Lista umiejętności biurowych i przykłady

Praca biurowa zapewnia sprawne funkcjonowanie biura. Obejmuje codzienne zadania administracyjne biura, takie jak odbieranie telefonów, planowanie spotkań, wysyłanie faksów i archiwizowanie dokumentów.

Umiejętności urzędnicze / administracyjne są przydatne dla prawie każdego, kto pracuje w biurze. Większość pracowników musi wykonać przynajmniej część pracy biurowej, więc te umiejętności mogą się przydać bez względu na oficjalny tytuł pracy. Urzędnicy biurowi i sekretarki muszą mieć szczególnie silne umiejętności urzędnicze. Pracownicy na tych stanowiskach wykonują większość codziennych zadań biura.

Rodzaje pracy biurowej

Podczas gdy niektórzy ludzie używają tych tytułów zamiennie, urzędnicy i sekretarki różnią się od asystentów administracyjnych. Asystenci administracyjni często potrzebują dyplomu ukończenia studiów wyższych i otrzymują więcej obowiązków, w tym projekty przewodnie, a czasem nawet zespoły zarządzające.

Natomiast urzędnicy i sekretarze zazwyczaj nie potrzebują szerokiego wykształcenia poza szkołą średnią (chociaż istnieją programy szkolnictwa wyższego, które koncentrują się na pracy biurowej i sekretarskiej). Zarządzają codzienną działalnością biura, ale generalnie nie mają obowiązków kierowniczych.

Urzędnicy i sekretarki pracują w różnych branżach, w tym w finansach, biznesie, medycynie, administracji, prawie i innych.Niektóre z tych stanowisk wymagają szczególnych umiejętności. Istnieją jednak podstawowe umiejętności, które są niezbędne dla niemal każdej pozycji urzędniczej i asystenta administracyjnego.

Przeczytaj poniżej listę umiejętności pisarskich poszukiwanych przez pracodawców u kandydatów do pracy. Zawiera szczegółową listę pięciu najważniejszych umiejętności pisarskich, a także uzupełniające listy powiązanych umiejętności administracyjnych.

Jak korzystać z list umiejętności

Możesz korzystać z tych list umiejętności w trakcie procesu poszukiwania pracy. Ważne jest, aby używać kilku słów umiejętności w swoim CV. Pracodawcy coraz częściej wykorzystują systemy śledzenia kandydatów do rangowania i „oceniania” otrzymywanych CV. Systemy te są zaprogramowane tak, aby szukać konkretnych słów kluczowych, a więc życiorysy, które je zawierają, z większym prawdopodobieństwem zostaną wybrane do dalszej analizy przez zatrudnianie menedżerów podczas drugiej rundy rozpatrywania.

Po drugie, możesz użyć tych słów kluczowych w swoim liście przewodnim. W treści listu spróbuj wspomnieć o jednej lub dwóch z tych umiejętności i podaj konkretny przykład czasu, w którym zademonstrowałeś je w pracy.

Na koniec możesz użyć tych słów umiejętności w wywiadzie. Upewnij się, że masz przynajmniej jeden przykład na czas, w którym pokazałeś każdą z pięciu najlepszych umiejętności wymienionych tutaj.

Oczywiście każde zadanie będzie wymagało różnych umiejętności i doświadczeń, więc uważnie przeczytaj opis stanowiska i skup się na umiejętnościach wymienionych przez pracodawcę.

Sprawdź także nasze inne listy umiejętności wymienione według zawodu i rodzaju umiejętności.

Najlepsze umiejętności urzędnicze

Dbałość o szczegóły

Praca biurowa obejmuje zwracanie uwagi na codzienne szczegóły biura, rzeczy, które inni ludzie mogą przeoczyć, takie jak odbieranie i śledzenie wiadomości e-mail, śledzenie terminów i inne. Urzędnik lub sekretarka musi być w stanie skupić się na tych szczegółach i nie pozwolić, by cokolwiek prześlizgnęło się przez szczeliny.

• Analityczny
• Organizowanie podróży
• Ustalanie priorytetów
• Rozwiązywanie problemów
• Rozumowanie
• Ewidencjonowanie
• Planowanie spotkań
• Pisanie na maszynie

Porozumiewanie się

Pracownicy biurowi muszą posiadać silne umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej. Zazwyczaj odbierają telefony, piszą notatki, wysyłają e-maile, witają klientów i klientów.

Dlatego muszą umieć mówić i pisać jasno i skutecznie. Muszą przekazywać informacje w sposób łatwy do zrozumienia.

• Odbieranie telefonów
• Porozumiewanie się
• Korespondencja
• Obsługa klienta
• E-mail
• Faksowanie
• Recepcja
• Umiejętności językowe
• Słuchający
• Komunikacja werbalna
• Korekta
• Pisanie

Znajomość obsługi komputera

W dzisiejszych czasach umiejętności komputerowe mają kluczowe znaczenie dla każdej pracy biurowej. Urzędnicy i sekretarki muszą być szybkimi i dokładnymi maszynistkami. Zwykle wymagane jest również wprowadzenie pewnych danych, więc powinni być zaznajomieni z programem Excel i innym oprogramowaniem do wprowadzania danych. Powinni również znać inne oprogramowanie Microsoft Office, takie jak Word i PowerPoint. Wszelkie dodatkowe umiejętności obsługi komputera, takie jak możliwość projektowania lub edytowania stron internetowych, będą uważane za duży plus.

• Wprowadzanie danych
• Zarządzanie danymi
• Płynność bazy danych
• Publikowanie na pulpicie
• Microsoft Office
• Maszyny biurowe
• Przetwarzanie tekstu

Numeracja

Wiele pracy biurowej wiąże się z liczeniem. Niektórzy urzędnicy odpowiadają w pewnym stopniu za księgowość i / lub księgowość firmy. Wymaga umiejętności liczenia. Możliwość szybkiego obliczania sum jest pozytywną cechą u urzędnika lub sekretarza.

• Rachunkowość
• Precyzja
• Dane do faktury
• Księgowość
• Asygnowanie
• Koszt
• Arkusze kalkulacyjne
• Technologia

Organizacja

Urzędnicy i sekretarki muszą być zorganizowani. Są odpowiedzialni za sprawne funkcjonowanie biura. Obejmuje śledzenie harmonogramu pracodawcy, odpowiadanie na e-maile i rozmowy telefoniczne oraz utrzymywanie plików. Wszystko to wymaga wielu umiejętności organizacyjnych.

• Podejmowanie decyzji
• Dostarczanie poczty
• Wydajny
• Odkładanie do akt
• Zarządzanie
• Wielozadaniowość
• Przeoczenie
• Kopiowanie i zestawianie
• Planowanie
• Sortowanie
• Zarządzanie czasem

Umiejętności miękkie

Oprócz tych pięciu najlepszych umiejętności urzędniczych najlepsi pracownicy biurowi posiadają również umiejętności miękkie, które są często wrodzonymi cechami osobowości, a nie kompetencjami wyuczonymi. Obejmują one silne umiejętności interpersonalne, pracę zespołową, elastyczność, niezawodność, kreatywność, zdolność adaptacji i kreatywność. Są one istotnymi cechami dla kierowników biur, recepcjonistów, asystentów osobistych, asystentów biurowych i asystentów wykonawczych.