Jak zmniejszyć ryzyko kradzieży pracowników

Strategie bezpieczeństwa i nadzoru znacznie się poprawiły w ostatnich latach ze względu na postęp technologiczny. Wielofunkcyjne urządzenia monitorujące i mniej rzucające się w oczy aplikacje do śledzenia trendów są bardziej skuteczne w identyfikacji możliwych luk w systemie bezpieczeństwa. Luki te zapewniają złodziejom lub malwersatorom możliwość uzyskania nieautoryzowanego dostępu do skarbu firmy i zapasów.

Kradzież pracowników rośnie

Według danych Amerykańskiej Izby Handlowej 75 procent pracowników przyznało się do kradzieży u swoich pracodawców przynajmniej raz, a 38 procent przyznaje się do kradzieży u pracodawców przynajmniej dwa razy. FBI odnosi się do kradzieży pracowników jako najszybciej rosnącej przestępczości w USA, która kosztuje firmy około siedmiu procent oczekiwanych marż. Problem staje się tak dotkliwy dla niektórych firm, które dotknęły kradzieży pracowników, że około 33 procent z nich zostało zlikwidowanych z powodu strat z kradzieży lub oszustwa.

Raporty zestawione przez Statistic Brain wskazują, że ponad 28 procent strat biznesowych wahało się od 100 000 do 499 000 dolarów, a 25 procent strat przekraczało 1 milion dolarów. Dane te są niepokojące, ponieważ pokazują, że straty biznesowe spowodowane kradzieżą pracowników nie są trywialne. Średnia wartość skradzionej gotówki lub towarów wynosiła 75 000 USD.

Tylko w 2014 r. Ponad 1,2 miliona złodziei i krnąbrnych pracowników zostało złapanych na gorącym uczynku, wynika z badań przeprowadzonych przez firmę Jack L. Hayes, firmę konsultingową zajmującą się zapobieganiem stratom i kontrolą kurczliwości zapasów. Co ważniejsze, liczby te zostały wygenerowane przez 25 dużych sprzedawców detalicznych, co sugeruje, że problem jest bardziej rozpowszechniony, a straty są bardziej znaczące, jeśli do miksu włączono małych i średnich detalistów. Według kilku badań straty spowodowane kradzieżą pracowników przewyższyły straty z kradzieży w sklepach.

Metody kradzieży pracowników

Kradzież pracowników może być trudna do wykrycia, ponieważ sprawca jest osobą znającą system. Dodatkowo pracownicy ci mają dostęp do kluczy królestwa z powodu ich pozycji i reputacji jako niezawodnych graczy zespołowych. Oto kilka metod powszechnie stosowanych do kradzieży firmy.

• Personel księgowy i finansowy może przekierowywać kontrole otrzymane na konta osobiste. Ponieważ utrzymują księgi, mogą ukryć kradzież, zmieniając wpisy.
• Dzięki dostępowi do firmowego konta kontrolnego pracownicy mogą pisać czeki za fikcyjne płatności, które są przekazywane na konta osobiste.
• Kradzież gotówki wymaga planowania, ponieważ kasjerzy muszą zbilansować swoją kasę przy zamykaniu zmiany. Mogą przeglądać gotówkę poprzez celowe zaniżanie cen dla klientów i utrzymywanie różnicy. W przypadku firm niezwiązanych ze skanowaniem pracownicy mogą podać wyższą cenę za nieoznakowane towary i schować saldo.

• Kradzież towarów odbywa się poprzez ukradkowe używanie pojemników na śmieci, systemu recyklingu lub toreb osobistych w celu wymknięcia się z towarów biznesowych. W handlu detalicznym proces zwrotu i zwrotu daje wiele szans na kradzież firmy z pomocą osoby trzeciej lub bez niej.
• Kradzież dostaw może wydawać się drobna, ale suma szybko się zwiększa, gdy pracownicy stają się coraz bardziej bezczelni, biorąc artykuły biurowe do użytku osobistego.
• Kradzież wynagrodzeń odnosi się do płatności za niezapłacony czas i zwrotu kosztów poza przedsiębiorstwem.

Zrozumienie motywacji stojących za kradzieżą pracowników

W większości firm pracownicy poddawani są rygorystycznej kontroli, w tym sprawdzaniu przeszłości, historii zatrudnienia i kontroli kredytowej. Proces ma na celu wykluczenie nieodpowiednich osób z puli wnioskodawców. Można bezpiecznie założyć, że pracownicy, którzy przeszli przez przeszkody przed zatrudnieniem, są wykwalifikowani, niezawodni i godni zaufania.

