Role i obowiązki lidera spotkania

Liderem spotkania jest pracownik odpowiedzialny za planowanie, organizowanie, zarządzanie szczegółami i zapraszanie uczestników na spotkanie. Są to pracownicy odpowiedzialni za postępy w rzeczywistym spotkaniu. Podejmują działania przed, w trakcie i po spotkaniu, aby upewnić się, że spotkanie osiągnie zamierzone cele.

Kto prowadzi spotkanie?

Lider spotkania jest kluczem do sukcesu spotkań i zespołów. Pracownik, który służy jako lider spotkania, jest niezwykle ważny. Na niektórych spotkaniach liderem jest szef działu, lider zespołu lub osoba wyznaczona przez kierownictwo wyższego szczebla do kierowania inicjatywą. Pracownicy ci zostali wybrani do pełnienia roli przywódczej ze względu na ich postrzegane umiejętności jako menedżera lub lidera.

Innym razem pracownik może naturalnie wyłonić się jako lider. Ci liderzy to pracownicy, których inni pracownicy szanują i szanują. W innych przypadkach zespół może zdecydować o zmianie roli przywódczej wśród wszystkich członków. Pozwala to wszystkim członkom zespołu na dalsze rozwijanie swoich umiejętności jako liderów spotkań i generowanie udanych spotkań.

Obowiązki lidera spotkania

Poniżej przedstawiono kluczowe obowiązki lidera spotkania.

• Określa cel, zadanie lub cel, który musi zostać osiągnięty. Często jest to zadanie lub część opisu stanowiska lidera.
• Decyduje o tym, czy spotkanie jest najlepszą możliwą metodą uzyskania celu lub celu lub osiągnięcia pożądanego rezultatu. Odpowiedz na pytanie: czy spotkanie jest potrzebne?
• Określa, kto ma pomóc w planowaniu spotkania.
• Z zespołem lub liderem decyduje o porządku obrad spotkania. (W bieżących spotkaniach zadanie to jest realizowane pod koniec bieżącego spotkania.)
• Określa najczęściej datę, godzinę i lokalizację za pomocą wspólnego kalendarza organizacyjnego.

• Stanowi wstępną pracę podczas spotkań, takich jak czytanie, informacje finansowe, historia, powiązane minuty spotkania zespołu i tak dalej.
• Zaprasza uczestników i rozdziela zadania oraz pracę wstępną, pozwalając na jak najwięcej czasu, aby uczestnicy przyjechali przygotowani na spotkanie.
• Zapewnia, że ​​na spotkaniu znajduje się rejestrator lub odbiorca minut, aby udokumentować postępowanie i wszelkie zobowiązania, elementy działań lub decyzje. Wyznacza chronometrażystę, gdy jest to konieczne dla uporządkowanego przebiegu spotkania.
• Może użyć lodołamacza, aby rozgrzać uczestników i stworzyć środowisko, w którym uczestnicy spotkania będą swobodnie komunikować się ze sobą i wymieniać pomysły i informacje.

• Przybywa wcześnie i prowadzi spotkanie, utrzymując je na zadaniu, na drodze i angażując wszystkich uczestników, więc każdy czuje, że ich obecność była niezbędna na spotkaniu. Zapewnia to ich udział w następnym spotkaniu
• Przyprawia spotkanie firmowe, aby uczestnicy nie czuli się nudni i znudzeni. Bez względu na to, czy korzystasz z lodołamaczy, humoru czy zabawnych przykładów, żadne spotkanie nie powinno się zakończyć bez śmiechu.
• Zapewnia, że ​​kolejne kroki i elementy akcji są przydzielane i obsługiwane.
• Omawia spotkanie i planuje porządek obrad następnego spotkania.

• Nawiązuj kontakty z uczestnikami między spotkaniami, aby upewnić się, że elementy akcji są na dobrej drodze i zaoferuj pomoc i / lub zasoby, jeśli wolontariusz doświadcza problemów.

Dodatkowe role lidera

Lider spotkania bierze na siebie te obowiązki, ale ma także role związane z komunikacją, raportowaniem i wynikami członków zespołu.

Każdy członek zespołu lub spotkania, który jest przekrojowy, ma obowiązek informować swój dział lub funkcję o działaniach i postępach spotkania lub zespołu. Obowiązkiem jest także uzyskanie informacji od współpracowników, którzy nie są w zespole lub na spotkaniu. Nie każdy pracownik może uczestniczyć w każdym spotkaniu.

Lider ma dodatkową odpowiedzialność za utrzymywanie kierownictwa wyższego szczebla i informowanie go poprzez skuteczną komunikację i informacje zwrotne. Budowanie własności od pracowników spoza zespołu lub spotkania, zwłaszcza liderów organizacji, zapewnia, że ​​zespół lub spotkanie z powodzeniem rozwija, wdraża i integruje swoje rozwiązania lub pomysły.

Jeśli uczestnik spotkania działa nieskutecznie podczas spotkania, lider ma obowiązek skorygować zachowanie poprzez skuteczne techniki prowadzenia spotkań podczas spotkania i efektywny coaching poza spotkaniem. Uczestnik spotkania, który monopolizuje spotkanie ze swoimi opiniami lub krytykuje innych członków za swoje, musi zostać skorygowany, zanim jednostka sabotuje sukces spotkania.

Działania te są konieczne, dopóki uczestnicy spotkania nie osiągną poziomu komfortu i dojrzałości, który pozwoli im pomagać liderowi, podśpiewując sobie, gdy rozwijają się nieskuteczne wydarzenia, a dysfunkcyjni członkowie przerywają postęp.

Skuteczny lider spotkania nie gwarantuje, że projekt lub zespół będzie działał pomyślnie, ale jest on kluczowym czynnikiem, jeśli projekty, departamenty, spotkania lub zespoły odnoszą sukces.

Protokoły z posiedzeń są skutecznym czynnikiem przyczyniającym się do udanych spotkań, gdy protokoły są odpowiednio napisane i rozpowszechniane w odpowiednim czasie.