Przegląd stanowiska pracy i obowiązki recepcjonistki prawnej

Prawni recepcjonistki są strażnikami kancelarii prawnej lub działu prawnego. Pracują w recepcji w kancelarii prawnej lub poczekalni, witają klientów i gości oraz odbierają połączenia przychodzące. Ponieważ recepcjonistka jest często pierwszą osobą, z którą klienci i goście wchodzą w interakcje, jest ona ważna dla wizerunku firmy i musi być dopracowana, profesjonalna i wyrazista.

Ta praca to świetny sposób, aby włamać się do legalnej dziedziny, ponieważ recepcjonistki mogą pracować w kancelariach prawnych, urzędach państwowych, korporacyjnych departamentach prawnych, miejscach interesu publicznego i sądach. lub kancelarie prawne. Ci, którzy wyróżniają się, są często awansowani na inne stanowiska w firmie, takie jak prawny recepcjonista, sekretarz prawny lub asystent prawny. Prawni recepcjoniści mają również możliwość nawiązywania kontaktów ze wszystkimi szczeblami personelu w kancelarii - od pracowników kancelarii do starszych partnerów - a także klientów, przeciwnych doradców, legalnych sprzedawców i innych gości.

Obowiązki w pracy

Prawne obowiązki recepcjonisty różnią się w zależności od środowiska pracy i rodzaju praktyki. W mniejszych biurach legalny recepcjonista może również pełnić funkcję sekretarza prawnego jednego lub więcej adwokatów. Typowe obowiązki legalnego recepcjonisty obejmują:

• Pozdrowienia dla klientów i gości oraz odpowiadanie na zapytania gości
• Odbieranie i kierowanie połączeń przychodzących w systemie telefonicznym z wieloma liniami
• Planowanie i routing klientów
• Konserwacja i planowanie sal konferencyjnych
• Utrzymanie poczekalni, holu lub innych miejsc publicznych
• Podawanie kawy lub herbaty gościom
• Zamawianie zapasów
• Skanowanie, kopiowanie, faksowanie i archiwizowanie dokumentów
• Zbieranie i trasowanie poczty i paczek dostarczanych ręcznie
• Weryfikacja identyfikacji pracownika i wydawanie przepustek dla gości

W mniejszych firmach legalny recepcjonista może obsługiwać dodatkowe obowiązki administracyjne, takie jak fakturowanie, wprowadzanie danych, przetwarzanie tekstu, tworzenie nowych akt spraw i sporządzanie prostej korespondencji.

Edukacja

Na ogół wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej. Niektórzy pracodawcy mogą preferować formalne kształcenie lub szkolenie w biurze, a także doświadczenie w kancelarii prawnej. Wielu pracodawców zapewnia szkolenia w miejscu pracy.

Umiejętności

Prawni recepcjonisty muszą posiadać doskonałe umiejętności interpersonalne i obsługi klienta, aby komunikować się z prawnikami wyższego szczebla, partnerami, klientami, przeciwnymi doradcami, dziennikarzami sądowymi, sprzedawcami, pracownikami i innymi osobami. Muszą także mieć możliwość obsługi wieloliniowych systemów telefonicznych i urządzeń biurowych, takich jak komputery, drukarki, skanery, kopiarki i sprzęt do wideokonferencji.

Silne umiejętności ortograficzne i gramatyczne są ważne przy podejmowaniu skutecznych komunikatów i sporządzaniu korespondencji i raportów. Znajomość terminów prawnych i żargonu oraz zrozumienie różnych formularzy biurowych i dokumentów prawnych ma również kluczowe znaczenie dla pracy. Niektórzy prawnicy, zwłaszcza ci zatrudnieni w małych kancelariach, muszą również znać edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych i platformy rozliczeniowe.

Cechy personalne

Ponieważ prawni recepcjonistki są często pierwszym kontaktem biznesowym odwiedzającego z firmą lub firmą, ważny jest profesjonalny wygląd i dopracowane zachowanie. Inne cechy osobiste niezbędne do pracy to:

• Szanuj poufność i dyskrecję
• Dbałość o szczegóły
• Pozytywne, optymistyczne nastawienie
• Cierpliwość w radzeniu sobie z trudnymi gośćmi
• Rzetelność

Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Większość legalnych recepcjonistów pracuje w standardowym 40-godzinnym tygodniu pracy, chociaż czasami mogą być wymagane nadgodziny. Ponieważ recepcjonistki rzadko podróżują lub pracują w weekendy lub wieczory, zawód ten zapewnia doskonałą równowagę uczniom, rodzicom i innym osobom o znaczących obowiązkach poza miejscem pracy. Udostępnianie pracy i inne elastyczne formy zatrudnienia są dostępne u niektórych pracodawców.

Wymagania pracowitej kancelarii prawnej i interakcji z trudnymi osobowościami i napiętymi terminami mogą stworzyć stresujące środowisko pracy. Ponieważ prawni recepcjonistki często siedzą przez długi czas i spędzają dużo czasu na klawiaturze, mogą doświadczyć zmęczenia oczu lub powtarzających się dolegliwości ruchowych, takich jak zespół cieśni nadgarstka.

Odszkodowanie

Wynagrodzenia legalnych recepcjonistek różnią się w zależności od wielkości firmy, położenia geograficznego, doświadczenia i innych czynników. Średnia płaca godzinowa recepcjonistów (we wszystkich branżach) w maju 2015 r. Wyniosła 20,77 USD. Ponieważ prawni recepcjoniści są wyspecjalizowani, legalni recepcjonistki zazwyczaj zarabiają więcej niż recepcjonistki jako całość. W małych firmach i na obszarach wiejskich niedoświadczeni prawnicy mogą zacząć od minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z Bureau of Labor Statistics (BLS) na najwyższym szczeblu nadzorcy legalnych recepcjonistów w Nowym Jorku lub Los Angeles mogą zarobić ponad 43 200 dolarów.

Średni 50 procent zarobił między 15,94 a 27,76 dolarów. Najniższe 10 procent zarobiło mniej niż 12,86 dolarów, a najwyższe 10 procent zarobiło ponad 35,05 dolarów. Roczne pensje wahały się między 26 760 a 72 890 USD.

Legalni recepcjonistki w zatłoczonych praktykach często zarabiają więcej niż ich wynagrodzenie podstawowe w godzinach nadliczbowych.

Perspektywy

Według Departamentu Pracy, Biura Statystyki Pracy przewiduje się, że zatrudnienie wzrośnie szybciej niż średnia dla recepcjonistów. Wzrost zatrudnienia, w połączeniu z koniecznością zastąpienia pracowników, którzy przenoszą się do innych zawodów lub opuszczenia siły roboczej, wygeneruje dużą liczbę ofert pracy dla recepcjonistów, raporty BLS.