Definicja i śledzenie obecności w miejscu pracy

Śledzenie obecności pracownika jest ważne dla wyników finansowych Twojej firmy. Obecność definiuje się po prostu jako pokazywanie się w pracy, ale jak można śledzić frekwencję każdego pracownika? Choć może wydawać się to trudne zadanie, jest całkiem proste, jeśli zaimplementujesz dobrze zdefiniowaną politykę i system śledzenia.

W odniesieniu do pracowników godzinowych lub niepracujących system obecności wyraźnie określa, kiedy pracownicy mają pojawić się w pracy. Jest to szczególnie ważne dla pracowników niepracujących, którzy często wykonują prace, które wymagają obecności innej osoby w celu obsługi klientów.

Ważne jest również dla pracowników, którzy są częścią zautomatyzowanego procesu, który wymaga obecności pracownika na każdym stanowisku roboczym w celu wyprodukowania określonego produktu lub usługi. Ogólnie rzecz biorąc, zasady obecności istnieją z powodu tego rodzaju pracowników. Nie istnieją dla zwolnionych pracowników. Obecność jest również używana do określenia liczby osób obecnych w danym dniu i najczęściej odnosi się do pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie co godzinę.

Obecny w pracy i dział HR

Obecność określana jest również jako „obecna w pracy” lub „prezentująca”. Na przykład dział HR może sporządzać notatki w aktach personalnych pracownika lub w ocenie firmy dotyczącej wyzwań lub celów w miejscu pracy.

Przykłady notatek prezentujących „prezentację” w HR obejmują:

• Rob miał wspaniały rekord frekwencji; rzadko opuszczał dzień pracy.
• Mary ma wyzwanie z frekwencją i spóźnia się do pracy co najmniej dwa dni w tygodniu.
• Frekwencja na pierwszej zmianie wynosiła średnio tylko 75 procent w poniedziałki, ponieważ pracownicy wracali do zdrowia po weekendowej zabawie.
• Uzyskanie wykwalifikowanych pracowników, którzy chcą pracować na drugą zmianę z dobrą frekwencją, jest wyzwaniem. Pracownicy wolą dni robocze niż noce robocze lub wolą pracować o północy, aby mieli wolne dni. Drugie zmiany skracają czas wolny pracownika zarówno w dni, jak i noce.

Co to jest polityka frekwencji?

Mówiąc najprościej, polityka obecności zapewnia wytyczne i oczekiwania dotyczące obecności pracowników w pracy, zgodnie z definicją, pisemną, rozpowszechnioną i wdrożoną przez organizację.

Zasady obecności są najczęściej stosowane dla pracowników godzinowych lub niepracujących, dla których organizacja musi na ogół śledzić godziny i płacić za nadgodziny przekraczające 40 godzin tygodniowo.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest wymagane przez ustawę Fair Labor Standards Act (FLSA), która reguluje płatność za nadgodziny.

Ponadto pracownicy, dla których śledzona jest frekwencja, często wykonują prace, które zależą od obecności innych pracowników. Takie zadania obejmują pracę linii produkcyjnej w zakładzie produkcyjnym.

Polityka obecności jest czasami używana zamiennie z polityką absencji. Jednak polityka frekwencji jest znacznie ściślej zdefiniowana i ograniczona do frekwencji, w przeciwieństwie do zasad absencji, które dotyczą kwestii zarządzania nieobecnościami.

Przykładowy system obecności bez błędów

System bezbłędnych punktów jest jednym z przykładów skutecznej polityki obecności. Celem tego systemu jest nagradzanie dobrej frekwencji i eliminowanie zatrudniania osób o słabej frekwencji. Ponieważ wykorzystuje system punktowy i nie usprawiedliwia nieobecności, pozostawia menedżerów i przełożonych poza rolą sędziego i ławy przysięgłych. Jest to obiektywny system, który nakłada odpowiedzialność i odpowiedzialność za uczestnictwo na ramieniu pracownika, czyli tam, gdzie powinien być.

W systemie bezbłędności nieobecności mogą być rejestrowane za pomocą tego systemu:

• Każda nieobecność = 1 punkt (bez wydarzeń wielodniowych)
• Każdy późny (spóźniony) lub wczesny = 1/2 punktu
• Każde nie pojawienie się w pracy = 2 punkty
• Każdy powrót bez wcześniejszego połączenia = 1 punkt
• Każdy kwartał wolny od nieobecności eliminuje wszystkie punkty i nagradza pracownika dniem wolnym od wynagrodzenia.
• Każdy pracownik zaczyna się od nowa, bez żadnych punktów, każdego roku.

Postępujące postępowanie dyscyplinarne towarzyszy systemowi frekwencji. Jeśli pracownik zarabia określoną liczbę punktów, otrzymuje ostrzeżenie, które stopniowo pogarsza się. System taki jak ten pozwala zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi dokładnie wiedzieć, jakie będą konsekwencje dla niskiej frekwencji.

• 7 punktów = ostrzeżenie słowne
• 8 punktów = pisemne ostrzeżenie
• 9 punktów = 3 dniowe zawieszenie
• 10 punktów = zakończenie

Ważne jest, aby pracownicy byli na bieżąco ze szczegółową polityką obecności, która obejmuje nagrody i kary za godzinną frekwencję pracowników.