Znaczenie prowadzenia dziennika w księgowości

Zapis księgowy jest zapisem transakcji finansowej wprowadzonej do dziennika. Dziennik wyszczególnia wszystkie transakcje finansowe firmy i odnotowuje, które rachunki dotyczyły tych transakcji. Wszystkie zapisy księgowe są dokonywane przy użyciu metody podwójnego zapisu lub pojedynczego zapisu księgowego.

Wpisy do dziennika są zazwyczaj wprowadzane w porządku chronologicznym, a obciążenia są wprowadzane przed przyznaniem kredytów - obciążenia są wprowadzane w kolumnie po lewej stronie, a kredyty są wprowadzane po prawej stronie. Pozycje kroniki są przypisywane do określonych kont za pomocą planu kont, a zapis księgowy jest następnie zapisywany w księdze głównej. Księga prowadzi śledzenie wielu kont.

Cel wpisów do dziennika

Pozycje dziennika zapewniają podstawowe informacje dla wszystkich innych raportów finansowych firmy. Są one wykorzystywane przez audytorów do analizowania wpływu transakcji finansowych na biznes.

Każdy wpis powinien zawierać datę transakcji, zaangażowane strony, obciążenie z co najmniej jednego konta, kredyt na co najmniej jeden inny rachunek, numer rachunku lub czeku oraz notatkę opisującą inne szczegóły związane z transakcją - cokolwiek prawdopodobnie nie będzie pamiętał miesięcy lub lat później.

Jeśli kupujesz i używasz oprogramowania systemu księgowego, najprawdopodobniej zajmie się wszystkimi tymi danymi dla Ciebie. Ale powinieneś być w stanie obsłużyć swoje wpisy do dziennika i nakierować się na pewną podstawową wiedzę na temat tego procesu, jeśli uważasz, że tego rodzaju wydatek nie jest jeszcze konieczny, ponieważ dopiero zaczynasz.

Rachunek pojedynczego wpisu

Jak sama nazwa wskazuje, każdy wpis do dziennika jest tworzony w osobnej linii, gdy używa się metody księgowania z pojedynczym wpisem. Możesz odjąć to, co wydałeś na nowy system komputerowy jako debet, a następnie, w następnym wierszu i jako kolejny wpis, możesz otrzymać dochód od klienta lub klienta jako kredyt. Będziesz mieć dwie oddzielne transakcje lub wpisy do dziennika, każdy z własną linią. To proste, niewiele różniące się od tego, jak śledziłbyś transakcje dokonywane z konta czekowego.

Rachunek jednorazowy może być odpowiedni, jeśli prowadzisz własną małą firmę jako jedyny właściciel, a twoje książki i transakcje nie są skomplikowane. Każdy może sobie z tym poradzić. Nie potrzebujesz żadnego specjalnego szkolenia.

Rachunkowość podwójnego wpisu

Zapis księgowy z zastosowaniem metody podwójnego zapisu obejmuje różne informacje w różnych kolumnach w tej samej linii. W systemie podwójnego wejścia możesz mieć debet za zakup komputera, a następnie kredyt lub podwyższenie całkowitych wydatków na sprzęt biurowy pojawi się na tej samej linii, ale w innej kolumnie, aby zrównoważyć obciążenie. Te kolumny powinny być równe, na przykład - 2000 USD jako obciążenie i + 2000 USD za kredyt.

Może być konieczne użycie jeszcze większej liczby kolumn w zależności od charakteru wpisu, ale przynajmniej powinny być dwa, po jednym dla debetów i kredytów. Rachunek podwójnego zapisu zazwyczaj tworzy zapis księgowy, a nie samą transakcję, ale dla rachunku wpływa na aktywa, pasywa, kapitał, przychody i koszty. Obciążenia i kredyty dla każdego są zapisywane w tej samej linii.

Na koniec roku lub dowolnego innego wybranego okresu rozliczeniowego wszystkie pozycje księgowe dotyczące obciążeń powinny odpowiadać równym zapisom księgowym dla wszystkich kredytów. Oznacza to, że Twoje konto jest „zrównoważone”.