Najlepsze umiejętności zawodowe Menedżerowie biura Potrzebują

Kierownicy biur biorą odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie całego biura lub kompleksu biur. Może to obejmować obowiązki takie jak zarządzanie i nadzorowanie jednego lub kilku asystentów administracyjnych. Kierownicy biur zwykle nie potrzebują specjalistycznego wykształcenia, ale potrzebują dużo odpowiedniego doświadczenia i dobrze rozwiniętych umiejętności zarówno na stanowiskach administracyjnych, jak i kierowniczych.

Jeśli chcesz tego typu pracy, możesz znacznie zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, wiedząc, które umiejętności i doświadczenia należy podkreślić podczas procesu składania wniosku i rozmowy kwalifikacyjnej.

Jak korzystać z list umiejętności

Przejrzyj poniższą listę poszukiwanych umiejętności. Może się okazać, że posiadasz ich więcej niż myślałeś. Używaj nazw odpowiednich umiejętności jako słów kluczowych w CV i liście motywacyjnym, aby kierownik ds. Zatrudnienia mógł wyraźnie zobaczyć, że ma to, czego szuka.

Przeczytaj uważnie opis stanowiska, aby wiedzieć, który wskaźnik umiejętności jest najważniejszy dla przyszłego pracodawcy. Zbadaj firmę, aby zrozumieć biznes i wszelkie dodatkowe, istotne doświadczenie lub wiedzę, którą masz do zaoferowania.

Kiedy przygotowujesz się do rozmowy kwalifikacyjnej, wymyśl co najmniej jeden konkretny przykład czasu, w którym zademonstrowałeś każdą z umiejętności, które zamierzasz omówić. Nie spodziewaj się, że potencjalny pracodawca sam przyjmie twoje słowo na temat twojego doświadczenia.

Ważne umiejętności

Nie wszystkie stanowiska kierownika biura wymagają dokładnie tego samego zestawu umiejętności. Wiele zależy od tego, ilu asystentów biurowych musisz nadzorować, ile osób korzysta z biura, którym będziesz zarządzać, oraz jakiego rodzaju oprogramowania i innych systemów używa twój pracodawca.

Istnieją pewne umiejętności, które praktycznie wszyscy efektywni menedżerowie biura mają i nie mogą obejść. Możesz również przejrzeć listę umiejętności wymienionych według pracy i rodzajów umiejętności.

Umiejętności administracyjne

Jako kierownik biura będziesz odpowiedzialny za wykonanie kilku zadań administracyjnych. Obejmują one zatrudnianie i zwalnianie pracowników, przeprowadzanie oceny wyników, szkolenie nowych pracowników i nadzorowanie innych. Zatwierdzanie formalnych zapotrzebowań, prowadzenie ogólnych operacji biznesowych i prowadzenie dokumentacji papierowej i dokumentacji personalnej może również podlegać jurysdykcji użytkownika.

Musisz także zaplanować, przejąć obsługę poczty, zaplanować i uczestniczyć w spotkaniach. Możesz zostać wezwany do praktykowania rozwiązywania konfliktów, delegowania pracy, a także do podejmowania decyzji politycznych i decydentów.

Umiejętności analityczne

Częścią twojej pracy będzie znalezienie sposobów na lepszą pracę. Jeśli uda Ci się zidentyfikować nieefektywność w prowadzeniu biura i zapewnić rozwiązania, możesz zaoszczędzić pracodawcy dużo pieniędzy i zaoszczędzić kolegom wielu kłopotów.

Świetny kierownik biura będzie nieustannie zadawał sobie pytanie, czy wszystkie procesy, praktyki i procedury „czy to ma sens? Czy jest to najlepsze, co możemy zrobić? ”Zaleca się dołączenie listy umiejętności analitycznych do swojego CV.

Dbałość o szczegóły

Jako kierownik biura kozioł zatrzymuje się razem z tobą. Będziesz odpowiedzialny za terminowe zamawianie odpowiednich materiałów biurowych, za dokładne i zorganizowane prowadzenie dokumentacji oraz śledzenie potrzeb i problemów wszystkich innych osób w biurze. Jeśli dobrze wykonasz swoją pracę, biuro będzie działało samo. Jeśli się pomylisz, inni ludzie mogą nie być w stanie w pełni wykonywać swojej pracy.

Zdolności do porozumiewania się

Podobnie jak asystenci biurowi, często będziesz jedną z pierwszych osób, które zobaczą, a czasami możesz być jedynym, którego zobaczą, jeśli zdarzy się, że któryś z profesjonalistów pracujących w Twoim biurze jest nieobecny. Musisz działać jako skuteczny recepcjonista, jednocześnie wykonując inne obowiązki.

Możesz być także głównym punktem kontaktowym między różnymi osobami, które korzystają z biura i być może między biurem a innymi osobami w tej samej organizacji. Być może będziesz musiał ćwiczyć rozwiązywanie konfliktów i delegować pracę. Wszystko to składa się na dużo komunikacji, zarówno pisemnej, jak i ustnej, z których wszystkie muszą być dokładne, wydajne, przyjazne i profesjonalne przez cały czas.

Znajomość obsługi komputera

Ważne jest, aby kierownicy biur mieli szeroki zakres umiejętności obsługi komputera. Szczegóły będą zależeć od twojego pracodawcy, ale zazwyczaj obejmują wprowadzanie danych, arkusze kalkulacyjne i ogólne zadania IT.

Zarządzanie biurami może wiązać się z ogromną odpowiedzialnością. Kierownicy biur zazwyczaj pracują na szczycie organizacji, mając ręce w każdym aspekcie firmy. Jeśli ta centralna rola przemawia do ciebie, kontynuuj przeglądanie listy umiejętności, aby sprawdzić, czy może to być dla ciebie kariera.

Sprawy finansowe

Twoje obowiązki mogą obejmować księgowość, fakturowanie, budżetowanie i księgowość. Możesz być także zobowiązany do obsługi listy płac, drobnych pieniędzy i wpisów QuickBooks. Raporty kwartalne i półroczne mogą również obejmować zakres obowiązków. Jeśli w ogóle twoje biuro zajmuje się pieniędzmi, będziesz ostatecznie odpowiedzialny za to, aby dobrze się z nimi obchodzić.

Umiejętności kierownicze

Jako kierownik dużej grupy asystentów biurowych będziesz musiał motywować i koordynować wszystkich. Musisz zrobić pracę zespołową. Twoja praca będzie obejmowała ustanowienie standardu pracy wszystkich innych i upewnienie się, że te standardy są spełnione. Prowadzenie często oznacza pomaganie innym ludziom w rozwijaniu ich kariery oraz pomaganie ludziom w samodzielnym rozpoczynaniu i dobrej komunikacji.

Umiejętności społeczne

Umiejętności interpersonalne odgrywają dużą rolę jako kierownik biura. Będziesz musiał mieć pozytywne nastawienie, pozdrowić gości i zaangażować się w pracę zespołową.

Różne mocne strony

Kierownicy biur mają zwykle zróżnicowany zestaw umiejętności, który pomaga im skutecznie wykonywać swoją pracę. Obejmuje to zwracanie uwagi na szczegóły, bycie na ogół elastycznym w zakresie oferowanego wsparcia i niezawodności. Menedżerowie biur muszą być także networkerami, logicznymi myślicielami, wielozadaniowcami i rozwiązywaczami problemów. Zarządzanie czasem i organizacja powinny być drugą naturą dla osób, które służą w tej roli.