Jak utworzyć zestaw prasowy dla Twojej firmy

Być może słyszałeś termin „zestaw prasowy” i może nawet otrzymałeś zestaw prasowy na coś. Chociaż forma i funkcja zestawu prasowego mogą się znacznie różnić w zależności od branży, akceptowaną definicją jest:

„Pakiet materiałów promocyjnych dostarczonych członkom prasy, aby poinformować ich, zwłaszcza o produkcie, usłudze lub kandydacie”.

Ponieważ jest tak wiele różnorodności, spójrzmy na rzeczywiste komponenty, które mogą składać się na zestaw prasowy, i jak złożyć taki, który daje twojemu produktowi lub usłudze najlepszą szansę na darmową reklamę, znaną również jako zarobione media. Jeśli prawidłowo wykonasz swój zestaw prasowy, zobaczysz zwrot wielokrotnie większy niż początkowa inwestycja, zwłaszcza jeśli zestaw dostanie Twój produkt lub czas usługi w stacjach informacyjnych lub w Internecie i w mediach drukowanych.

Tworzenie zestawu prasowego

Nie ma zbioru reguł dotyczących tworzenia zestawów prasowych, które określają, które składniki należy uwzględnić. Twoje zestawy prasowe będą się różnić w zależności od tego, co promujesz i rodzaju mediów, które otrzymają Twój zestaw prasowy.

Większość zestawów prasowych jest wysyłana pocztą, często do osób, które mają asystentów administracyjnych, a Twoim zadaniem jest stworzenie zestawu prasowego, który jest wystarczająco interesujący, aby przejść przez strażnika. Treść i prezentacja mają duże znaczenie. Możesz także wysłać swój zestaw drogą elektroniczną, chociaż jeśli ma dziesięć części, które mogą być kłopotliwe.

To, co dołączasz, jest bardzo ważne, ponieważ zestaw prasowy powinien być łatwym sposobem na zwrócenie uwagi na Ciebie lub Twoją firmę. Uważaj to za kompilację największych przebojów swojej firmy, ponieważ chcesz, aby media wiedziały o Tobie i Twoich produktach i usługach w jednym, uporządkowanym pakiecie. Główne elementy zestawu prasowego, które chcesz rozważyć, obejmują następujące elementy.

Informacja prasowa

Komunikat prasowy twojego zestawu prasowego informuje o tym, co publikujesz. Jeśli masz nowy produkt, zestaw prasowy pomaga go wprowadzić. Jeśli twoja firma łączy się z inną, informacja prasowa opowiada o tym.

Możesz dołączyć wiele komunikatów prasowych do swojego zestawu prasowego. Na przykład, zestaw prasowy targów może zawierać komunikat prasowy dotyczący połączenia firm, trzy komunikaty prasowe dotyczące nowego produktu oraz komunikat prasowy zapowiadający nowego dyrektora generalnego.

Nie należy jednak umieszczać więcej niż jednego komunikatu prasowego, jeśli można tego uniknąć. Jeśli wysyłasz zestaw prasowy do edytora, potrzebujesz tylko jednego komunikatu prasowego. Pamiętaj, im więcej uwzględnisz, tym więcej pracy wykonasz. Chcesz, aby ich praca była jak najprostsza.

Krótki list / spis treści

Jest to szczególnie przydatne w przypadku każdego zestawu prasowego, który zawiera wiele różnych, ale równie ważnych elementów. Twój list może być skierowany do mediów, dziękując im z góry za ich zainteresowanie, a następnie możesz przedstawić podsumowanie tego, co zawiera i określić, dlaczego produkt lub usługa będzie dla nich interesująca. Upewnij się, że nazwa kontaktu z mediami i dane kontaktowe są poprawne.

Broszura

Profesjonaliści PR używają zestawów prasowych, aby ogłosić nowy produkt, ale możesz także dołączyć swoją broszurę. Broszury są szczególnie pomocne w wyjaśnianiu produktu lub usługi oprócz prostego komunikatu prasowego. To nie tylko element wizualny, ale może dostarczyć informacji technicznych w prosty sposób. W zestawie prasowym na targi handlowe możesz dołączyć kilka broszur, które dają redaktorowi / reporterowi dużą ilość informacji o wszystkich twoich produktach / usługach.

Próbki produktu

Jeśli Twój produkt jest wystarczająco mały i możesz sobie na to pozwolić, powinieneś umieścić próbkę w zestawie prasowym. Daje to redaktorom i dziennikarzom możliwość samodzielnego przetestowania produktu. Oczywiście, upewnij się, że produkt działa przed wysłaniem go do edytora. Nie chcesz wysyłać Przewodowy magazyn nowy rodzaj latarki, który zapala się w płomieniach podczas pracy.

