Jak przedstawić się w e-mailu

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail, aby się przedstawić, ważne jest, aby wysłać profesjonalną wiadomość e-mail, która angażuje czytelnika i jasno określa, dlaczego piszesz. Większość ludzi jest zalewana wiadomościami e-mail, a otrzymanie wiadomości e-mail od kogoś, kogo nie znają, może być trudne, a co dopiero przeczytać.

Zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby otwierać, czytać i odpowiadać na wiadomości e-mail, korzystając z przykładów linii e-mail do wykorzystania oraz formalnych i nieformalnych e-maili.

Jak przedstawić się w e-mailu

Napisz wiersz tematu otwarcia wiadomości. Ile wiadomości e-mail możesz wyrzucić bez ich otwierania? Zwróć uwagę na to, co umieścisz w wierszu tematu, więc masz szansę na otwarcie. Bądź konkretny i poinformuj czytelnika, dlaczego piszesz. Pozwól, aby linia tematu była krótka, aby odbiorca mógł zobaczyć, na czym polega wiadomość.

Zaadresuj swoją wiadomość do osoby. Jeśli możesz znaleźć osobę, do której chcesz pisać, a nie ogólny adres e-mail, taki jak [email protected], będziesz mógł połączyć się osobiście z osobami, z którymi chcesz się spotkać.

LinkedIn, strony firmowe i strony mediów społecznościowych to dobre sposoby na znalezienie osób kontaktowych.

Użyj formalnego powitania. Jeśli piszesz z konkretną prośbą, skorzystaj z oficjalnego powitania biznesowego, takiego jak Pan lub Pani, imiona również działają, jeśli masz połączenie z daną osobą lub piszesz w sposób bardziej swobodny, aby dostarczyć informacji, a nie szukać pomocy. Oto przykłady powitań w wiadomościach e-mail, a oto przykład wyboru powitań listowych i pozdrowień.

Użyj swoich połączeń. Pisząc wstępną wiadomość e-mail lub wiadomość LinkedIn, jeśli masz kogoś wspólnego, wymień je. Skierowanie jest jednym z najlepszych sposobów uzyskania porady lub pomocy.

Nie żądaj. Znacznie lepiej jest zasugerować lub poprosić o radę, niż dyktować komuś. Na przykład: „Czy mógłbyś udzielić mi informacji zwrotnej na temat mojego CV, jeśli czas na to pozwoli?” Brzmi o wiele lepiej niż „Proszę przejrzeć moje CV i wrócić do mnie”. Bycie grzecznym i proszenie sprowadzi cię dalej, niż powiedzieć komuś, co powinieneś zrobić.

Trzymaj to krótko. Większość ludzi przegląda wiadomości e-mail i rzadko czyta ponad pierwszy akapit. Trzymaj wiadomość krótko - najwyżej 2 lub 3 akapity. Nie dołączaj więcej niż kilku zdań w każdym akapicie.

Czy wiesz, dlaczego piszesz? Twoja wiadomość e-mail powinna jasno określać, kim jesteś, dlaczego piszesz i czego żądasz od czytelnika.

Skorzystaj z pierwszego akapitu, aby przedstawić siebie, drugi dla swojej prośby, a trzeci, aby podziękować czytelnikowi za jego uwagę.

Użyj prostej czcionki. Użyj prostej czcionki (np. Calibri, Times New Roman lub Arial) i rozmiaru czcionki, który jest łatwy do odczytania. Rozmiar czcionki 11 lub 12 punktów jest czytelny bez mrużenia oczu. Oto jak wybrać styl i rozmiar czcionki.

Wybierz profesjonalne zamknięcie. Twoje zamknięcie jest prawie tak samo ważne jak twoje wprowadzenie. Zakończ swój e-mail krótkim profesjonalnym zamknięciem. Oto, jak zakończyć list przykładami dobrych zamknięć do użycia.

Dołącz podpis. Ułatw osobom, z którymi wysyłasz e-maile, kontakt z Tobą. Dołącz podpis ze swoim imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail i numerem telefonu. Dołącz swój adres do korespondencji, jeśli poprosisz o pisemną odpowiedź lub otrzymasz coś do wysłania. Oto jak skonfigurować podpis e-mailowy.

Sprawdzanie i sprawdzanie pisowni. Gdy się przedstawiasz, ważne jest, aby przed wysłaniem sprawdzić poprawność i literowanie wiadomości. Masz tylko jedną szansę na zrobienie dobrego wrażenia, a literówka może zniszczyć Twoją wiadomość e-mail.

Wyślij wiadomość testową. Aby mieć pewność, że Twoja wiadomość jest idealna, wyślij ją najpierw do siebie, abyś mógł podwójnie sprawdzić, jak ona czyta i dać jej ostatnie spojrzenie, aby upewnić się, że to, co chcesz wysłać.

Bcc: Ty sam.Dobrym pomysłem jest, aby Bcc: (ślepa kopia węglowa) sam był w wiadomości. Będziesz mieć zapis wysłania, a będziesz mógł łatwo odwołać się do niego w celu nawiązania dalszej komunikacji.

Przykłady e-maili wprowadzających

• Wprowadzenie Od Your Imię
• Zapytania o możliwości
• I Found You Through Alumni Network, LinkedIn, Professional Association itp.)
• Imię Polecam Ci kontakt
• Imię Sugeruję, żebym się wyciągnął
• Skierowanie z Imię
• Polecony przez Imię

Kiedy przedstawiasz sobie dwóch innych ludzi:

• Wprowadzenie: Imię - Imię
• Przedstawiamy Imię do Imię
• Łączenie: Imię - Imię
• Imię i Imię Wprowadzenie

Przykłady wprowadzenia e-maili

Formalny wstęp Przykład (wersja tekstowa)

Droga Pani Smith, Nazywam się Marcus Anderson i piszę, aby poprosić o pomoc. Byłbym bardzo wdzięczny za pomoc i poradę.

Przykład wstępu na co dzień (wersja tekstowa)

Cześć pierwsze imię

Nazywam się Cynthia i pracuję dla firmy rekrutującej techników, zwanej rekrutacją ABCD. Mam nadzieje, że masz się dobrze! Chciałbym opowiedzieć więcej o rozpoczętym wydarzeniu.

Wprowadzenie z przykładem skierowania (wersja tekstowa)

Droga Pani Smith, Jestem przyjacielem Alisy Markers i zachęciła mnie do przekazania mojego CV. Razem z Alisą pracowaliśmy nad kilkoma projektami i pomyślała, że ​​możesz mi pomóc w poszukiwaniu pracy.

Email przedstawiający kogoś innego (wersja tekstowa)

Drogi Jonasie, Mam nadzieję, że zastanie Cie to w dobrym zdrowiu! W dniu dzisiejszym przedstawiam moją koleżankę, Samanthę Billings, która niedawno dołączyła do naszej firmy i przejmuje komunikację dla firmy DBC.

Przykłady przeglądu: Przykładowe wprowadzenie Wiadomości e-mail i litery