Jak zorganizować udane wydarzenie medialne

Jednym z najłatwiejszych sposobów uzyskania przez Twoją firmę bezpłatnej ekspozycji na media (często nazywanej „mediami zarobionymi”) są wydarzenia medialne.Niezależnie od tego, czy współpracujesz z kilkoma sponsorami, aby pomóc mniej szczęśliwym, czy organizujesz konferencję prasową, aby ogłosić wydanie produktu, musisz podjąć pewne kroki, aby zorganizować udane wydarzenie medialne.

Zacznij od komunikatu prasowego

Wysłanie informacji prasowej pomoże mediom zdecydować, czy twoja historia jest wystarczająco warta pokrycia. Dlatego pomaga utrzymać prostą komunikację prasową i nigdy nie używać szumu. Stacje i gazety szukają wiadomości; nie szukają sprzedaży.

Masz okno do wysłania informacji prasowej. Nie chcesz wysyłać go zbyt wcześnie, a następnie zostaje zapomniany lub zakopany, a nie chcesz wysyłać go zbyt późno, gdy inne historie mogły już zostać przypisane, a po prostu nie pasują do Twojego wydarzenia w Zazwyczaj 2 do 3 dni przed wydarzeniem jest wystarczające powiadomienie z wyprzedzeniem.

Chcesz mieć pewność, że w komunikacie prasowym znajdziesz wskazówki i specjalne instrukcje. Jeśli siedziba Twojej firmy znajduje się w jednym miejscu, ale Twoje wydarzenie odbywa się w twoim zakładzie 30 mil, musisz to wyraźnie zaznaczyć w swoim wydaniu.

Obserwuj rozmowy telefoniczne

Po wysłaniu komunikatu prasowego możesz zadzwonić do redakcji gazet lub producentów stacji telewizyjnych, aby sprawdzić, czy go otrzymali. To wszystko, o co musisz zapytać.

Często otwierają one rozmowę, aby poinformować Cię, jeśli uznają, że będą mogli przyjść lub nie. Ale nawet jeśli nie, nie chcesz pytać, czy nadchodzą. Będą tam, jeśli mogą, ale nie złożą żadnych obietnic.

Pamiętaj, że najświeższe wiadomości lub ciężkie dni mogą uniemożliwić im przyjście w ostatniej chwili. Nie chcesz ich nękać, aby zobaczyć, czy nadchodzą, nawet w dniu wydarzenia, kiedy stoisz tam, czekając na pojawienie się dziennikarzy.

Chcesz również obejrzeć czas, w którym wykonujesz połączenie telefoniczne. Dzwonienie na 10 minut przed 17:00 może wydawać się końcem dnia dla ciebie, ale dla producenta, który ma 10 minut do wieczornej wiadomości. Najlepsze czasy połączeń to zazwyczaj około 10:00 i między 1 a 14:30

Ostrożnie zaplanuj czas wydarzenia

Wszyscy pracują nad terminami. Gazety mają ustalone czasy, kiedy kładą problem następnego dnia do łóżka. Oznacza to, że jeśli przyjadą na twoje wydarzenie o 17:00 w czwartek zasięg może nie pojawić się do soboty.

Stacje telewizyjne zwykle mają rano, południe, 5, 6, 10 i / lub 11:00 wiadomości w ciągu tygodnia, w zależności od rynku telewizyjnego. Uzyskiwanie pokrycia, jeśli wydarzenie multimedialne rozpocznie się o 16:00 może być bardzo trudne. Nie będą po prostu wskakiwać do auta z wiadomościami i jeździć jak szaleni, żeby dostać taśmę w powietrze przez 5. Jest skrypt, który musi być napisany i taśma, którą trzeba edytować.

Zaplanuj swój czas na imprezę, aby nie tylko był wygodny dla reporterów, ale także zwiększa szanse na uzyskanie natychmiastowej ekspozycji.

Nie próbuj i nie rób wszystkiego

Choć może to być kuszące, aby zostać reżyserem, nie mów reporterowi, fotografom ani filmowcom, jakie zdjęcia chcesz, aby otrzymali. Chcesz nawiązać z nimi pewne stosunki i rozpocząć relację z gazetą lub stacją telewizyjną. Nie wygrasz żadnych przyjaciół, mówiąc im, jak wykonać swoją pracę.