Jeśli Twój produkt jest zbyt duży i będziesz miał prezentację w swoim obiekcie, dołącz te informacje, aby redaktor / reporter mógł dotrzeć do Twojej lokalizacji i zobaczyć produkt z bliska. Lub, jeśli stoisko targowe ma demo, jest to dobry sposób, aby dać wielu redaktorom i reporterom z całego kraju szansę zobaczenia produktu w akcji.

Jeśli masz tylko kilka próbek, utwórz wysyłkę wielopoziomowego zestawu prasowego. Top-media mogą składać się tylko z pięciu do dziesięciu gniazd, ale będą najważniejsze.

Past Press Coverage

Jeśli wcześniej otrzymałeś bezpłatne relacje z mediami, możesz dołączyć arkusz zawierający szczegółowe informacje o tych mediach. Ale nie wysyłaj informacji o mediach od bezpośredniego konkurenta lub nie będzie on objęty. Na przykład, jeśli Dom Piękny uruchomiłem kawałek produktu, nie wysyłaj go do Dom i ogród ponieważ powiedzą, że była już objęta publikacją schroniska. Jeśli jednak Twój produkt pojawił się w segmencie CNN, idź do przodu i włącz tę ekspozycję.

Arkusz informacyjny

Może to być świetny dodatek do zestawu prasowego, ponieważ zawiera szczegółowe informacje o funkcjach, korzyściach i innych specyficznych informacjach, które informują reportera lub redaktora o Twojej firmie i / lub produktach za pomocą szybkich informacji. Arkusze informacyjne mogą być używane do uruchamiania produktów, zestawów prasowych o nowych pracownikach, konferencjach prasowych i innych obszarach, w których chcesz podać redaktorowi kluczowe fakty, które mogą chcieć użyć słowo w słowo.

Kontekst firmy

Pisanie strony z historią firmy może być cenne dla obecnych i przyszłych zestawów prasowych. Ten specjalista określa początki Twojej firmy i może wskazywać, dokąd zmierza Twoja firma. Najważniejsze osiągnięcia powinny być uwzględnione, jak również wszelkie wyróżnienia lub nagrody. Nie zapomnij także o planach rozwoju i rozwoju produktu. Pamiętaj, aby aktualizować swój backgrounder co roku, aby uwzględnić wszelkie dodatkowe osiągnięcia i momenty odniesienia.

Executive Bios

Niezależnie od tego, czy jest to nowy dyrektor generalny, nowy dyrektor ds. PR lub nowy członek zarządu, jest to miejsce, w którym można informować ludzi o tych, które tworzą Twój zespół.

Biografie wykonawcze, wraz z obrazami o wysokiej rozdzielczości, dają redaktorowi bardzo potrzebne informacje podstawowe na temat kalibru ludzi stojących za firmą. Niektóre publikacje drukują słowo w słowo, więc pisz biografię w trzeciej osobie, a nie w pierwszej osobie. Zachowaj wszystkie biosy na jednej stronie i dołącz nagrody i wyróżnienia, ale nie informacje osobiste inne niż powiązania branżowe.

Cytuj arkusz i FAQ

Arkusz kalkulacyjny - zawierający cytaty od osób z Twojej firmy - to uproszczony sposób na zapewnienie zapracowanym redaktorom cytatów, których potrzebują do wypełnienia artykułu, bez zmuszania redaktorów do śledzenia osoby PR firmy.

Ten arkusz może zawierać cytaty z kierownictwa, twórców produktów, a nawet klientów (inaczej zwane referencjami). Jeden arkusz cytatów może odpowiedzieć na najbardziej oczywiste pytania, jakie może mieć edytor. Tylko upewnij się, że każdy cytat czyta się dobrze na papierze, ponieważ ten cytat będzie najprawdopodobniej użyty dosłownie w druku.

Dołącz obrazy Hi-Res na dysku flash

Czy zdjęcia są odpowiednie dla twojego zestawu prasowego? Jeśli tak, upewnij się, że są to obrazy o wysokiej rozdzielczości zapisane na poręcznym urządzeniu multimedialnym, takim jak dysk flash lub CD. Możesz również dołączyć obrazy wysokiej rozdzielczości do swojej witryny, aby można było pobrać media. Pamiętaj, aby dołączyć do swojego zestawu prasowego bezpośredni link do galerii zdjęć.