Profesjonalne wytyczne dotyczące pisania listów i e-maili

Jaki jest najlepszy sposób na napisanie profesjonalnego listu - z papierowym listem lub e-mailem? Jeden naprawdę nie jest lepszy od drugiego. W niektórych przypadkach sensowne jest komunikowanie się za pośrednictwem poczty e-mail, a czasami może być konieczne wysłanie tradycyjnego pisma, drukowanego i podpisanego listu. Bez względu na to, co wybierzesz, ważne jest, aby postępować zgodnie z najlepszymi profesjonalnymi listami i e-mailem oraz wytycznymi dotyczącymi formatu.

E-mail jest szybszy i łatwiejszy, ale niektóre wiadomości e-mail nigdy się nie otwierają i, w zależności od tego, do kogo piszesz i dlaczego piszesz, może być wymagane wysłanie napisanego i podpisanego listu, a nawet przesłanie go online.

Rodzaj wybranej wiadomości zależy od tego, z kim się komunikujesz i od celu twojej korespondencji.

Profesjonalne wytyczne dotyczące pisania listów i e-maili

Wszystkie dobrze napisane listy zawierają kilka sekcji. Informacje zawarte w każdej sekcji i ogólny format zależą od tego, czy wysyłasz napisaną literę, czy wiadomość e-mail.

Istotne jest, abyś znał różne części listu i to, co powinno być wymienione w każdym z nich. Musisz także wiedzieć, jak zaadresować i podpisać zarówno komunikację typową, jak i e-mailową. Różne części listu są następujące:

• Informacje kontaktowe
• Powitanie (powitanie)
• Ciało listu
• Zamknięcie
• Podpis

Informacje kontaktowe

Sposób, w jaki podasz swoje dane kontaktowe, będzie inny w zależności od tego, w jaki sposób wysyłasz list. W wiadomości e-mail informacje kontaktowe będą znajdować się na końcu wiadomości, natomiast w liście pisemnym dane kontaktowe znajdują się na górze strony. Oto, co należy uwzględnić w sekcji informacji kontaktowych, a także próbki zarówno liter, jak i e-maili.

Pozdrowienie

Pozdrowienie jest sekcją powitania twojego listu z czymś w rodzaju „Drogi panie Peterson” lub „Do kogo to może dotyczyć”. Oto lista przykładów zwrotów grzecznościowych, które sprawdzają się w korespondencji zawodowej.

Ciało listu

Treść listu będzie zawierać kilka akapitów. Pierwszy akapit powinien zawierać wprowadzenie i krótkie wyjaśnienie powodu pisania. Drugi akapit (i kolejne akapity) powinien wyjaśniać dalsze powody pisania. Ostatni akapit powinien albo poprosić czytelnika o działanie, jeśli o coś prosisz, albo określić, w jaki sposób podejmiesz działania następcze. Upewnij się, że cel twojego listu jest jasny. Czytelnik będzie musiał wiedzieć, o co prosisz i jak może ci pomóc.

Lub jeśli oferujesz usługi lub pomoc, upewnij się, że jest jasne, co możesz zapewnić.

Zamknięcie

List jest zamykany terminem „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”, po którym następuje przecinek, a następnie podpis, jeśli wysyłasz literę. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, wpisz swoje imię po zamknięciu. Oto lista przykładów zamykania listów, które są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem.

Podpis

Końcowym akcentem Twojego listu jest Twój podpis, który w wiadomości e-mail będzie zawierać Twoje dane kontaktowe. Oto, jak podpisać list oraz jak skonfigurować podpis i e-mail.

Jak skierować list

Ważne jest, aby zwracać się formalnie do osoby, do której piszesz, chyba że znasz ją bardzo dobrze. Oto jak zaadresować list zawierający ogólne informacje, których możesz użyć, jeśli nie masz osoby kontaktowej w firmie.

Formatowanie korespondencji

Teraz, gdy masz wszystkie informacje, które musisz zawrzeć w wiadomości, przejrzyj standardowy format używany do pisania listów i wiadomości e-mail.

Wytyczne dotyczące pisania listów

Następnym krokiem jest wypolerowanie listu. Pomiędzy akapitami a górą i dołem strony powinno być dużo miejsca. Chcesz także wybrać czytelny, profesjonalny styl i rozmiar czcionki. To, co powiesz, będzie zależeć od przyczyny, dla której piszesz, więc upewnij się, że dostosujesz swój list do swojej sytuacji osobistej i zawodowej. Oto instrukcje krok po kroku dotyczące pisania różnych rodzajów liter, w tym marginesów stron, czcionek, odstępów i szczegółów dotyczących tego, co należy dołączyć, wraz z przykładami każdego z nich:

• Jak napisać list biznesowy
• Jak napisać list motywacyjny
• Jak napisać list aplikacyjny
• Jak napisać list referencyjny
• Jak napisać list rezygnacyjny
• Jak napisać list z podziękowaniami
• Wiadomość od LinkedIn i wytyczne dotyczące zaproszenia
• Profesjonalne wskazówki dotyczące wiadomości e-mail

Przykłady i szablony

Korzystanie z szablonu to świetny sposób na rozpoczęcie własnego listu lub wiadomości e-mail, ponieważ zaczynasz od podstawowego formatu. Po prostu wpisz swoje dane w odpowiedniej części listu.

Przyglądanie się przykładom jest również pomocne, ponieważ otrzymasz pomysły na to, co powiedzieć we własnej korespondencji.

• Próbki listów:Przejrzyj te pisemne próbki listów, w tym listy biznesowe, listy motywacyjne, listy z podziękowaniami, listy uzupełniające, listy przyjmujące i odrzucające pracę, listy rezygnacyjne, listy z uznaniem, listy biznesowe i więcej próbek listów i szablonów.
• Przykłady wiadomości e-mail:Te przykłady wiadomości e-mail obejmują przykłady zatrudnienia, poszukiwania pracy i wiadomości e-mail dla firm, a także szablony wiadomości e-mail, przykłady sformatowanych wiadomości i tematów, a także pozdrowienia i przykłady podpisów.

Korekta i sprawdzanie pisowni

Wreszcie, przed wydrukowaniem lub przesłaniem listu lub wysłaniem wiadomości e-mail, sprawdzeniem pisowni, sprawdzeniem gramatyki i korektą.

Wskazówka, aby upewnić się, że nie ma żadnych błędów, to głośny odczyt. Czytelnik może zauważyć błędy, które pominąłeś.