Jak zorganizować swoje dokumenty

Jedynym razem, gdy wydaje ci się, że myślisz o ważnych dokumentach, jest to, kiedy ich potrzebujesz. I często nie możesz ich znaleźć, kiedy ich potrzebujesz, ponieważ nie masz zorganizowanego i scentralizowanego systemu do przechowywania ważnych dokumentów i / lub kiedy ich ostatnio potrzebowałeś, po prostu wrzuciłeś je z powrotem do morza dokumenty w domowym biurze zamiast odkładać je tam, gdzie należały.

Rozpoczęcie pracy

Z wszystkimi ważnymi dokumentami rozrzuconymi po całym domu, tracisz dużo czasu i energii na ich poszukiwanie. Ryzykujesz również całkowitą utratą niektórych z nich. Ale w kilku prostych krokach możesz zorganizować ważne dokumenty papierowe w ciągu jednej godziny w ten weekend!

Potrzebna jest mała szafka na dokumenty z dwiema szufladami lub przenośna zawieszka na teczki, wielokolorowe wiszące teczki (6 różnych kolorów), foldery z trzema górnymi zakładkami z manila i sejf ognioodporny (opcjonalnie). Możesz też kupić duży segregator i wkładki. Po dobraniu towarów znajdziesz sześć kroków, które wykonasz, aby uporządkować swoje dokumenty.

Zbierz swoje dokumenty

Zanim będziesz mógł zorganizować wszystkie ważne dokumenty, musisz je zlokalizować. Czasami łatwiej powiedzieć niż zrobić.

Sprawdź swoje domowe biuro w szufladach i papierach ułożonych na biurku lub stole. Sprawdź stosy papieru zaśmiecające blaty kuchenne, a także szuflady kuchenne i kosze. Spójrz na komodę i szafkę nocną w sypialni (mogłeś zostawić ich tam w porannym pośpiechu i zapomniałeś o nich). Na koniec sprawdź swoją torebkę lub teczkę w poszukiwaniu ważnych dokumentów, które przypadkowo wciąż nosisz.

Kategoryzować

Najważniejsze dokumenty należą do jednej z następujących sześciu kategorii. Sortuj wszystkie zebrane dokumenty w następujący sposób:

1. Dokumentacja domu i nieruchomości - hipoteka, akty własności, projekty i rachunki za modernizację domu, podręczniki i gwarancje dotyczące urządzeń, informacje o podatku od nieruchomości, polisy ubezpieczeniowe i podręczniki
2. Auto Records - tytuły, rejestry konserwacji, polisy ubezpieczeniowe i informacje, informacje o pożyczkach i rejestry płatności
3. Rekordy zdrowia - polisy ubezpieczeniowe, podręczniki świadczeń zdrowotnych, wyjaśnienia dotyczące świadczeń medycznych, rachunki lekarskie, listy recept, elastyczne informacje o wydatkach, rachunki medyczne, dyrektywy medyczne, polisy ubezpieczeniowe na życie

1. Księgi finansowe - wyciągi bankowe, zeznania podatkowe, rejestry odliczeń podatkowych, rejestry inwestycyjne, rejestry kredytowe, wyciągi z kart kredytowych
2. Zapisy elektroniki - kontrakty i podręczniki do telefonów komórkowych; wpływy ze sprzedaży i gwarancje na komputery, laptopy i iPady; plany i rachunki kablowe i internetowe; paragon i instrukcja obsługi routera bezprzewodowego
3. Rekordy osobiste - akty urodzenia, akt małżeństwa, zaświadczenie o rozwodzie, dokumenty opieki, informacje o ubezpieczeniu społecznym, rejestry szczepień, paszporty, rejestry służby wojskowej, rejestry chrztu i potwierdzenia, testamenty, plan pogrzebowy i informacje o miejscu pochówku. Jeśli masz zwierzęta, możesz również dołączyć do nich ważne dokumenty, takie jak informacje o weterynarii i szczepionkach.

