Proste kroki do utworzenia budżetu projektu

Doświadczeni kierownicy projektów i ci, którzy pracują w dużych firmach, będą mieli oprogramowanie i księgowych, którzy pomogą im zebrać budżety projektów. Ale co jeśli nie? Jeśli wpatrujesz się w pusty arkusz kalkulacyjny lub wiadomość e-mail od sponsora projektu, prosząc o połączenie finansów projektu, ten artykuł jest dla Ciebie.

Przyjrzymy się pięciu rzeczom, które musisz zrobić, aby stworzyć podstawowy budżet projektu.

Użyj listy zadań

Najpierw zrób listę zadań projektowych. Możesz także mieć strukturę podziału pracy, a jeśli ją posiadasz, najlepiej z niej skorzystać. Ale lista zadań będzie działać tak długo, jak długo obejmuje wszystko, co musisz zrobić w projekcie.

Jeśli nie masz listy zadań, nadszedł czas, aby ją utworzyć. Zapisz wszystko, co musisz zrobić, i rzeczy, które musisz zbudować, uzupełnić lub uzupełnić przed ukończeniem projektu. Nie musi być w jakiejś określonej kolejności, ale musi zawierać wszystko.

Wreszcie w tym kroku wymyśl burzę mózgów ze swoim zespołem projektowym, ponieważ musi istnieć coś, o czym zapomniałeś. Wiele głów jest lepszych niż jedna!

Oszacuj każdy komponent

Teraz przejrzyj listę i ustal cenę każdego przedmiotu. Na przykład zadanie, które mówi „organizuj spotkania w celu omówienia wymagań”, może obejmować pozyskiwanie i zatrudnianie, sale konferencyjne lub kupowanie dowolnych zasobów, takich jak projektor lub długopisy typu flip chart. Wiąże się z tym koszt, więc zdobądź notowania za wynajem pokoju i inny sprzęt i zanotuj go.

Zrób to dla wszystkiego na liście zadań, więc otrzymasz cenę za każdy przedmiot. Niektóre zadania projektowe mogą nie mieć dołączonej ceny, co jest OK.

Dodaj szacunki razem

Następnie zsumuj wszystkie swoje szacunki. Najłatwiej jest to zrobić, jeśli utworzysz listę elementów w arkuszu kalkulacyjnym, dodasz koszty w następnej kolumnie, a następnie sumujesz kolumnę na dole. Niech arkusz kalkulacyjny zrobi dla ciebie matematykę! To staje się arkuszem kalkulacyjnym budżetu.

Dobrym pomysłem jest również pogrupowanie kosztów w kategorie, dzięki czemu można łatwo sprawdzić, gdzie idzie większość pieniędzy. Użyj kategorii takich jak „Uruchomienie projektu”, „Infrastruktura” lub „Szkolenie” - wybierz grupy, które mają znaczenie w kontekście projektu.

Dodaj awarię i podatki

Byłoby wspaniale, gdybyś miał kryształową kulę i byłbyś w stanie przewidzieć te koszty ze 100% dokładnością, ale prawdopodobnie nie czujesz się pewnie, że potrafisz to zrobić! To jest, gdzie przychodzi przypadek. Jest to fundusz pieniędzy oparty na tym, jak pewnie czujesz, że masz prawidłowe szacunki. To nie dotyczy żadnego konkretnego zadania. Jest to ogólny „garnek awaryjny” na wypadek, gdybyś miał coś złego lub pomyłkowo coś zostawił.

Jeśli nie wiesz, ile awaryjności należy dodać, skorzystaj z 10% całkowitej sumy utworzonej w kroku 3. Jest to nienaukowy przykład, którego używa wielu menedżerów projektów i który zapewnia odrobinę amortyzacji w przypadku budżetu Potrzebujesz tego.

Dodaj wiersz w arkuszu kalkulacyjnym budżetu na dole, w którym widnieje napis „Kontyngent”, i określ procentową wartość użytą.

Nie zapomnij dodać żadnego podatku od sprzedaży lub innych podatków, które nie są już wyraźnie uwzględnione w szacunkach poszczególnych pozycji zamówienia.

Dodaj to wszystko, a to twoja ostateczna kwota budżetu.

Dostać zezwolenie

Ostatnią rzeczą do zrobienia jest poproszenie swojego menedżera lub sponsora projektu o zatwierdzenie budżetu. Porozmawiaj z nimi o tym, jak to ułożysz i jakie elementy składają się na ogólny budżet.

To jest to! Budżetowanie projektu to podstawowa umiejętność zarządzania projektem, a ten przewodnik pozwoli Ci rozpocząć tworzenie budżetu projektu.