Jak wybrać technologię informacyjną zasobów ludzkich

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) jest niezbędny dla firm do zarządzania ich planami świadczeń i informacjami o pracownikach. Technologia zarządzania korzyściami nie jest już przyjemna, ale musi pomóc HR zarządzać zarówno morzem informacji, jak i pieniędzmi wydawanymi na plany świadczeń, ponieważ HR stoi w obliczu ograniczonych zasobów i stale zmieniających się danych.

Ale skąd HR i inni menedżerowie wiedzą, że wybierają najlepszą technologię informatyczną HR do zarządzania wszystkimi szczegółami i że wybrane przez nich rozwiązanie wytrzyma próbę czasu?

Poniżej znajdują się kluczowe pytania, które należy zadać i odpowiedzieć w procesie wyboru technologii informacyjnej zasobów ludzkich.

Jaki jest stopień elastyczności i skalowalności, jaki zapewnia oprogramowanie informatyczne HR?

Specjaliści ds. Zasobów ludzkich powinni określić, czy oprogramowanie może importować dane z wielu arkuszy kalkulacyjnych Excel, baz danych i dokumentów papierowych oraz poziom, z jakim może on łączyć się z wszystkimi innymi potrzebnymi systemami i danymi.

Oprogramowanie powinno być w stanie pobierać i filtrować informacje z wielu źródeł. Najlepiej byłoby, gdyby proces ten był również zautomatyzowany. Wiele rozwiązań rejestracji online wymaga ręcznej manipulacji danymi, zanim uda się do przewoźnika w celu aktualizacji ich systemów. Automatyzacja formatu aktualizacji, harmonogramu transmisji i metody dostarczania może pomóc w wyeliminowaniu problemów związanych z rozliczeniami i kwalifikowalnością.

Czy oprogramowanie będzie w stanie zaspokoić wymagania regulaminu HR i firmy HR?

Naprawdę zdolny silnik rejestracji oceni każdą aktywność rejestracyjną i zastosuje wszelkie niezbędne kombinacje reguł, komunikatów, monitów i opcji specjalnie zaprojektowanych, aby spełnić wymagane wymagania kwalifikacyjne. Oprogramowanie powinno uwzględniać wszelkie zasady kwalifikowalności obowiązujące firmę i przewoźników.

Czy technologia informatyczna HR będzie w stanie rozwijać się i skalować wraz z organizacją?

HR powinien ocenić zdolność technologii do rozwoju w miarę, jak firma zatrudnia nowych pracowników, biura, zmiany świadczeń i zasady. HR powinien zapytać o progi dla każdego z tych elementów.

Czy oprogramowanie technologiczne może integrować się z innymi systemami?

Listy płac i inne funkcje często dzielą wiele tych samych informacji co zarządzanie świadczeniami. Dział HR może uzyskać większą wydajność, gdy dane i inne informacje o pracownikach wprowadzone do jednego systemu są udostępniane innym systemom. Śledzenie rekrutacji pracowników to kolejna potrzebna funkcja.

Kto jest odpowiedzialny za wdrażanie lub budowanie rozwiązania?

Jaki poziom szkolenia dotyczy? Niektóre rozwiązania wymagają, aby klient był bardzo zaangażowany w początkową implementację, co może być przytłaczające dla już zajętych administratorów HR.

Dział kadr powinien mieć jasne zrozumienie poziomu szkolenia i wiedzy technicznej, które będą wymagane, oraz oczekiwanego czasu. Kwestionowanie dostawców rozwiązań w tym temacie może zapewnić wgląd w subtelne obszary, które początkowo mogą wydawać się proste, a jednocześnie obejmować znaczną wiedzę technologiczną. HR może następnie określić konkretne zadania, które mogą być tak kłopotliwe, aby realistycznie utrudniać realizację, potencjalnie zmniejszając wartość technologii informacyjnej HR i zwrot z inwestycji.

Czy istnieje opłata za szkolenie?

Należy również ocenić koszty szkolenia - w tym czas wolny i koszty podróży w przypadku podróży poza terenem zakładu. HR musi zdawać sobie sprawę ze wszystkich twardych i miękkich kosztów związanych z przyjęciem technologii informacyjnej HR.

Kto będzie właścicielem danych?