Znajdź swoje ważne dokumenty

Większość ważnych dokumentów można przechowywać w zwykłej szafce na akta lub w przenośnym pudełku na teczki. Tam jest trochę. Jednak to naprawdę powinno być przechowywane w ognioodpornej, bezpiecznej lub poza miejscem przechowywania, takiej jak sejf.

Istotne dokumenty to dokumenty, których wymiana byłaby bardzo trudna lub bardzo czasochłonna. Mogą zawierać poufne dane osobowe, które mogłyby zostać naruszone w przypadku włamania lub napadu. W przypadku, gdy twój dom został zniszczony przez pożar lub powódź, chciałbyś, aby te ważne dokumenty pozostały nienaruszone.

Dla większości osób następujące dokumenty będą uważane za kluczowe: informacje o ubezpieczeniu społecznym, akty urodzenia, polisy ubezpieczeniowe wraz z danymi kontaktowymi agenta, testamentami, aktami własności, tytułami samochodu, paszportem i wszelkimi umowami lub umowami wymagającymi oryginalnego podpisu.

Utwórz główną listę wszystkich ważnych dokumentów, które umieścisz w swoim ognioodpornym sejfie lub w opcji przechowywania poza siedzibą firmy.

Powiel swój portfel

Większość z nas codziennie przenosi krytyczne informacje w naszych portfelach. Czy wiesz wszystko, co jest w twoim portfelu? Co byś zrobił, gdyby twój portfel został zgubiony lub skradziony?

Zrób kopie swojego prawa jazdy, karty dawcy, karty ubezpieczenia zdrowotnego, kart członkowskich, takich jak karty lojalnościowe w sklepie spożywczym, kluby magazynowe, a co najważniejsze, wszystkie karty kredytowe i debetowe (kopia z przodu iz tyłu). Zachowaj te kopie wraz z innymi ważnymi dokumentami papierowymi:

Krok piąty: Stwórz prosty system archiwizacji

Im prostszy system archiwizacji, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz go używać w sposób spójny. Weź każdą kategorię ważnego dokumentu i przypisz mu kolor wiszącego pliku:

• Dokumentacja domu i nieruchomości
• Auto Records
• Rekordy zdrowia
• Księgi finansowe
• Zapisy elektroniki
• Rekordy osobiste

Dodaj odpowiednią liczbę wiszących plików do systemu archiwizacji dla liczby dokumentów w każdej kategorii.

Użyj folderów manila i utwórz folder dla każdego pojedynczego dokumentu w każdej kategorii. Umieść foldery w odpowiedniej kolorowej sekcji wiszącego pliku.

Jeśli zakupiłeś duży segregator i wkładki z trzema pierścieniami, oznacz etykietami powyższe nazwy rekordów, dziurkuj wszystkie dokumenty i uporządkuj je. Jeśli papiery nie powinny być dziurkowane, dziurkuj papier w folderze i umieść dokumenty w folderze.

Teraz, jeśli papierkowa robota po prostu nie jest twoją sprawą, może to być dla Ciebie wolny czas. Możesz zeskanować wszystkie te dokumenty, zapisać je na dysku twardym, a następnie zniszczyć wszystko. Ale używaj własnego uznania, ponieważ niektóre dokumenty są lepiej zachowane. Użyj swojej najlepszej oceny.

Trwający serwis

Teraz, gdy organizowane są wasze ważne dokumenty, organizuj je. Każdego miesiąca, gdy płacisz rachunki, złóż wszelkie nowe dokumenty w odpowiedniej sekcji swojego zbioru danych. W tym samym czasie poszukaj dokumentów, które usunąłeś z systemu w ciągu miesiąca, a które mogą nadal być poza systemem plików. Prześlij je ponownie. Co najmniej dwa razy w roku przejrzyj dokumenty w swoim systemie plików, aby sprawdzić, czy można je usunąć. Dobry harmonogram do naśladowania jest na pierwszy rok i na koniec każdego roku szkolnego.

Przy odrobinie wysiłku możesz czerpać długoterminowe korzyści, organizując ważne dokumenty papierowe.

Edytowane przez Elizabeth McGrory.