Jak zostać sekretarzem procesowym

Sekretarze sądowi udzielają pomocy adwokatom i paralegals w sprawach wniesionych do sądów lokalnych, stanowych i federalnych oraz sądów administracyjnych.

Sekretarze sądowi są zatrudnieni w kancelariach prawnych każdej wielkości. Niektóre sekretarki zapewniają wsparcie wyłącznie administracyjne. Jednak sekretarze w wielu firmach pełnią rolę hybrydową, działając zarówno jako sekretarz, jak i prawnik procesowy.

Poniżej znajduje się kilka najczęściej spotykanych funkcji sekretarza procesu w całym cyklu życia sporów. Role sekretarskie różnią się w zależności od firmy, rodzaju praktyki sądowej i wielkości personelu.

Screening przypadków

W firmach skarżących pierwszym krokiem w sprawie jest zbadanie sprawy pod kątem merytorycznym. Czy potencjalny klient ma powód do działania? Czy istnieją jakieś konflikty? Sekretarz może pomóc w przygotowaniu formularzy kontroli przypadków i zaplanować wstępne spotkania między adwokatem a potencjalnym klientem. W niektórych przypadkach sekretarz zakończy wstępną selekcję, pytając telefonicznie o potencjalne pytania klienta. Jeśli klient jest podpisany, sekretarz utworzy nowy plik sprawy i przekaże klientowi umowę dotyczącą przechowywania oraz inne dokumenty.

Dochodzenie

W wielu przypadkach strony prowadzą dochodzenie przed złożeniem pozwu. Dochodzenie to może polegać na zlokalizowaniu i przesłuchaniu świadków, zbadaniu miejsca wypadku oraz zebraniu dokumentów i innych dowodów. Sekretarz sądowy może pomagać w tym procesie, planując spotkania i konferencje telefoniczne w imieniu pełnomocnika, tworząc listy świadków, organizując dowody i inne dokumenty oraz tworząc niezawodny system archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.

Pisma

Jeśli zostanie złożony pozew, sekretarz przygotuje pisma procesowe w edytorze tekstu. Pisma procesowe mogą zawierać wezwania, skargi, oświadczenia, prośby o przyjęcie i wnioski. Sekretarz sporu często tworzy pisma procesowe, które organizują i indeksują wszystkie pisma procesowe w konkretnej sprawie. Sekretarz może złożyć te dokumenty w sądzie, osobiście lub elektronicznie, chociaż zadanie to często wykonuje asystent sądowy lub sądowy.

Odkrycie

Odkrycie to najdłuższy etap procesu sądowego. Podczas wykrywania sekretarz procesu może wykonać wszystkie lub niektóre z następujących zadań:

• Przygotowywanie dokumentów odkrywczych w systemie przetwarzania tekstu, w tym interrogatoriach i prośbach o produkcję
• Wpisywanie, wysyłanie i śledzenie wezwań
• Planowanie zeznań z wieloma stronami, w tym adwokatem, klientami, przeciwnymi doradcami i dziennikarzami sądowymi
• Planowanie niezależnych badań lekarskich i innych umów wymaganych przez przepisy postępowania cywilnego
• Tworzenie segregatorów odkrywczych; indeksowanie i składanie dokumentów odkrywczych
• Organizowanie i składanie dokumentów sprawy
• Planowanie badań terenowych

• Lokalizowanie i komunikowanie się z ekspertami; organizowanie i składanie raportów ekspertów

Pre-Trial

Po ustaleniu daty próby sekretarz pomaga zespołowi prawnemu przygotować się do procesu. Rola sekretarza może obejmować:

• Wpisywanie i formatowanie dokumentów przedprocesowych, w tym wniosków, briefów, wezwań i list świadków
• Zbieranie i organizowanie wystaw
• Tworzenie, organizowanie i / lub indeksowanie próbnych segregatorów
• Pomoc w organizowaniu próbnych prób
• Śledzenie terminów i wysyłanie przypomnień do zespołu prawnego
• Dokumenty sprawdzające i weryfikujące oraz dokumenty prawne
• Zapewnienie prawidłowego formatowania dokumentów zgodnie z przepisami sądowymi
• Koordynowanie świadków

Próba

Sekretarz sądowy pełni ważną rolę wspierającą podczas procesu. Jego obowiązki mogą obejmować:

• Przygotowywanie, pisanie i formatowanie dokumentów próbnych
• Koordynowanie przygotowywania wykresów, wykresów i innych obrazów sali sądowej
• Planowanie kurierów, reporterów sądowych i biegłych
• Organizowanie, archiwizowanie i zarządzanie dokumentami, eksponatami i próbnymi segregatorami
• Koordynowanie organizacji podróży dla adwokatów, świadków, klientów i innych osób

Inne zadania administracyjne

Dla tych, którzy pracują po stronie obrony, sekretarz sądowy wprowadzi czas adwokatów i prawników na każdy przypadek do czasu i systemu rozliczeniowego firmy. On lub ona będzie również wysyłał do klienta okresowe faktury i monitorował opóźnienia w płatnościach. Inne ogólne zadania wykonywane przez sekretarza procesu obejmują:

• Tworzenie informacji poprzez transkrypcję, formatowanie, wprowadzanie, pobieranie, kopiowanie i przesyłanie tekstu, danych i grafiki
• Terminy śledzenia przesyłek
• Koresponduje z klientami, świadkami i przeciwnymi doradcami
• Odbieranie telefonu
• Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia kosztów, wystaw i innych informacji
• Przepisywanie dyktanda
• Utrzymywanie systemów baz danych
• Kierowanie korespondencji, raportów i dokumentów prawnych
• Organizowanie konferencji klientów i spotkań adwokackich
• Przygotowywanie raportów wydatków
• Utrzymywanie kalendarza adwokackiego poprzez planowanie i planowanie konferencji, telekonferencji, zeznań i podróży

• Zamawianie zapasów

Sekretariat ds. Edukacji

Wielu sekretarzy sporów sądowych ukończyło studia dyplomowe lub stowarzyszone w szkole handlowej lub college'u społecznościowym. Jednak sekretarki z czteroletnimi dyplomami uczelni mają największe możliwości awansu w kancelarii prawnej. Trening sądowy często ma miejsce w pracy. Doświadczeni sekretarze sądowi często przechodzą na inne role w firmie, w tym na stanowiska związane z zarządzaniem prawami i urzędami.

Sekretarz spraw sądowych Umiejętności i wiedza

Sekretarze sądowi muszą posiadać różnorodne umiejętności interpersonalne, technologiczne i biurowe, a także wiedzę prawną i proceduralną. Wymagane umiejętności i wiedza obejmują:

• Biegłość w przetwarzaniu tekstu, arkuszu kalkulacyjnym, prezentacji i czasie oraz oprogramowaniu do naliczania opłat; znajomość pakietu Microsoft Office
• Biegła znajomość sprzętu do transkrypcji
• Doskonałe umiejętności pisemne i werbalne
• Znajomość lokalnej, stanowej i federalnej dokumentacji sądowej oraz procedur składania wniosków
• Biegłość w bazach danych dokumentów, takich jak Ringtail, Sumowanie i Zgodność
• Doświadczenie w elektronicznym składaniu wniosków
• Znajomość procedur biurowych i terminologii prawnej
• Silne umiejętności pisania
• Solidne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowe umiejętności
• Umiejętność profesjonalnej interakcji ze wszystkimi poziomami personelu