Odpowiedzią na to pytanie powinna być organizacja Human Resources. Firmy powinny być w stanie przetransportować swoje dane do dowolnego dostawcy usług aplikacji (ASP). Jeśli dane znajdują się na serwerze zastrzeżonym operatora, firma może czasami zostać obciążona dodatkowymi opłatami, jeśli zmieni przewoźników.

Jakie rodzaje konserwacji i utrzymania są wymagane? Gdy oprogramowanie jest instalowane na stacjach roboczych lub serwerach firmy, często wymagane są regularne aktualizacje tej technologii, które mogą być kłopotliwe w planowaniu i zarządzaniu. Aktualizacje technologii informatycznej HR są często wykonywane automatycznie za pomocą oprogramowania dostępnego online za pośrednictwem modelu Application Service Provider (ASP) lub Software as a Service (SaaS).

Jakie środki bezpieczeństwa są wbudowane w technologię informatyczną HR?

Jeśli oprogramowanie jest dostępne online, poprzez model ASP lub SaaS, dostawca powinien oferować codzienne kopie zapasowe, serwery kopii zapasowych i dodatkowe warstwy ochronne. Powinny istnieć dodatkowe systemy i procedury, aby zabezpieczyć informacje przed utratą lub dostępem osób nieupoważnionych. HR, w porozumieniu z innymi menedżerami, powinien mieć wyłączne uprawnienia do decydowania, kto będzie miał dostęp do technologii informacyjnej HR i w jakim stopniu.

Czy pracownicy będą mogli zarejestrować się w planach świadczeń i dokonać zmian w czasie rzeczywistym na podstawie swoich danych osobowych i wyboru planu?

Dostęp pracowników powinien być dany, biorąc pod uwagę powszechny, ogólny dostęp do komputerów.

Większość populacji pracowników ma dostęp do Internetu w domu. Samoobsługa pracowników zapewnia ogromny potencjał, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. Dobry system samoobsługowy sprawnie poprowadzi pracowników poprzez wprowadzanie informacji o sobie i swoich bliskich.

System powinien jasno przedstawiać dostępne plany i umożliwiać pracownikom dokonywanie wyborów według własnego uznania, upraszczając te działania w trakcie procesu za pomocą kreatorów. Pracownicy powinni również mieć możliwość dodawania osób zależnych i zmiany informacji w razie potrzeby, 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, przez cały rok.

Są to dodatkowe pytania, na które należy odpowiedzieć, oceniając potrzeby związane z technologią informacyjną działu kadr w organizacji.

Czy technologia zapewni kadrze z urzędem decydowanie o tym, kto będzie miał dostęp i do jakiego stopnia?

W tym samym duchu, który zapewnia dostęp dla pracowników, technologia powinna dać HR ostatnie słowo. HR powinien mieć uprawnienia do zatwierdzania wszystkich danych przed ich przesłaniem do przewoźników, a także określać zakres, w jakim pracownicy i inni mają dostęp.

Jakie rodzaje możliwości raportowania są dostępne w technologii informacyjnej Hr?

Technologia raportowania powinna oferować wiele widoków i formatów (arkusz kalkulacyjny, PDF, HTML), ocenę dużego obrazu i możliwość drążenia w dół w celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji. Dział kadr powinien być w stanie ocenić w dowolnym momencie zapisy do określonych planów, zaległych działań i zmian w danych demograficznych pracowników w odniesieniu do świadczeń i innych danych pracowników.

Czy oprogramowanie oferuje określone funkcje, które pomagają oszczędzać czas HR?

W zależności od potrzeb działu, dział HR może zapytać o zdolność technologii do przetwarzania informacji w partiach, zarządzać powiadomieniami i rozliczeniami dotyczącymi zasad COBRA, udostępniać narzędzia do samodzielnego rozliczania i uzgadniania rachunków oraz konkretne raporty.

Czy oprogramowanie oferuje konkretne funkcje, które pomagają HR lepiej komunikować się z pracownikami?

Niektóre programy dają HR elastyczność w komunikowaniu się z pracownikami na wielu poziomach - za pośrednictwem masowych wiadomości e-mail, elektronicznych tablic ogłoszeń i określonych kryteriów filtrowania (takich jak lokalizacja, dział, plany ubezpieczeniowe, status rejestracji, stan przejścia na emeryturę i inne) za pośrednictwem System informatyczny HR. Posiadanie wielu środków komunikacji może dodatkowo zautomatyzować procesy i pomóc HR lepiej ukierunkować wiadomości.

