Kroki, które należy uwzględnić w planie projektu

01 Cele projektu

Cele projektu są określone w karcie projektu, ale powinny być również uwzględnione w planie projektu. Jest na to kilka sposobów. Plan projektu może dalej wyjaśniać cele projektu lub może obejmować kartę jako dodatek. Bez względu na to, jak kierownik projektu zdecyduje się włączyć cele do planu projektu, ważne jest, aby zachować wyraźne powiązanie między kartą projektu - pierwszym kluczowym dokumentem projektu - a drugim kluczowym dokumentem projektu, jego planem projektu.

02 Zakres projektu

Podobnie jak cele projektu, zakres jest określony w karcie. Menedżer projektu powinien jednak dopracować zakres w planie projektu. Na przykład projekt automatyzacji procesu ręcznego musiałby zdefiniować zakres, definiując, gdzie ten proces zaczyna się i kończy.

Definiując zakres, kierownik projektu może zacząć pokazywać, jak będzie wyglądał cel projektu lub gotowy produkt na końcu. Jeśli zakres nie jest zdefiniowany, można go rozszerzyć w całym projekcie i doprowadzić do przekroczenia kosztów i przekroczenia terminów.

Na przykład, jeśli prowadzisz zespół marketingowy, aby utworzyć broszurę dotyczącą linii produktów firmy, ile to będzie stron? Jakie są przykłady wyglądu gotowego produktu? Dla niektórych członków zespołu broszura może oznaczać dwie strony, podczas gdy dla innych może to oznaczać dziesięć stron. Zdefiniowanie zakresu może spowodować, że cały zespół znajdzie się na tej samej stronie na początku.

03 Kamienie milowe i najważniejsze produkty

Kluczowe osiągnięcia projektu nazywane są kamieniami milowymi. Kluczowe produkty pracy nazywane są głównymi produktami. Reprezentują duże elementy pracy nad projektem. Plan projektu powinien identyfikować te elementy, definiować je i ustalać terminy ich zakończenia.

Jeśli organizacja podejmie projekt opracowania nowego oprogramowania, główne produkty mogą stanowić ostateczną listę wymagań biznesowych i sposobu ich wdrożenia. W następstwie tego projekt może mieć kamienie milowe dla ukończenia projektu, testowania systemu, testowania akceptacji użytkowników i daty wdrożenia oprogramowania. Te kamienie milowe mają związane z nimi produkty robocze, ale dotyczą one raczej procesów niż samych produktów.

Najważniejsze i najważniejsze terminy realizacji nie muszą być dokładnymi datami, ale im bardziej precyzyjnie, tym lepiej. Dokładne daty pomagają kierownikom projektów bardziej precyzyjnie rozkładać struktury pracy.

Na tym etapie planu będziesz tworzyć kamienie milowe, dzięki którym będziesz mógł realizować duże lub wysokopoziomowe produkty i podzielić je na małe elementy, które można nakreślić w następnym kroku.

04 Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy, czyli WBS, dekonstruuje kamienie milowe i najważniejsze elementy projektu w mniejsze kawałki, aby jedna osoba mogła zostać przypisana do każdej części. Podczas opracowywania struktury podziału pracy kierownik projektu bierze pod uwagę wiele czynników, takich jak mocne i słabe strony członków zespołu projektowego, współzależności między zadaniami, dostępne zasoby i ogólny termin realizacji projektu.

Kierownicy projektów są ostatecznie odpowiedzialni za sukces projektu, ale nie mogą wykonywać pracy samodzielnie. WBS to narzędzie, którego kierownik projektu używa do zapewnienia odpowiedzialności za projekt, ponieważ informuje sponsora projektu, członków zespołu projektowego i interesariuszy, którzy są za to odpowiedzialni. Jeśli kierownik projektu jest zaniepokojony zadaniem, wie dokładnie, z kim się spotkać w związku z tym problemem.

