Jak zrobić zwykle nudną pracę Spotkanie bardziej ekscytujące

Spotkania są nieodłączną częścią biznesu. Udostępniasz informacje, burzy mózgów, generujesz rozwiązania i tworzysz procesy i systemy. Problem polega na tym, że wiele z tych spotkań jest boleśnie nudnych, co oznacza, że ​​ludzie, którzy uczęszczają, mają wyostrzone mózgi.

Jeśli ludzie nie zwracają na siebie uwagi i skupiają się, spotkanie jest stratą czasu dla każdego. Jak sprawić, by nudne spotkania stały się bardziej ekscytujące, aby coś osiągnąć? Oto 5 praktycznych wskazówek:

Zakaz SmartPhones

Tak, to jest jak mówienie ludziom, żeby rzucili swoje dzieci do jaskini wilków przed przyjściem na spotkanie. Ludzie będą upierać się, że muszą mieć swoje telefony - w końcu może się zdarzyć sytuacja awaryjna. Tak. Świat może się skończyć podczas kwartalnego spotkania planistycznego, ale jest mało prawdopodobne.

Problem z dzisiejszą technologią polega na tym, że pozwala skupić się na tym, czego nie ma przed tobą - spotkaniu. Zabawne jest to, że gdyby ludzie spotkali się twarzą w twarz z ludźmi, których pisali podczas spotkania, wysyłaliby SMS-y do kogoś innego. Telefony pozostają przy biurkach.

Bez telefonu zdarzają się dwie rzeczy podczas spotkania. Jesteś zmuszony pozostać w teraźniejszości, a przestoje spędzają na komunikowaniu się z innymi uczestnikami. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ znajdziesz, że twoje spotkania są bardziej interesujące, gdy znasz swoich kolegów.

Jak je poznać? Rozmawiając z nimi. Co robisz, gdy masz swój telefon? Nie rozmawiasz z nowymi ludźmi.

Przygotuj, przygotuj, przygotuj

Spotkanie, w którym lider lub moderator przychodzi późno, nie ma planu, a skrzydła to nudne i nużące. Dobrze przygotowane spotkanie może być fascynujące i wciągające. Kiedy lider ma plan i cel, spotkanie będzie bardziej interesujące. Gdy nie ma kierunku ani celu, spotkanie nie będzie interesujące.

Druga część przygotowań to doskonalenie umiejętności. Byliście na spotkaniach, które były produktywne i interaktywne i sprawiały, że czuliście się, jakbyście mogli iść naprzód i osiągnąć wspaniałe rzeczy. I uczestniczyłeś w spotkaniach, w których jesteś pewien, że jeśli zasnąłeś, nikt nie będzie za tobą tęsknił, a ty nie przegapisz niczego ważnego. Różnica polega na tym, kto prowadzi spotkanie.

Jeśli twoje spotkania są nudne, spójrz w lustro. Znajdź sposób na poprawę. Możesz wziąć udział w zajęciach formalnych (Twój dział HR może Ci pomóc z sugestiami), możesz poprosić o opinię i doradztwo ze strony współpracownika, którego umiejętności spotkania podziwiasz, lub możesz wziąć udział w zajęciach online. Wiele pomocy jest dla Ciebie dostępna, a wiele z nich jest darmowych do wykorzystania, gdy chcesz, aby zwykłe nudne spotkania były bardziej ekscytujące.

Wszyscy uczestniczą

Dlaczego wszyscy powinni brać udział? Cóż, ponieważ jeśli uczestnictwo nie jest konieczne, możesz rozwiązać ten problem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Poważnie. Bardzo rzadko zdarza się, że trzeba wprowadzić grupę do przekazania informacji.

Tak, są pewne rzeczy, takie jak masowe zwolnienia lub całkowita restrukturyzacja firmy, która będzie lepsza, jeśli menedżer rozmawia z całą grupą, ale w większości przypadków spotkania powinny być zawsze interaktywne.

Jak interaktywny? To zależy od celu spotkania. Jeśli jest to sesja burzy mózgów, wszyscy powinni mówić. Jeśli ktoś się nie odzywa, zadzwoń do tej osoby. Introwertycy mogą nie lubić tego typu spotkań - i nie powinieneś organizować spotkań pod presją introwertyków, umieszczając je na miejscu.

Ale twoja kultura spotkania musi zapewnić, że wszyscy uczestniczą w tych sesjach burzy mózgów i powinni wiedzieć, że ich udział jest wymagany z góry.

Jeśli jest to spotkanie planistyczne, spotkanie ustalające cele, a nawet spotkanie kwartalne, powinien być czas na wejście, zadawanie pytań lub komentowanie. Atmosfera musi zachęcać do uczestnictwa, ale z kilkoma ograniczeniami (patrz poniżej).

Nie pozwól nikomu dominować

Jeśli prowadzisz spotkanie, to naturalne, że powinieneś mówić najwięcej. Jednak po tobie nie chcesz, aby inna osoba dominowała w rozmowie. To może uczynić spotkanie nudnym. Pamiętaj, aby przekierowywać komentarze i dzwonić do osób, o których wiesz, że są ekspertami w tej dziedzinie, aby rozpowszechniać kompulsywnego mówcę.

Na przykład, kiedy Jane poczyniła czwarty komentarz i zaczyna piąty, odciąć ją tak ładnie, jak to możliwe, mówiąc: „Dzięki, Jane, znamy twoją pozycję. Chciałbym usłyszeć, co ma do powiedzenia Karen. Jim i Bob nie mieli jeszcze okazji porozmawiać.

Czasami będziesz musiał porozmawiać z Janes w swoim biurze przed spotkaniem, aby przypomnieć im, że celem spotkania w grupie jest dzielenie się pomysłami ze wszystkimi, a jeśli ona dominuje, spotkanie nie będzie tak skuteczne. Lub też bezpośrednio po spotkaniu dobrze się sprawdza, ponieważ w razie potrzeby będziesz mieć nowe przykłady.

Ludzie, którzy poświęcili czas na spotkanie, wnosząc swoją wiedzę i doświadczenie, zasługują na możliwość mówienia i dzielenia się swoimi opiniami. Jako lider możesz nauczyć się kontrolować zachowania, które podważają spotkanie.

Utwórz elementy akcji

Spotkanie kończące się bez działań było tylko stratą czasu. Jest to zrzut informacji, w którym to przypadku spotkanie nie było najlepszym sposobem na kontynuowanie. Ciekawe i ekscytujące spotkanie kończy się na tym, co ludzie mogą i powinni robić - albo w celu rozwijania swoich indywidualnych celów lub celów firmy, albo, najlepiej, w obu przypadkach. Jeśli ludzie nie odchodzą, wiedząc, jakie są ich kolejne kroki, spotkanie nie powiodło się.

Oprócz elementów wykonalnych, musi być kontynuacja. Może się odbyć podczas drugiego spotkania lub indywidualnie, ale musi się zdarzyć. Ludzie dostroją się, jeśli wiedzą, że wszystkie elementy akcji są na pokaz.

Spotkania nigdy nie zastąpią wycieczek do Disneylandu z powodu ekscytacji, ale możesz sprawić, że będą bardziej ekscytujące i interesujące oraz produktywne. Dokonaj tych pięciu zmian, a Twoje zwykłe nudne spotkania uczynią bardziej ekscytującym dla osób, które biorą w nich udział. I to jest dobre dla sukcesu Twojej organizacji.