Wskazówki dotyczące pisania listu sympatii do pracownika

Kiedy pracownik lub współpracownik doświadcza żałoby lub żalu, możesz podjąć kroki jako pracodawca, aby wyrazić współczucie. Możesz także pomóc jednostce zarządzać jej potrzebami w trakcie choroby, śmierci lub innego smutnego wydarzenia.

Bez względu na to, co jeszcze zrobisz, aby współczująco pomóc swojemu pracownikowi lub współpracownikowi, prawie zawsze właściwe jest napisanie listu o współczuciu. Notatki kondolencyjne są zawsze cenione przez pracowników podczas ich żałoby.

Ten szablon pomoże Ci napisać własny list sympatyczny. Podkreśla czynniki, które sprawią, że twoja kondolencja przekaże właściwą wiadomość o współczuciu.

Narzędzia, aby wyrazić szczere kondolencje

Napisz wiadomość o sympatii na papeterii firmowej, podając swoje imię i nazwisko, adres i datę.

E-mail jest również akceptowalny jako środek komunikacji, ale może sprawiać wrażenie, że twoja korespondencja była przedsięwzięciem biznesowym, a nie przesłaniem sympatii, które próbujesz przekazać.

W zależności od relacji z pracownikiem może być konieczne napisanie notatki firmowej, ale możesz także napisać drugą, osobistą notatkę.

Wskazówki i przykłady oficjalnego listu sympatycznego dla firmy

To przykład listu sympatycznego. Pobierz szablon listu sympatii (zgodny z Google Docs i Word Online) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Pobierz szablon programu Word

Zwykle jest to bardziej formalne niż notatka, którą wysyłasz do osobistego przyjaciela lub współpracownika. Rozpocznij swój list od przyczyny współczucia.

Przykład: Chcemy wyrazić nasze współczucie dla niedawnej utraty twojej matki. Utrata bliskiego członka rodziny jest zawsze smutna i chcemy, abyś wiedział, że bardzo nam przykro z powodu twojej straty.

Zaoferuj pomoc pracownikowi w okresie żałoby bez zobowiązania zasobów firmy lub ustanowienia precedensu, którego nie będziesz w stanie zaoferować wszystkim pracownikom.

Przykład: Daj nam znać, jeśli jest coś, co możemy zrobić, aby ci pomóc, gdy poradzisz sobie z utratą matki.

Zaoferuj dodatkowe informacje o zasobach firmy, które są dostępne dla pracownika podczas ich żałoby. Zakończ swoją notatkę, powtarzając swoją ofertę wsparcia. Pracownik może nie potrzebować lub nie chce niczego od ciebie, ale ważne jest, abyś złożył ofertę - udowodnisz, że ci zależy.

Przykład: Pracownicy działu kadr pomogli ci uzyskać dostęp do informacji o twoich świadczeniach, a my podzieliliśmy się z tobą naszą polityką dotyczącą żałoby. Jeśli masz potrzeby wykraczające poza parametry polityki, poinformuj nas o tym, abyśmy mogli rozwiązać Twoją sytuację indywidualnie.

Dotychczasowa praktyka firmy polegała na przyznaniu dodatkowego bezpłatnego czasu na urlop, aby poradzić sobie z problemami związanymi ze śmiercią, podróżami poza stanem i czasochłonnymi problemami prawnymi.

Przykład: Zobowiązujemy się pomagać Ci w tym trudnym okresie życia. Strata twojej matki jest smutna i wspieramy twoje wysiłki, aby iść naprzód. Daj nam znać, jak możemy pomóc.

Kończący się: Użyj swojego zwykłego podpisu. Pozdrawiam jest powszechnym sygnałem dla wiadomości o sympatii.

Dodatkowe zamknięcia obejmują:

• Ciepło
• Z poważaniem
• Z ciepłymi pozdrowieniami
• Myślę o Tobie
• Najlepiej
• Wszystkiego najlepszego
• Ze współczuciem

Nie rób założeń

Pisząc wiadomość o współczuciu, miej na uwadze, że jest mało prawdopodobne, abyś znał wszystkie szczegóły dotyczące relacji pracownika z jego krewnymi. Ponadto rzadko będziesz mieć wszystkie szczegóły dotyczące choroby pracownika lub tragedii członka rodziny.

Dlatego ograniczaj wyrażone w liście sympatii założenia i zachowaj neutralność komunikatu.Na przykład, pracownik i jego matka mogą mieć odległy, nieszczęśliwy związek od lat, więc nie pisz wiadomości o sympatii, która zakłada bliski, kochający związek.

Przykładowy list sympatii

Susan Rodriguez

123 Główna ulica

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 września 2018 r

Elizabeth Lee

123 Branson Street

Smithfield, CA 08055

Droga Elizabeth, Bardzo nam przykro z powodu śmierci twojej matki. Utrata członka rodziny jest zawsze trudna. Daj nam znać, jeśli jest coś, co możemy zrobić, aby pomóc Ci w tym trudnym czasie. Masz prawo do trzech dni płatnego urlopu, jak określono w naszej polityce osierocania pracowników. W przeszłości przyznawaliśmy pracownikom dodatkowy bezpłatny czas wolny, gdy podróże i sprawy osobiste związane ze śmiercią wymagały więcej czasu poza pracą.

Poinformuj swojego przełożonego lub dział kadr, czy musisz poprosić o dodatkowy czas wolny. Możemy również pracować z elastycznym harmonogramem, jeśli jakąkolwiek firmę rodzinną trzeba załatwić w godzinach pracy.

Zobowiązujemy się pomagać Ci w tym trudnym okresie życia. Sympatyzujemy z utratą twojej matki i chcemy wspierać twoje wysiłki na rzecz dalszego rozwoju biznesu Twojego życia. Daj nam znać, jak możemy pomóc.

Pozdrowienia,

Susan Rodriguez

Dyrektor zasobów ludzkich