05 Budżet

Budżet projektu pokazuje, ile pieniędzy przeznaczono na ukończenie projektu. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za odpowiednie rozproszenie tych zasobów. W przypadku projektu, w którym znajdują się dostawcy, kierownik projektu zapewnia, że ​​rezultaty są realizowane zgodnie z warunkami umowy, zwracając szczególną uwagę na jakość. Niektóre budżety projektów łączą się z planem zasobów ludzkich.

Ważne jest ustalenie kosztu każdego kamienia milowego i rezultatu, sprawdzając, ile czasu i kosztów pracy zostanie poniesionych w celu wykonania zadań. Koszt projektu będzie związany z tym, jak długo trwa projekt, co sięga do zakresu projektu. Zakres, kamienie milowe, zadania i budżet muszą być dostosowane i realistyczne.

06 Plan zasobów ludzkich

Plan zasobów ludzkich pokazuje, w jaki sposób będzie obsadzony projekt. Czasami jest znany jako plan zatrudnienia. Ten plan określa, kto będzie w zespole projektowym i ile czasu poświęci każda osoba. Podczas opracowywania tego planu kierownik projektu negocjuje z członkami zespołu i ich przełożonymi, ile czasu każdy członek zespołu może poświęcić na projekt. Jeśli potrzebny jest dodatkowy personel do konsultacji w sprawie projektu, ale jest on częścią zespołu projektowego, jest to również udokumentowane w planie zatrudnienia. Ponownie konsultowane są odpowiednie organy nadzoru.

07 Plan zarządzania ryzykiem

Wiele rzeczy może pójść źle w projekcie. Chociaż każda możliwa katastrofa lub drobne czkawki są nieprzewidywalne, wielu można przewidzieć. W planie zarządzania ryzykiem kierownik projektu identyfikuje zagrożenia dla projektu, prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń oraz strategie ograniczania tego ryzyka. Kierownik projektu szuka informacji od sponsora projektu, zespołu projektowego, interesariuszy i ekspertów wewnętrznych.

Wprowadzono strategie łagodzenia ryzyka, które mogą wystąpić lub są z nimi związane wysokie koszty. Ryzyko, które jest mało prawdopodobne i które mają niskie koszty, są odnotowane w planie; jednak mogą nie mieć strategii łagodzenia.

08 Plan komunikacji

Plan komunikacji określa, w jaki sposób projekt zostanie przekazany różnym odbiorcom. Podobnie jak struktura podziału pracy, plan komunikacji przypisuje odpowiedzialność za uzupełnienie każdego elementu członkowi zespołu projektowego.

W tym kroku ważne jest, aby opisać, w jaki sposób problemy będą przekazywane i rozwiązywane w zespole oraz jak często będzie się komunikować z zespołem i interesariuszami lub szefem.

Każda wiadomość ma docelową grupę odbiorców. Plan komunikacji pomaga kierownikom projektów zapewnić, że właściwe informacje dotrą do właściwych osób we właściwym czasie.

09 Plan zarządzania interesariuszami

Plan zarządzania interesariuszami określa sposób wykorzystania interesariuszy w projekcie. Czasami interesariusze muszą tylko otrzymywać informacje. Można to załatwić w planie komunikacji. Jeśli interesariusze potrzebują więcej, plan zarządzania interesariuszami określa, w jaki sposób zostanie uzyskany.

10 Plan zarządzania zmianami

Plan zarządzania zmianami określa ramy wprowadzania zmian w projekcie. Kierownicy projektów chcą uniknąć zmian w projekcie, ale czasami są one nieuniknione. Plan zarządzania zmianami zapewnia protokoły i procesy wprowadzania zmian. Kluczowe znaczenie dla odpowiedzialności i przejrzystości ma to, że sponsorzy projektów, kierownicy projektów i członkowie zespołu projektowego przestrzegają planu zarządzania zmianą.