Co znajduje się w dokumencie zakresu projektu

Kiedy rozpoczynasz nową inicjatywę, dokument zakresu projektu jest kluczową informacją dla całego zespołu. Określa produkt końcowy, który ma być dostarczony klientowi, kiedy musi zostać dostarczony i za jaki koszt.

Zasadniczo dokument ten określa granice pracy, tak aby każdy członek zespołu i klient rozumieli, co pociąga za sobą projekt. Co równie ważne, rozumieją, co robi nie pociągać za sobą.

Korzyści

Oświadczenie dotyczące zakresu projektu, które zostało udostępnione wszystkim członkom zespołu i klientom projektu, stanowi integralną część zarządzania projektem. Wśród jego zalet:

• Wspólne zrozumienie wśród wszystkich zaangażowanych oczekiwanych cech, jakości i harmonogramu projektu
• Środek komunikacji z innymi interesariuszami w projekcie, aby uzyskać ich wsparcie i zaangażowanie
• Narzędzie do skupienia wysiłków zespołu na pracy wymaganej do zaspokojenia potrzeb klienta

Ponadto, jeśli sugerowane są zmiany wykraczające poza granice pierwotnego zakresu, instrukcja staje się podstawą do szacowania i proponowania modyfikacji. Jeśli zmiany zostaną zaakceptowane przez wszystkich interesariuszy, instrukcja zakresu może zostać zmieniona.

Rozpoczęcie pracy

Kierownik projektu musi uzyskać informacje od członków zespołu, klientów, sponsora wykonawczego i innych kluczowych interesariuszy, aby zrozumieć i opisać wymagane wyniki inicjatywy projektowej. Jest to często nazywane dostawą.

Opis przedmiotu dostawy musi zawierać koszt lub dopuszczalny zakres kosztów dla projektu. Określa także kluczowe funkcje, które należy uwzględnić, oraz ramy czasowe dostawy.

Po uzgodnieniu z klientem, kierownikiem projektu, zespołem projektowym i sponsorem wykonawczym wszelkie zmiany w oświadczeniu projektowym muszą być dokonywane przy użyciu starannie kontrolowanego i udokumentowanego procesu zmiany.

Kaskadowy wpływ

Po uzgodnieniu deklaracji zakresu lub dokumentu każda część zespołu wykorzystuje go jako podstawę do własnych szacunków dotyczących pracy, czasu i kosztów. Im dokładniejsza i dokładniejsza deklaracja zakresu, tym bardziej prawdopodobne jest, że zespoły robocze wytworzą dokładne szacunki i wymagania dotyczące zasobów.

Wyłączenia mogą być ważne

Nie jest niczym niezwykłym, aby dokument zakresu projektu zawierał listę konkretnych elementów, które mają być wyłączone z elementu dostawy. Na przykład dokument zakresu wykonawcy dotyczący budowy domu może przewidywać, że właściciel musi uzyskać pozwolenia środowiskowe i nie ponosi odpowiedzialności wykonawca budujący dom.

Co może pójść źle?

Brak jasności jest częstym źródłem stresu i niepowodzenia projektu. Niejednoznaczny lub niejednoznaczny dokument dotyczący zakresu pozostawia wiele kwestii do dyskusji i niedoinformowanych apeli. Mogą one wpływać na cechy, jakość, czas i koszt projektu.

Inną pułapką, której należy unikać, jest „pełzanie zakresu”. Jeśli stwierdzenie zakresu jest niejasne, klient kusi się, aby sprostać wymaganiom wykraczającym poza zamierzenia lub granice pierwotnych planów.

Dostosowywanie zakresu

Chociaż częste zmiany zakresu opóźniają ukończenie projektu i mogą powodować znaczne koszty, są one czasami konieczne i uzasadnione. Kierownicy projektów polegają na procesie „zarządzania zmianą”, który identyfikuje żądaną zmianę, weryfikuje wszystkie odpowiadające im szacunki czasu, kosztów i obciążenia oraz ponownie ocenia projekt pod kątem nowych zagrożeń, biorąc pod uwagę zmianę.

Kierownik projektu i sponsor wykonawczy zwykle podejmują ostateczną decyzję o zmianie zakresu tylko wtedy, gdy sytuacja została w pełni przeanalizowana. Zmiany są dokumentowane w dzienniku decyzji, a następnie przekazywane większemu zespołowi projektowemu.