Dowiedz się, jak zachować protokół spotkania

Protokoły ze spotkań są szczegółowymi notatkami, które służą jako oficjalny pisemny zapis spotkania lub konferencji. Osoba odpowiedzialna za zebranie zazwyczaj prosi jednego z uczestników o wykonanie tego zadania. Pewnego dnia, kimś może być ty! Chociaż nie jest to strasznie trudna praca, jest ważna. Ponieważ protokoły spotkań są oficjalnym zapisem tego, co się wydarzyło, wymagana jest dokładność. Będziesz musiał sporządzić szczegółowe notatki, które ludzie będą mogli później odwołać w razie potrzeby. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci poradzić sobie z tym zadaniem z finezją.

Dowiedz się, co robić przed, podczas i po spotkaniu.

Przed spotkaniem

• Wybierz narzędzie do nagrywania: Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zdecydować, w jaki sposób zrobisz notatki. Czy pójdziesz do starej szkoły i użyjesz długopisu i papieru, czy pójdziesz z technologią i użyjesz laptopa, tabletu lub smartfona? Skontaktuj się z szefem, aby sprawdzić, czy preferuje on konkretną metodę. Jest mało prawdopodobne, ale możliwe.
• Upewnij się, że wybrane narzędzie jest sprawne i ma kopię zapasową na wypadek, gdyby nie powiodło się. Jeśli na przykład przyniesiesz laptopa, podaj także pióro i papier. Nie chcesz zatrzymywać spotkania, gdy szukasz czegoś do napisania, jeśli komputer zawiesza się.

• Przeczytaj plan spotkania przed rozpoczęciem spotkania. Umożliwi to sformułowanie zarysu minut. Zostaw trochę miejsca pod każdym przedmiotem i zapisz tam swoje notatki. Dzięki temu praca stanie się łatwiejsza, o ile osoba prowadząca spotkanie będzie trzymać się porządku obrad.

Podczas spotkania

• Przejedź obok arkusza obecności i upewnij się, że wszyscy się zalogują. W oficjalnym protokole spotkania musisz dołączyć listę wszystkich uczestników.
• Upewnij się, że wiesz, kto jest wszystkim.W ten sposób będziesz w stanie zidentyfikować, kto mówi, i poprawnie zapisać te informacje.
• Zanotuj czas rozpoczęcia spotkania.
• Nie próbuj zapisywać każdego pojedynczego komentarza. W porządku jest zawrzeć tylko główne pomysły. Uważaj, aby nie pominąć przedmiotów, z którymi się nie zgadzasz. Twoje uprzedzenia nie powinny mieć na ciebie wpływu. Pamiętaj, że to oficjalne konto, a nie twoja opinia o tym, co się stało!

• Zapisz wszystkie wnioski, kto je stworzył, a także wyniki głosowania, jeśli takie istnieją; nie musisz zapisywać, kto wysłał wniosek. Oczywiście zasady twojej organizacji mogą się różnić, więc najpierw je zweryfikuj.
• Jeśli głosowanie nad wnioskami lub dyskusjami zostanie odroczone do następnego posiedzenia, zanotuj to.
• Zapisz czas zakończenia spotkania.

Po spotkaniu

• Wpisz minuty tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, podczas gdy wszystko jest wciąż świeże. Jeśli zauważysz błąd w notatkach lub masz pytanie, możesz je szybko usunąć, rozmawiając z innymi uczestnikami.
• Na końcowej kopii protokołu należy podać nazwę organizacji, tytuł komitetu, rodzaj spotkania (dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne lub specjalne) oraz jego cel.
• Daj czasy, które się zaczęły i skończyły.
• Podaj listę uczestników i notatkę o tym, kto prowadził spotkanie. Możesz również wskazać tutaj, że zabrałeś minuty. Dołącz swoje nazwisko do listy uczestników, a w nawiasach po Twoim imieniu powiedz, że wziąłeś minuty. Ewentualnie na końcu dokumentu możesz podpisać się pisząc „Odpowiednio przesłane przez”, a następnie swoje imię i nazwisko.

• Sprawdź minuty, zanim je prześlesz. Poproś kogoś, kto uczestniczył w tym wydarzeniu, aby je przejrzał. On lub ona będzie w stanie poinformować Cię, jeśli przypadkowo coś ci zostało.
• Prześlij je osobie, która prowadziła spotkanie, chyba że polecono inaczej.