Kompleksowy przegląd zadania zarządzania projektem

Project Management Institute (PMI) definiuje zarządzanie projektami jako „spełnienie wymagań projektu poprzez zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych. Osiąga się to poprzez wykorzystanie inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamykania projektu. ”

Chociaż definicja ta może wydawać się skomplikowana, podmioty zarządzające projektem są rzeczywiście zakorzenione w zdrowym rozsądku i praktyczności. Niezależnie od tego, czy chcesz zapewnić zarządzanie projektami swoim klientom, czy też chcesz zostać kierownikiem projektu, rozważ krok po kroku podstawy zarządzania projektem. Zanim zaczniesz, określ, czy usługa, którą zamierzasz zaoferować (lub zlecenie, które bierzesz) jest naprawdę projektem.

Zarządzanie ogólne a zarządzanie projektem

Jak decydujesz, czy coś jest lub nie jest projektem? Aby to przełamać, rozdziel dwa różne obszary zarządzania na funkcjonalne (lub ogólne) zarządzanie i zarządzanie projektami.

Zarządzanie funkcjonalne lub ogólne to ciągłe działanie zadania. Jednym z przykładów może być posiadanie firmy technologicznej i posiadanie klienta, dla którego zapewniasz wsparcie w zakresie tworzenia kopii zapasowych, i ciągłe zarządzanie rocznym kontem poprzez tworzenie kopii zapasowych serwerów i dostarczanie im cotygodniowego raportu o aktywności. Jeśli robisz to przez pięć lat i masz odnawialną umowę z klientem, twoja praca jest ciągła, a zatem ogólna lub funkcjonalna.

Jeśli jednak twój klient chce wdrożyć nowy system zarządzania treścią i ma rok na opracowanie nowego systemu i poprosi Cię o kierowanie jego rozwojem, Twój klient zaangażował Cię w projekt.

Podobnie, jeśli pracujesz z zasobami ludzkimi, a Twoim zadaniem jest zarządzanie budżetem działu i nadzorowanie młodszych współpracowników, to masz pracę funkcjonalną, ponieważ jest to praca ciągła, która nie ma zdefiniowanego wykończenia.

Z drugiej strony, jeśli masz to samo stanowisko HR, a dyrektor twojego działu prosi Cię o wdrożenie nowego programu rekrutacyjnego (i zapewnia termin oraz budżet) i uczyni cię menedżerem projektu, to jest to projekt, ponieważ ma datę rozpoczęcia i zakończenia, a zadanie odbywa się tylko raz.

Wizualizacja projektu w trzy części

Teraz, gdy rozumiesz istotę tego, co stanowi projekt, możesz przyjrzeć się bliżej zarządzaniu projektami. Korzystając z programu rekrutacyjnego jako przykładu, teraz, gdy wiesz, że istnieje potrzeba projektu, następnym krokiem jest określenie zakresu, czasu i budżetu.

Zarządzanie projektem to planowanie, organizacja i kontrola zakresu, budżetu i czasu projektu programu rekrutacyjnego. Aby ułatwić wizualizację projektu, narysuj prostą piramidę. Każda linia piramidy stanowi jedną z trzech głównych części projektu (tj. Zakres, czas i budżet). Pusta przestrzeń na środku piramidy to jakość dostarczonego produktu. Piramida jest ważnym narzędziem, o którym należy pamiętać podczas planowania projektu, ponieważ w miarę wzrostu lub kurczenia się trzech głównych części wpływa to na jakość produktu.

Zakres projektu

Definiowanie zakresu jest często najtrudniejszą i najbardziej złożoną częścią zarządzania projektem. Szczegóły projektu są na ogół nieznane na początku, więc oszacowanie, jakie działania i zadania są potrzebne do realizacji projektu, wymaga przemyślenia. Zakres obejmuje wszystkie różne działania i zadania, które zostaną podjęte w celu wyprodukowania produktu końcowego, który dostarczysz. Zdefiniowanie zakresu projektu pomoże określić czas i budżet, których będziesz potrzebować, aby zakończyć projekt.

Dobrym sposobem na rozpoczęcie jest po prostu zapisanie, co uważasz za potrzebne do wykonania zadania. Następnie skonsultuj się z innymi, aby uzyskać kompleksowy obraz wszystkich działań.

Czas projektu

Po ustaleniu początkowego zakresu można zacząć przypisywać czas do każdego działania i zadania, a dodatkowo spojrzeć na projekty w szerszym kontekście. Zadaj sobie pytanie, które działania będą miały miejsce w tym samym czasie, a które będą się odbywać sekwencyjnie. Zwróć także szczególną uwagę na to, ile osób przejrzy działania projektu, ponieważ wpłynie to na czas potrzebny na wykonanie kroku. Zaskakujące jest, jak długo proste zadanie może trwać, gdy trzy osoby muszą je przejrzeć. Po obliczeniu czasu potrzebnego na ukończenie skumulowanych działań i zadań, jesteś gotowy, aby utworzyć harmonogram projektu, aby zespół projektowy mógł go śledzić.

Budżet projektu

W tym momencie ustaliłeś, co (zakres) i długość (czas) projektu, teraz nadszedł czas na określenie budżetu. Podobnie jak obliczanie czasu potrzebnego na projekt, często będziesz musiał skonsultować się z innymi, w tym z kierownikami działów, aby ustalić dokładny budżet. Budżet składa się z wielu rozważań, w tym wykorzystania ludzi i materiałów zaangażowanych w podejmowane działania oraz tego, jak długo (tj. Ludzie) będą potrzebni i wykorzystanych materiałów.

Komunikacja jest kluczem

Często klient (lub szef) chce, aby projekt został ukończony w określonym czasie i budżecie bez uwzględnienia zakresu projektu. Problem polega na tym, że prawie zawsze zakres projektu nie może być racjonalnie ukończony, biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe i budżetowe. W konsekwencji część zarządzania projektem negocjuje warunki zakresu projektu z klientem lub szefem. Przez cały proces negocjacji, a także przez całą długość projektu, dobra przejrzysta komunikacja jest najważniejszą umiejętnością, której potrzebujesz.

Im wyraźniej komunikujesz wyzwania po drodze, tym szczęśliwszy będzie twój klient lub szef.