Czy oprogramowanie oferuje konkretne funkcje, które pomagają HR lepiej komunikować się z pracownikami?

Oprócz umożliwienia HR zatwierdzania transakcji, wiele systemów informatycznych HR zapewnia również możliwości HR, które służą jako strażnik w kontrolowaniu rachunków przewoźników, aby upewnić się, że zgadzają się z danymi w systemie. To może:

• zapewnić dokładność faktur przewoźnika
• oszczędzaj czas i pieniądze
• pomagać w terminowym dostarczaniu zapisów pracowników, oraz
• zwiększyć potwierdzenie kwalifikowalności, gdy pracownicy udają się na opiekę.

W jaki sposób informacje będą wymieniane z przewoźnikami?

I kto będzie odpowiedzialny za tę interakcję? Integracja systemu informatycznego HR powinna być oceniana nie tylko przez liczbę operatorów, z którymi oprogramowanie ma relacje, ale przez rodzaj połączenia, które umożliwia. Zapewnienie udanej interakcji z przewoźnikami za pomocą oprogramowania do zarządzania korzyściami wymaga wielu kroków, w tym:

• zbieranie spisu danych wstępnego wdrożenia;
• ustanowienie wstępnej integracji dla bieżącej wymiany informacji;
• koordynowanie codziennych lub cotygodniowych interakcji w celu upewnienia się, że dane są odbierane i dokładnie stosowane;
• przeglądanie bieżących aktualizacji;
• zapewnienie spełnienia wymagań przewoźnika dotyczących rejestracji zgodnie z przepisami; i
• promowanie proaktywnych relacji z każdym przewoźnikiem w celu poprawy relacji wymiany danych.

Wiedza, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, jest niezbędna do pełnego zrozumienia oferty produktu. Każdy dostawca oprogramowania zaoferuje inny poziom integracji, dostarczając niektóre z wszystkich zadań opisanych powyżej. HR powinien współpracować z dostawcami, którzy wykazują silne, ciągłe i płynne relacje z wybranymi przewoźnikami firmy.

Wielu dostawców umożliwia transmisję ogólnego pliku ANSI 834, który może, ale nie musi zostać zaakceptowany przez przewoźnika, co często zależy od wielkości grupy.

Menedżerowie powinni szukać dostawców oferujących czyste, zatwierdzone przelewy (zapewniające kwalifikowalność transakcji), dostosowanych do potrzeb każdego przewoźnika, aby uniknąć problemów. Powinni również zwrócić się do dostawców, którzy mają dedykowany dział EDI (Electronic Data Interchange) do interakcji z własnym, specyficznym językiem przesyłania.

Jaki poziom obsługi klienta jest zapewniony?

Czy za usługę pobierana jest dodatkowa opłata? Dział kadr powinien określić poziom dostępu do dostarczanej pomocy, a co to znaczy obsługę klienta - pomoc online za pośrednictwem bazy danych, czat online, wsparcie e-mail, rozmowy z żywą osobą lub ich kombinację. Biorąc pod uwagę wrażliwość świadczeń i inne informacje HR, menedżerowie powinni oczekiwać odpowiedzi na zapytania w ciągu 24 godzin od bezpośredniego kontaktu, który może pomóc.

Jaki jest koszt systemu informatycznego HR i czy przewyższa on korzyści?

HR powinien oszacować całkowity koszt systemu informatycznego HR, w tym wszystkie opłaty roczne, miesięczne i jednorazowe, wraz z dostarczonymi świadczeniami. Nieco droższy system może więcej niż zapłacić za różnicę dzięki funkcjom, które umożliwiają pracownikom utrzymanie własnych rekordów i oferują większą wygodę, oszczędność czasu i dokładność. Czynniki te należy rozważyć i rozważyć przy wyborze systemu informatycznego HR.

Rośnie zapotrzebowanie na systemy informatyczne HR. Dzięki personelowi HR znajdującemu szeroki wachlarz opcji w systemach informatycznych HR coraz ważniejsza jest analiza i ważenie wszystkich dostępnych opcji.

Wybór systemu informatycznego HR należy postrzegać jako inwestycję, która będzie rosła wraz z działem i potrzebami firmy. Te pytania doprowadzą Cię do odpowiedniego systemu informatycznego HR dla Twojej firmy.