu jest zadowolenie interesariuszy.

05 Dedykowani członkowie zespołu projektowego

Członkowie zespołu projektowego wykonują prace projektu. Wielokrotnie członkowie zespołu projektowego są przydzielani do projektu, oprócz ich zwykłych obowiązków, co oznacza, że ​​nie ma redukcji w innych pracach, aby zrekompensować dodatkową pracę związaną z projektem. Kierownicy projektów mogą pomóc członkom zespołu negocjować z ich przełożonymi w tej kwestii, ale kierownik projektu nie ma kontroli nad obowiązkami członków projektu poza projektem.

Dedykacja członków zespołu do projektu jest bardzo cenna. Bez poświęcenia, terminy poślizgu, a produkty pracy nie są dobrej jakości. Dedykowani członkowie zespołu są zmotywowani do realizacji celów projektu na czas, w ramach budżetu i zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi.