Jak zaplanować spotkanie firmowe

Gratulacje! Twoja firma zorganizuje spotkanie dla grupy pracowników wybranych ze wszystkich poziomów firmy. Dyrektor generalny powierzył Ci odpowiedzialność za Project Manager. Te wskazówki i przykładowy plan projektu pokazują, w jaki sposób kierownik projektu mógłby podejść do budowania planu projektu na spotkanie firmowe lub podobnie skomplikowany projekt.

Wstępnie zaplanuj projekt

Twoim pierwszym krokiem jest zaplanowanie planu. Zaczynasz od omówienia wydarzenia z interesariuszami. Jeśli zrobiono to w zeszłym roku, co poszło dobrze? Co poszło nie tak? Kto zarządzał projektem i czy może pomóc w uniknięciu pułapek w tym roku? Od kiedy dyrektor generalny przydzielił ci projekt, czego chce od wydarzenia? Kiedy będzie wydarzenie? Gdzie? Jaki jest budżet?

Zbierz jak najwięcej informacji. Będzie to szkielet, na którym zbudujesz plan projektu.

Zbuduj zespół

Jakie inne zasoby są potrzebne, aby ten projekt odniósł sukces? Czy są ludzie w innych działach, którzy mogą pomóc ci osiągnąć sukces? Co musisz zrobić, aby uzyskać pomoc? Czy możesz po prostu zapytać, czy musisz uzyskać formalną zgodę od swojego szefa? Ile czasu potrzebujesz od nich? Jakie konkretne umiejętności są im potrzebne? Czy ktoś inny może zapewnić tę umiejętność, jeśli żądana osoba nie jest dostępna?

Ponieważ jest to spotkanie dla całej firmy, w jaki sposób HR może pomóc? Czy potrzebujesz pomocy z działu obiektów? Co z działem marketingu? Potrzebujesz pomocy w tej dziedzinie?

Zaplanuj program

Kiedy już wiesz, jak długo potrwa spotkanie, zaczniesz wypełniać bloki czasu. Potrzebujesz głośnika otwierającego? Kto to będzie? Czy zamierzasz trzymać uczestników razem lub podzielić je na mniejsze grupy na część programu? Ile innych głośników potrzebujesz? Kto załatwi mniejsze sesje, jeśli wybuchniesz?

Czy wydarzenie zajmie więcej niż jeden dzień? Jak zamkniesz dzień pierwszy? Jak ponownie otworzysz drugi dzień?

Jak się skończysz pod koniec? Potrzebujesz przemówienia końcowego? Jak poradzisz sobie z logistyką osób, które wymeldują się z hotelu, jeśli zarezerwujesz jedną?

Znajdź przestrzeń

Dowiedz się, ile osób nadchodzi. Następnie określ, ile miejsca potrzebujesz. Gdzie odbędzie się wydarzenie? Czy w biurze firmy jest miejsce, czy potrzebujesz większej przestrzeni? Czy dyrektor generalny chce, aby spotkanie odbyło się poza siedzibą firmy, aby ludzie mogli się skoncentrować, czy też chce, aby odbyło się ono w biurze, aby zminimalizować koszty?

Które nieruchomości w twojej okolicy mogą zapewnić ci przestrzeń, której potrzebujesz? Czy hotel w pobliżu lotniska jest dobrym wyborem, aby zminimalizować czas podróży dla osób przybywających spoza miasta, czy powinien znaleźć coś poza miastem, które będzie cichsze?

Jakie opłaty pobierają za swoje obiekty? Co zawierają i czego potrzebujesz, aby je zakupić i wprowadzić? Czy przydzielą Ci osobę do pracy? Jakie są ich zasady dotyczące materiałów i osób z zewnątrz?

Wyciągnij to

Po zebraniu odpowiedzi na co najmniej większość z tych pytań, możesz zacząć tworzyć plan projektu. Pamiętaj, że pokazujemy tutaj tylko listę zadań projektowych, strukturę podziału pracy (WBS). Nie zawiera żadnych zależności między zadaniami lub osiami czasu. Zostałyby dodane później.

