Pisanie dla biznesu - zarządzanie i przywództwo

Celem pisania biznesowego jest przekazanie informacji komuś innemu lub zażądanie od nich informacji. Aby być skutecznym piszącym dla biznesu, musisz być kompletny, zwięzły i dokładny. Twój tekst powinien być napisany w taki sposób, aby czytelnik mógł łatwo zrozumieć, o czym mówisz lub pytasz.

Wiele pisania dla biznesu jest niechlujne, źle napisane, zdezorganizowane, zaśmiecone żargonem i niekompletne. Często jest albo za długi, albo za krótki. Wszystkie te atrybuty przyczyniają się do nieefektywnego pisania biznesowego.

Niezależnie od tego, czy piszesz propozycję sprzedaży, e-mail do swojego szefa, czy instrukcję obsługi pakietu oprogramowania, są pewne kroki, których musisz przestrzegać, aby być skutecznym. Wykonaj następujące pięć kroków:

1. Uporządkuj swój materiał
2. Rozważ swoją publiczność
3. Zapisz swoje myśli
4. Sprawdź swój materiał
5. Edytuj swój materiał

Organizacja jest kluczem

Jeśli nie zorganizujesz swojego materiału, nie będzie dobrze płynął i nie będzie miał sensu. Pisanie może być proste lub skomplikowane. Podczas pisania wiadomości e-mail zapowiadającej spotkanie personelu jest to tak proste, jak zbieranie myśli. Z drugiej strony, jeśli będziesz pisać wyniki przełomowego badania farmaceutycznego, prawdopodobnie będziesz musiał opracować kompleksowy zarys gotowego materiału. Niezależnie od zadania, bez odpowiedniego poziomu organizacji (nawet organizując swoje myśli), możesz nie uwzględniać wszystkiego, co jest potrzebne lub nie, aby zwrócić uwagę na najważniejsze tematy.

Pominięcia lub niepoprawne skupienie sprawią, że Twój biznes będzie mniej jasny.

Poznaj swoją publiczność

Zanim zaczniesz pisać, zastanów się nad docelowymi odbiorcami. Na przykład prezentacja nowego programu 401 (k) Twojej firmy może mieć ten sam zarys, jeśli zostanie przekazana zarówno dyrektorowi finansowemu, jak i pracownikom, ale poziom danych, które zawierasz, będzie różny. Musisz także rozważyć ton. Szybki e-mail do zespołu, przypominający im o corocznym picknick'u firmy, nie będzie miał takiego samego brzmienia, jak Twój pismo dotyczące rocznego raportu firmy.

Pamiętaj też, że będziesz bardziej efektywnie komunikować się z publicznością, jeśli skupisz się na tym, co chcesz usłyszeć, a nie na tym, co zamierzasz powiedzieć.

Słowo o dobrym piśmie

Dobrzy pisarze mają różne style pisania. Niektórzy wolą wszystko wypisać, a potem wrócić i edytować. Inni wolą edytować, gdy idą dalej. Czasami ich preferowany styl różni się w zależności od tego, co piszą.

Podczas pisania (lub podczas edycji) należy pamiętać o długości. Powinieneś użyć wystarczającej liczby słów, aby wyjaśnić swoje znaczenie, ale nie używaj niepotrzebnych słów, aby uczynić je kwiecistym. Pisanie biznesowe musi być jasne i zwięzłe, nie gadatliwe i kwieciste. Pamiętaj, że nikt w biznesie nie ma czasu na czytanie więcej niż to konieczne.

Z drugiej strony, nie twórz swojego kawałka zbyt krótko. Musisz napisać wystarczająco dużo, aby twoje znaczenie było jasne i nie będzie źle zrozumiane. Wyobraź sobie, że urządzenie w magazynie zostało oznaczone jako „używane, ale dobre”. Niejasne byłoby, czy oznaczało to, że sprzęt był często używany lub że urządzenie nie było już nowe, ale nadal funkcjonowało. Kilka dodatkowych słów wyjaśniłoby znaczenie. Unikaj też używania żargonu lub skrótów, ponieważ mogą one oznaczać różne rzeczy dla różnych czytelników.

Niezależnie od stylu pisania, wszyscy pisarze muszą sprawdzać i edytować wszystkie materiały pisane, nawet e-maile.

Korekta i edycja

Niezależnie od stylu pisania, wszyscy pisarze muszą sprawdzać i edytować wszystkie materiały pisane, nawet e-maile. Po zakończeniu pisania skoryguj swoją pracę. Możesz wtedy go edytować. Korekta polega na ponownym przeczytaniu tego, co napisałeś, aby upewnić się, że wszystkie słowa w twojej głowie sprawiły, że poprawnie trafiły na papier. Ponieważ nasze mózgi działają szybciej niż nasze palce, możesz pominąć słowa, odrzucić zakończenie lub użyć niewłaściwego homonimu (np. „Tam” zamiast „ich”). Korekta wychwytuje te błędy. Oczywiście korekta jednokreskowego e-maila jest łatwa i wystarczy spojrzeć na nią podczas pisania.

Jeśli jednak piszesz instrukcję obsługi, korekta będzie bardziej skomplikowana i potrwa dłużej.

Po sprawdzeniu materiału, czas na edycję. Czasami korekta i edycja mogą być wykonywane jednocześnie, ale jest to bardziej skuteczne, gdy są wykonywane sekwencyjnie.

Powodem, dla którego dokonujesz edycji, jest poprawienie lub zmiana tego, co napisałeś, aby poprawić brzmienie materiału (i przeczytać). Pisząc dla biznesu, oznacza to naprawianie błędów i uczynienie tekstu tak jasnym i zwięzłym, jak to możliwe.

Nie piszesz powieści

Kiedy piszesz dla biznesu, nie piszesz następnej „wielkiej amerykańskiej powieści”. Twoje pisanie powinno być tak opisowe, jak to konieczne, ale nie musisz malować żywych obrazów słownych za pomocą wielu dużych słów i cyfr mowy. Jeśli masz na myśli „szklane domy”, nie pisz „szklistych domów”, pisz „szklane domy”.