Jak odpowiedzieć na pytania dotyczące wywiadu na temat organizacji

Nic dziwnego, że ankieterzy często podrzucają pytanie o twoje umiejętności organizacyjne. Zdolność do efektywnego przydzielania czasu, energii i zasobów ma kluczowe znaczenie dla niemal każdej pozycji w każdej branży. Organizacja jest również niezbędną umiejętnością miękką dla osób pracujących w szybkich środowiskach, w których oczekuje się, że będą doskonałymi wielozadaniowcami. Zanim usiądziesz na rozmowę, przemyśl swoją odpowiedź na pytania dotyczące organizacji.

Jak rozmawiać o organizacji

Nie ma jednego właściwego sposobu na zorganizowanie się, a zatem nie ma jednej poprawnej odpowiedzi na pytanie. Porozmawiaj o swoich metodach osobistych, o tym, co działa dla ciebie i dlaczego.

• Zademonstruj, że myślałeś o swoich metodach organizacyjnych i wyzwaniach, że są one dla ciebie ważne i że masz system, który działa.
• Opisz swoje specyficzne metody organizowania się w jak najwięcej szczegółów.
• Podaj przykład, w jaki sposób twój system przyniósł korzyści Tobie i innym.
• Podkreśl, że możesz być elastyczny, aby sprostać nieoczekiwanym nowym problemom i zadaniom.

Jak opisać siebie

Możesz zostać zapytany, czy opisałbyś siebie jako osobę zorganizowaną. Krótka odpowiedź brzmi „tak”, ale rozważ rozszerzenie swojej odpowiedzi, podając pewne szczegóły, które pokazują uzasadnienie Twojej pewności. Możesz dopasować jeden z tych przykładów do własnych doświadczeń i nawyków:

• Absolutnie. Lubię prowadzić listę kontrolną i dbać o to, aby każdy element zyskał wymaganą uwagę.
• Tak, czasami trochę za bardzo. Upewniam się, że wszystko jest uporządkowane i uporządkowane.
• Jestem bardzo zorganizowaną i dokładną osobą, która moim zdaniem przyczynia się do mojego sukcesu.
• Tak, używam kilku narzędzi internetowych i stacjonarnych, aby zachować porządek. W poniedziałek każdego tygodnia sprawdzam kalendarz i podkreślam najważniejsze rzeczy, które muszę wykonać.
• Lubię starannie planować swoje codzienne, tygodniowe i długoterminowe projekty pracy.
• Stawiam sobie za cel konfigurowanie przypomnień i pisanie list rzeczy do zrobienia. Następnie wycinam bloki czasu na konkretne zadania, więc mam wyznaczone kroki i wymagany czas na ich realizację.

• W miarę możliwości planuję z wyprzedzeniem, ale w rzeczywistości rzeczy pojawiają się w ostatniej chwili. Dlatego upewniam się, że mogę szybko dostosować się i zareagować, włączając nowe priorytety do mojej codziennej pracy.
• Upewniam się, że ja i członkowie mojego zespołu znamy ustalone terminy realizacji projektu, a następnie ustalam poziomy odniesienia, abyśmy mogli śledzić nasze postępy. W przypadku większości projektów ustalam również „wczesne terminy” dzień lub dwa przed „ostatecznym terminem” i staram się spełnić ten cel, aby projekt został ukończony z wyprzedzeniem.

Przygotuj się na dodatkowe pytania kontrolne

Ankieterzy często śledzą wstępne pytanie dotyczące organizacji, aby sprawdzić, czy naprawdę przemyślałeś to. Te przykłady pokazują, jak szczegółowe musi być twoje myślenie w przygotowaniu do rozmowy.

• Jakie kroki podejmujesz, aby zorganizować i zaplanować projekt? Twoja odpowiedź powinna wykazać, w jaki sposób wykorzystujesz umiejętności organizacyjne do przygotowania projektu, a następnie skupisz się na nim.
• W jaki sposób dostosować się do zmian wprowadzanych w ostatniej chwili, w których musisz się zmieścić? Twoja odpowiedź powinna pokazywać, że możesz zmienić swoje plany i w razie potrzeby zintegrować nowe informacje.
• Jak priorytetyzujesz zadania w ramach jednego projektu? Twoja odpowiedź powinna wykazać, że wiesz, jak planować, analizować różne podejścia i możliwości, podejmować trafne decyzje i odnosić sukcesy dzięki obciążeniu pracą.

• Jak planujesz z wyprzedzeniem na ewentualne zmiany terminów lub nieprzewidziane wyzwania? Opowiedz nam o tym, w jaki sposób opracowujesz plany tworzenia kopii zapasowych w przypadku, gdy „Plan A” nie działa.
• W jaki sposób radzisz sobie z sytuacją, w której planowanie było niewystarczające? Omów możliwości rozwiązywania problemów, zdolność do wykonywania wielu zadań, sposób radzenia sobie z konkurencyjnymi priorytetami oraz zdolność do reorganizacji w razie potrzeby.

Podaj przykłady swoich umiejętności

Odpowiadając na te pytania uzupełniające, spróbuj podać konkretne przykłady okazji, w których wykazałeś swoje umiejętności organizacyjne w miejscu pracy. Będzie to szczególnie skuteczne, jeśli możesz pokazać, w jaki sposób Twoje umiejętności rozwiązały problem lub w inny sposób przyczyniły się do Twojej firmy.

Być może udało ci się wyeliminować zaległości w papierkowej robocie. Może ustaliłeś terminy i procesy dla ważnego projektu, który zapewnił jego pomyślne zakończenie. Opisując, w jaki sposób Twoje talenty organizacyjne wywarły pozytywny wpływ, będziesz w stanie zaimponować ankieterom jako osobom, które mogą tworzyć