Przykładowy plan projektu spotkania firmy

W Jak zaplanować projekt Korzystając z podstawowych narzędzi zarządzania projektami, omówiliśmy myślenie dotyczące planowania projektu i wykorzystania umiejętności zarządzania projektem podczas procesu planowania. Oto, jak struktura podziału pracy w planie projektu (WBS) mogłaby szukać projektu do zaplanowania spotkania firmowego:

1. Zaplanuj wstępnie projekt

1. Określ budżet
2. Przedyskutuj z dyrektorem generalnym cele projektu
3. Skontaktuj się z poprzednim kierownikiem projektu (PM), aby uzyskać wskazówki
4. Określ listę interesariuszy
5. Skontaktuj się z interesariuszami w celu wprowadzenia danych.
6. Ustal preferowaną datę wydarzenia
7. Określ, ilu mówców / prezenterów jest potrzebnych
8. Określ, ile personelu pomocniczego jest potrzebnych
9. Określ, ilu pracowników będzie uczestniczyć
10. Wymień możliwe lokalizacje wydarzenia

2. Zbuduj zespół projektowy

1. Zdobądź rep z marketingu
2. Zdobądź rep od HR
3. Sprawdź, czy Purchasing wyznaczy kogoś do pomocy
4. Poproś Susan, aby zajęła się wszystkimi szczegółami mówców
5. Uzyskaj rep z urządzeń
6. Zaplanuj spotkanie zespołu projektowego

3. Opracuj agendę

3a Plan Day One

1. Ustaw czas rozpoczęcia
2. Ustaw czas, zorganizuj miejsce i personel do rejestracji
3. Ustaw długość sesji porannej
4. Ustaw długość przemówień
5. Oblicz liczbę głośników potrzebnych do porannej sesji
6. Rekrutuj mówców
7. Zaplanuj przerwę przedpołudniową (czas i długość)
8. Umów się na odświeżenie sali konferencyjnej podczas przerwy (woda, śmieci itp.)
9. Zaplanuj przerwę na lunch (czas, długość, lokalizacja, menu, kto płaci)
10. Zaplanuj sesję popołudniową (długość, liczba mówców)
11. Rekrutuj popołudniowych mówców
12. Zaplanuj dzień Jedno zamknięcie (czas, kto, długość)

3b Plan Day Two

1. Ustaw czas rozpoczęcia
2. Ustaw długość sesji porannej
3. Oblicz liczbę głośników potrzebnych do porannej sesji
4. Rekrutuj mówców
5. Zaplanuj przerwę przedpołudniową (czas i długość)
6. Umów się na odświeżenie sali konferencyjnej podczas przerwy (woda, śmieci itp.)
7. Zaplanuj przerwę na lunch (czas, długość, lokalizacja, menu, kto płaci)
8. Zaplanuj sesję popołudniową (długość, liczba mówców)
9. Rekrutuj popołudniowych mówców
10. Mowa zamknięcia planu (czas, kto, długość)
11. Umów się z hotelem na wymeldowanie

4. Zaplanuj przestrzeń

1. Określ liczbę uczestników
2. Zaplanuj rozmieszczenie siedzeń (rzędy a stoły)
3. Oblicz potrzebną przestrzeń
4. Zbadaj dostępne miejsca z taką ilością miejsca (koszty, lokalizacja, wliczone usługi)
5. Licz liczbę mówców każdego dnia i łącznie
6. Określ liczbę i rodzaj potrzebnego personelu pomocniczego
7. Dowiedz się, ilu uczestników / prelegentów / pracowników będzie potrzebować pokoi
8. Negocjuj koszty i terminy z dostępnymi lokalizacjami
9. Podpisać umowę z wybraną lokalizacją

5. Publikuj wydarzenie

1. Sfinalizuj wszystkie szczegóły z lokalizacją wydarzenia
2. Upewnij się, że uczestnicy są powiadamiani
3. Powiadom wszystkich mówców o temacie i czasie / dniu prezentacji
4. Powiadom wszystkich pracowników obsługi technicznej o obowiązkach i zmianach
5. Uzyskaj raporty RSVP od uczestników
6. W razie potrzeby powiadom uczestników biorących udział w wymianie

6. Kontynuacja

1. Uzyskaj projekty przemówień od wszystkich mówców
2. Przejrzyj końcowe przemówienia
3. Uzyskaj plakietki z nazwiskami dla wszystkich uczestników, prelegentów, pracowników
4. Kup materiały i prezenty dla uczestników
5. Potwierdź z lokalizacją wydarzenia

7. Przejrzyj i oceń

1. Wyślij ankietę satysfakcji do wszystkich uczestników
2. Wyślij ankietę do wszystkich użytkowników
3. Wyślij podziękowania wszystkim mówcom i pracownikom
4. Wstrzymaj spotkanie z zespołem projektowym

Dalsze planowanie

Powyższa struktura podziału pracy w planie projektu (WBS) pokazuje przykład planowania spotkania firmy. To tylko zarys. Zespół projektowy nadal musiałby pracować nad tymi elementami i rozwinąć wiele z nich. Ponadto musieliby pracować nad czasem potrzebnym na każde zadanie, względną ważnością zadań i wzajemnymi relacjami / zależnościami między zadaniami.