W wielu przypadkach sprawcy są od dawna zaufanymi pracownikami, którzy przechodzą z pracowitych typów pracowników miesiąca na podstępnych złodziei, którzy tworzą skrupulatne plany przekierowania środków na własne konta lub pomagają sobie w inwentaryzacji. Co może zmotywować te osoby do zaryzykowania kariery i środków do życia, aby zarobić kilka tysięcy dolarów?

1. Drastyczne zmiany w życiu: Utrata ukochanej osoby przez śmierć, rozwód lub separację jest dla każdego niszczycielskim zjawiskiem. Może to zmniejszyć strumień dochodów pracownika i zwiększyć wydatki. W obliczu rosnących rachunków pracownik korzysta z możliwości pobierania niewielkich kwot. Często wierzą, że mogą go spłacić bez złapania.
2. Życie poza skalą wynagrodzenia: Największe straty są zazwyczaj spowodowane malwersantami starającymi się żyć ponad stan. Starają się żyć dobrze, ale nie mogą sobie pozwolić na same dobra i udogodnienia. Skradzione fundusze są wykorzystywane do zakupu drogich samochodów, domów i dóbr luksusowych. Pracownik może brać drogie wakacje i angażować się w działania, które kosztują więcej niż mogą sobie pozwolić.

1. Okazja: Pracownicy mogą rozpocząć kradzież drobnych kwot, ponieważ nadarzy się okazja. Klienci mogą zapomnieć o roszczeniu o zmianę lub księgowi mogą znaleźć możliwość dostosowania książek bez zauważenia. Wykorzystanie tych możliwości może stać się nawykowe i wkrótce wymknąć się spod kontroli.
2. Uzależnienia: Osoby zajmujące się kompulsywnymi zachowaniami, które kosztują pieniądze, nie są dobrymi kandydatami do pracy związanej z obsługą gotówki lub księgowością. Kompulsje mogą przezwyciężyć nawet najlepsze intencje, a pracownicy kończą przekazując fundusze biznesowe na karmę, narkotyki i inne uzależnienia.

1. Chciwość: Dobra staromodna chciwość prowadzi zaufanych pracowników do wykorzystywania okazji, aby wziąć to, co zostało powierzone w celach biznesowych. Kradzież może przybrać formę przekierowania środków lub przywłaszczenia sprzętu i innych towarów na własny użytek.
2. Złe jabłka, które przeszły proces selekcji: Proces sprawdzania zatrudnienia powinien eliminować kandydatów z rejestrami karnymi, ale czasami kilka osób przejdzie lustrację z powodu nieodpowiednich badań podstawowych lub usterek w przetwarzaniu zapisów. Umieszczeni w pozycji zaufania, ci ludzie mogą planować swój program, aby ukraść firmę nawet na początku.

1. Zemsta: Postrzegane zranienia mogą skłonić pracowników do szukania kary poprzez kradzież firmy. Osoba, która została pominięta w celu awansu lub przeniesienia z innej lokalizacji do preferowanej lokalizacji lub osoba, która negatywnie oceniła zbyt osobiście, może czuć, że domaga się tego, czego im odmówiono przez kradzież firmy.

Strategie obronne, aby zminimalizować kradzież pracowników

Najlepszą obroną jest proaktywne podejście do problemu kradzieży pracowników. Eksperci ds. Bezpieczeństwa sugerują, że właściciele firm i menedżerowie powinni zakładać, że tak się dzieje lub że zdarzy się, gdy nadarzy się okazja. Nie oznacza to traktowania wszystkich pracowników z podejrzliwością, ponieważ jest to najszybszy sposób na obniżenie morale. Strategia wymaga kompleksowego przeglądu systemów w celu zidentyfikowania luk w procedurach administracyjnych i operacyjnych.

