Zarządzanie projektem ścieżki krytycznej

Dziedzina zarządzania projektami oferuje różnorodne narzędzia i techniki zaprojektowane w celu uproszczenia i kontrolowania pracy nad czymś nowym. Z definicji projekty to wszystkie prace, które wykonujemy raz - są to działania tymczasowe i wyjątkowe - w przeciwieństwie do wielu codziennych działań operacyjnych w firmie.

Dyscyplina zarządzania projektami ścieżek krytycznych (CPM) została ustanowiona pod koniec lat pięćdziesiątych i pozostaje powszechnie praktykowana dzisiaj. W tym artykule omówiono, w jaki sposób podejście ścieżki krytycznej pomaga zespołom zrealizować inicjatywy projektowe.

Definicja ścieżki krytycznej

Ścieżka krytyczna z definicji jest najdłuższą sekwencją zdarzeń w planie projektu. Są to zdarzenia, które muszą zostać wykonane bez opóźnienia lub ryzyko projektu może być dłuższe niż planowany czas trwania.

Inny widok ścieżki krytycznej sugeruje, że jest to sekwencja zdarzeń z najmniejszą ilością luzu (wydłużony czas). Ta terminologia techniczna jest łatwiejsza do zrozumienia, opisując proces identyfikacji ścieżki krytycznej dla przykładowego projektu.

W oparciu o przykład budowy domu, poniższe kroki definiują proces identyfikacji i używania ścieżki krytycznej.

Zdefiniuj zakres projektu i najważniejsze funkcje

Za każdym razem, gdy grupa gromadzi się, aby pracować nad inicjatywą projektu, jest podniecenie i energia, aby szybko posuwać się naprzód z pracą. Zdyscyplinowany kierownik projektu rozumie jednak, jak ważna jest faza planowania dla ostatecznego sukcesu inicjatywy. Praca nad identyfikacją ścieżki krytycznej rozpoczyna się od wyjaśnienia zakresu projektu i określenia najważniejszych produktów lub funkcji.

Wyobraź sobie, że budujesz dom. Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek rzeczywistej pracy w domu ważne jest, aby zakreślić projekt i opisać kluczowe funkcje. W tym przykładzie załóżmy, że Twój zasięg wymaga domu o powierzchni 2 000 stóp kwadratowych z trzema sypialniami, salonem, jadalnią, kuchnią, trzema łazienkami i niedokończoną piwnicą, której koszt nie przekracza 200 000 USD.

Chociaż specyfikacje stanowią dobry punkt wyjścia dla zakresu, nadal musisz zdefiniować materiały budowlane - drewno lub cegłę - i zidentyfikować inne kluczowe cechy, takie jak ogrzewanie, klimatyzacja i inne. Wreszcie, potrzebujesz celu do ukończenia tego domu.

Zdefiniuj szczegółową pracę do wykonania

Kierownik projektu korzystający z metody ścieżki krytycznej będzie współpracował z zespołem w celu przetłumaczenia zakresu i kluczowych funkcji na listę wszystkich prac, które należy wykonać, aby utworzyć projekt. Narzędziem służącym do identyfikacji zadań roboczych jest struktura podziału pracy.

Kierownik projektu współpracuje z rozszerzonym zespołem w celu przeprowadzenia burzy mózgów na temat wszystkich zadań niezbędnych do stworzenia domu wraz z kluczowymi funkcjami opisanymi w naszych działaniach dotyczących zakresu. Prosta technika zapisywania każdego kluczowego zadania na karteczce samoprzylepnej często powoduje, że ściany są pokryte efektem tej burzy mózgów. Proces ignoruje sekwencję zdarzeń i dostępność zasobów i skupia się wyłącznie na identyfikacji zadań. Gdy grupa potwierdzi, że wszystkie prace niezbędne do realizacji projektu zostały zidentyfikowane, tworzą szacunki czasowe i kosztowe dla każdego dyskretnego działania, a następnie zwracają uwagę na identyfikację ścieżki krytycznej.

Sekwencja zadań do znalezienia krytycznej ścieżki

Uzbrojeni w zawartość struktury podziału pracy, w tym szacunki czasu dla każdego z elementów pracy (zwanych także pakietami roboczymi), członkowie zespołu koncentrują się na określeniu kolejności zdarzeń niezbędnych do ukończenia projektu. Wykorzystują kluczowe cechy lub produkty określone w materiałach zakresu jako punkt wyjścia i budują różne ścieżki projektu.

W naszym przykładzie budowy domu logicznie uporządkowalibyśmy kopanie i wylewanie fundamentu i obramowanie domu przed dodaniem dachu. Naszym wyzwaniem jest znalezienie odpowiedniej sekwencji zdarzeń, które umożliwią płynny przebieg projektu bez znacznych przestojów.

Po tej czynności sekwencjonowania pojawia się diagram sieci projektów z różnymi ścieżkami. Korzystając z szacunków czasu trwania, kierownik projektu, zazwyczaj polegając na oprogramowaniu do zarządzania projektem, oblicza najwcześniejszy i ostatni czas, w którym każde działanie może się rozpocząć i zakończyć. Proces identyfikuje te elementy w sekwencji, które mają dodatkowy czas (float lub luz) i te elementy, których absolutnie nie można opóźnić bez opóźnienia całego projektu.

Ścieżka definiująca najdłuższy czas trwania lub najmniejszy luz w sieci jest ścieżką krytyczną. I chociaż pod względem technicznym może istnieć wiele ścieżek krytycznych w sieci projektowej, większość kierowników projektów i zespołów pracuje nad dostosowaniem sekwencji zdarzeń, aby zminimalizować tę możliwość.

Jak kierownik projektu wykorzystuje krytyczną ścieżkę

Uzbrojony w klarowność tych elementów, które muszą zostać ukończone na czas lub ryzyko projektu się opóźni, kierownik projektu poświęca dużo czasu i uwagi na monitorowanie i kontrolowanie tych działań. Jeśli element na ścieżce krytycznej będzie działał z opóźnieniem, kierownik projektu może przydzielić dodatkowe zasoby w celu przyspieszenia realizacji. Jeśli wystąpi konflikt zasobów między dwoma działaniami na ścieżce krytycznej, menedżer projektu rozwiąże ten problem w sposób minimalizujący wszelkie opóźnienia.

Zrozumienie krytycznej ścieżki znacznie upraszcza proces planowania zasobów. Zespół projektowy może skupić się na zapewnieniu dostępności odpowiednich zasobów we właściwym czasie. Jak opisano poniżej, jeśli to konieczne, zasoby można wypożyczyć z niekrytycznych działań, aby ułatwić śledzenie zadań zależnych od czasu.

Podczas gdy elementy nie znajdujące się na ścieżce krytycznej są ostatecznie niezbędne do ukończenia projektu, z definicji mają dodatkowy czas lub zwłokę, a ich opóźnienie prawdopodobnie nie opóźni docelowej daty zakończenia inicjatywy. Aby zrekompensować potencjalne opóźnienia w ścieżce krytycznej, kierownicy projektów często pożyczają zasoby od niekrytycznych elementów, korzystając z elastyczności luzu dla tych elementów.

Dolna linia

Technika projektu ścieżki krytycznej oferuje kierownikowi projektu zestaw narzędzi niezbędnych do zarządzania ryzykiem i optymalizacji szans na ukończenie projektów na czas. W przypadku tej metody czas planowania jest znaczny, ale korzyści z kontroli i koordynacji są bezcenne.