Ułatw to wejście (i wyjście)

Jeśli organizujesz wydarzenie w swoim zakładzie o powierzchni 50 000 stóp kwadratowych, a obszar, na który zezwalasz, znajduje się z tyłu budynku, zapewnij im możliwie łatwy dostęp. Nie pozwól im parkować przed budynkiem, a następnie przeciągnij ich ekwipunek aż do tyłu, jeśli możesz mu pomóc. Jeśli istnieje sposób na dotarcie do tyłu, pozwól mediom znać kierunki jazdy w komunikacie prasowym i wyraźnie zaznaczyć drogę, kiedy dotrą.

Chcesz również rozważyć, który obszar Twojej placówki jest ściśle ograniczony. Na przykład, jeśli nie możesz uniknąć długiego spaceru, czy naprawdę chcesz, aby media przechadzały się po całym budynku za pomocą kamer? To nie znaczy, że zaczną strzelać, co chcą. Jednak wiele firm stosuje surowe zasady dotyczące miejsc, w których kamery i osoby niebędące pracownikami mogą iść na własność.

Rozważmy elementy wizualne

Pomyśl dokładnie o swoich wizualizacjach. Daj mediom jak najwięcej praktycznego doświadczenia. Mówienie o produkcie przez pół godziny, a następnie odwoływanie się do zdjęcia w broszurze jest czymś, na co media nie muszą nawet się pojawiać. Pamiętaj, że przekazują wizualizacje swoim potencjalnym klientom (ich widzom lub czytelnikom), dlatego ważne jest, aby mieć na uwadze odbiorców, aby uzyskać potrzebne Ci pokrycie.

Nie zapomnij o zestawie prasowym

Dołącz informacje o swoim wydarzeniu i przekaż je mediom. Ta informacja pomoże im napisać historię, ale także pomoże Ci mieć większą kontrolę nad wiadomościami, ponieważ dostarczasz im kluczowych informacji.

Upewnij się, że Twój kontakt z mediami jest dostępny

Nie zapomnij udostępnić kontaktu medialnego na pytania. Jeśli reporter ma dodatkowe pytania, musi szybko uzyskać dostęp do kontaktu z mediami. Pamiętaj, aby podać numer telefonu kontaktu z mediami i wszelkie inne informacje kontaktowe w zestawie prasowym.

Użyj pracowników z doświadczeniem

Nie musisz ograniczać rzeczników wydarzenia do własnego kontaktu z mediami. Jeśli pracownik może dać lepszy dźwięk, ponieważ ma większe doświadczenie w rozwijaniu i pracy z określonym produktem, za wszelką cenę, udostępnij go na pytania.

Przygotuj swoje oświadczenie wcześniej

Jeśli planujesz rozmawiać przez kamerę lub z dziennikarzem, pomyśl o tym, co chcesz powiedzieć z wyprzedzeniem. Może pomóc znajomemu, który nie zna Twojej firmy, aby przeczytał zestaw prasowy i zadał pytania. Na podstawie tych pytań, a także własnych burzy mózgów, wymyśl listę odpowiedzi. Nie chcesz grać na próbach, ale nie chcesz też brzmieć nieprzygotowany ani mówić „Umm …”.

Chcesz także wziąć pod uwagę różne rodzaje mediów. Gazeta ma inne potrzeby niż telewizja i odwrotnie. Dziennikarz może zadać ci pytania, które znacznie różnią się od reporterów telewizyjnych. Każde medium ma różne sposoby prezentowania wiadomości, więc będą potrzebować tego, co najbardziej odpowiada ich odbiorcom.

Co się stanie, jeśli reporter nie pokaże?

Stacja lub gazeta mogą bardzo dobrze wysłać fotografa lub kamerzystę zamiast reportera. To nie znaczy, że twoja historia nie jest dla nich ważna. Nie byłoby ich, gdyby nie planowali opowiadania historii, więc traktujcie każdego, kto pojawia się bardzo dobrze.

Jeśli kamerzysta dźwiga swój sprzęt, nie podawaj mu zestawu prasowego. Zaoferuj, że będziesz go nosił, dopóki nie zdobędzie potrzebnych strzałów. Traktowanie go jak obywatela drugiej klasy wróci na stację i może zranić twoje szanse na przyszły zasięg.