• Wzmocnienie procesu kontroli przed zatrudnieniem w celu identyfikacji czerwonych flag.Pozycje zapewniające dostęp do ewidencji księgowej i finansowej powinny podlegać sprawdzeniom w tle na wysokim szczeblu, obejmującym historię kredytową i wszystkie spotkania z systemem wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych. Zadania związane z obsługą gotówki powinny być przyznawane pracownikom o ustalonej pozycji zamiast nowych pracowników. Uważaj na niespójności w życiorysie lub jawnych kłamstwach, ponieważ może to wskazywać na wątpliwy charakter.
• Ustanowienie systemu kontroli i sald, zwłaszcza dla pracowników na wrażliwych pozycjach z dostępem do środków pieniężnych i innych rachunków finansowych. Wdrożenie systemu koleżeńskiego obejmującego co najmniej dwóch pracowników pracujących razem przez cały czas. Procedury, które wymagają unieważnienia sprzedaży i wystawienia zwrotów od klientów, powinny wymagać zatwierdzenia przez przełożonego lub kierownika. W dziale księgowości i księgowości księgi powinny być prowadzone przez zespół pracowników, a nie powierzanie książek tylko jednej osobie. W żadnym wypadku nie należy powierzać jednej osobie kontroli nad wszystkimi dokumentami finansowymi, które powinny podlegać niezapowiedzianym audytom przeprowadzanym przez osobę trzecią.
• Użyj zewnętrznego księgowego, aby zbadać kluczowe dane finansowe. Wyciągi bankowe, wystawione czeki i otrzymane czeki oraz księgi rachunkowe do zapłaty i należności powinny zostać zweryfikowane przez stronę trzecią. Upewnij się, że odbiorcy są weryfikowalni, a podpisy w czekach korporacyjnych są legalne.
• Zainstaluj system nadzoru wideo jako środek odstraszający. Ludzie rzadziej angażują się w nieuczciwe zachowanie, jeśli wiedzą, że są w kamerze. Kamery są po to, by zniechęcić do ryzykownych zachowań, zanim to nastąpi. Monitorowanie wideo w czasie rzeczywistym może być pomocne w obszarach wysokiego ryzyka i wysokiej wartości, takich jak magazyny i piętro towarów luksusowych.
• Ustal procedury usuwania śmieci. Wyeliminuj wszelkie szanse na wykorzystanie systemu utylizacji i recyklingu do kradzieży towarów na własny użytek lub do odsprzedaży w innym miejscu. Proces ten może obejmować demontaż i spłaszczanie wszystkich skrzynek i skrzyń, wyłącznie przy użyciu czystych worków na śmieci i zapewnienie pracownikom jednokierunkowego dostępu do kontenerów.
• Popraw morale pracowników. Budowanie zaufania to ulica dwukierunkowa. Poznaj pracowników, nawiązuj stosunki i buduj relacje, ponieważ ludzie mogą być mniej skłonni do ulegania pokusie, jeśli są zadowoleni z pracy i troszczą się o swoją karierę.
• Otwórz linię wskazówek dla pracowników. W odniesieniu do poprzedniej sugestii pracownicy lojalni wobec firmy mogą pomóc ograniczyć straty spowodowane oszustwem i kradzieżą, anonimowo zgłaszając swoje podejrzenia. Zapewnij poufność wszystkich raportów i dokładnie zbadaj każdy raport przed podjęciem działań.

Ścigać lub nie ścigać

Małe i średnie przedsiębiorstwa są nieproporcjonalnie prześladowane przez malwersantów i oszustów. Sześćdziesiąt cztery procent małych firm twierdzi, że padło ofiarą kradzieży pracowników, ale tylko 16 procent zgłasza to na podstawie badania przeprowadzonego przez doktoranta w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych na Uniwersytecie Cincinnati. Często właściciele małych firm nie więcej niż strzelają do pracownika, ponieważ prowadzenie sporu jest kosztowne, nie mając pewności, że skradzione fundusze zostaną zwrócone. Inne firmy powstrzymują się od pozwania, aby uniknąć kontroli poufnych zapisów.

Jeśli chodzi o kradzież pracowników, zapobieganie jest najlepszą obroną. Przejrzyj swoje systemy i procedury, aby zidentyfikować obszary podatne na zagrożenia, i wprowadź zmiany w razie potrzeby. Może pomóc praca z neutralną imprezą ze świeżą perspektywą, aby znaleźć czerwone flagi. W przypadku wykrycia oszustw i kradzieży pracowników działaj szybko, zdecydowanie i stanowczo. Stosuj politykę zerowej tolerancji, aby chronić swoją firmę przed ponoszeniem znacznych strat z powodu kradzieży pracowników.