Jak utworzyć rejestr ryzyka projektowego

01 Projekt rejestru dobrego ryzyka

Jednym ze sposobów na zachęcanie do uczestnictwa w zarządzaniu ryzykiem jest projektowanie rejestru dobrego ryzyka. Właściwy format szybko przekaże ogólny poziom ryzyka w projekcie Tobie i innym członkom zespołu projektowego.

Powinien on umożliwiać użytkownikom łatwy dostęp do bardziej szczegółowych informacji na temat poszczególnych zagrożeń, gdy są potrzebne. To z kolei stymuluje wszystkich do myślenia w kategoriach ryzyka - dostrzegania nowych w miarę ich powstawania oraz monitorowania i podejmowania działań w celu ograniczenia istniejących zagrożeń.

02 Dołącz właściwe pola

Co najmniej rejestr ryzyka powinien zawierać unikalny identyfikator dla każdego ryzyka, jego opis, działania, które należy podjąć w odpowiedzi, oraz właściciela zadania.

Opisy powinny być krótkie i rzeczowe. Na przykład ryzyko zidentyfikowane jako „Deszczowe Obrażenia” może zawierać ten opis: „Ulewny deszcz może zalewać pole i powodować psucie się plonów”.

03 Dodatkowe środki

Możesz uwzględnić ilościowe miary prawdopodobieństwa, wpływu i ogólnego ryzyka oraz wartości rezydualne po złagodzeniu w przypadku bardziej ryzykownych projektów.

Pola numeryczne obliczane automatycznie mogą być pomocne, jeśli używasz techniki oceny ryzyka, takiej jak metoda Monte Carlo. Inne przydatne pola obejmują kluczowe daty, kategorię ryzyka, kategorię reakcji na ryzyko, bliskość, koszty łagodzenia i status.

Nie ma ograniczeń co do liczby pól, które można uwzględnić, ale tylko pola klucza powinny być wyświetlane na poziomie widoku listy. Unikaj przytłaczania użytkowników, umieszczając niepotrzebne szczegóły na poziomie widoku listy. Idealnie, widzowie, którzy potrzebują pełniejszych informacji, przechodzą do szczegółów.

04 Inna opcja

Możesz utworzyć bazę danych rejestru ryzyka dla każdego projektu, aby nie ograniczać się do standardowego zestawu pól. Chociaż arkusz kalkulacyjny może pomóc w śledzeniu projektów, zwłaszcza mniejszych, baza danych utworzona za pomocą oprogramowania takiego jak Kahootz lub Podio może być lepsza. Ułatwiają dodawanie dokumentów i dużych ilości tekstu w razie potrzeby.

05 Sygnalizacja świetlna

Trudno pokonać system sygnalizacji świetlnej, aby uzyskać efekt wizualny. Użytkownicy wiedzą, że czerwony oznacza wysokie ryzyko, bursztyn oznacza średnie ryzyko, a zielony niskie. Te szybkie wskazówki wizualne pomagają czytelnikom szybciej skanować informacje.

06 Funkcje bezpieczeństwa

Możesz zachęcić do uczestnictwa, umożliwiając wszystkim członkom zespołu projektowego i być może niektórym interesariuszom przeglądanie rejestru ryzyka. Należy jednak ustawić prawa dostępu użytkowników, aby mogły być edytowane tylko przez kluczowych właścicieli i menedżerów ryzyka. Potrzebujesz ścieżki audytu, kto zmienił co i kiedy.

07 Podsumowanie profilu ryzyka

Starsi członkowie zespołu projektowego i interesariusze mogą nie mieć czasu na przetrawienie widoku listy każdego ryzyka. Dla nich ogólny profil ryzyka daje szybki obraz ogólnych zagrożeń dla projektu. Pokazuje liczbę ryzyk przy każdym prawdopodobieństwie i poziomie wpływu.

08 Wszystko o komunikacji

Pamiętaj, że rejestr ryzyka projektu nie tylko wymienia ryzyka i działania łagodzące. Jest to narzędzie komunikacji, które angażuje twoich kolegów w zarządzanie ryzykiem. Twój projekt powinien odzwierciedlać ten cel z różnymi widokami dla różnych odbiorców.