You Had Me at Hello: Właściwa etykieta telefoniczna

Prawda jest taka, że ​​choć nie jest to nauka o rakietach, właściwa etykieta telefoniczna w środowisku pracy wymaga czegoś więcej niż umiejętności wypowiedzenia pozdrowienia. Ponieważ może to być twój początkowy punkt kontaktu z klientem, klientem, a nawet pracodawcą, jest to twoja szansa na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia, lub kiepskiego. Oto kilka wskazówek, których należy przestrzegać podczas korzystania z telefonu w pracy:

Połknij pierwszy

Innymi słowy, podczas wykonywania połączenia lub odbierania telefonu twoje usta powinny być wolne. Chcesz być w stanie mówić wyraźnie, a to jest niemożliwe, jeśli żujesz lub połykasz.

Imię i ranga Proszę

Gdy otrzymasz połączenie w pracy, powinieneś zidentyfikować siebie i swoją firmę i dział, jeśli dotyczy. Jeśli dzwoniący został przeniesiony do ciebie z głównej linii firmy, możesz podać swoje imię i nazwisko oraz dział. Osoba, która początkowo odpowiedziała na połączenie, najprawdopodobniej podała nazwę firmy. Kiedy jesteś dzwoniącym, identyfikuj się w ten sam sposób, zanim poprosisz o osobę, do której próbujesz dotrzeć.

Manners Do Matter

Zawsze bądź uprzejmy, niezależnie od tego, kto jest na drugim końcu linii. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z recepcjonistą, czy prezydentem firmy, nigdy nie zapomnij powiedzieć proszę i dziękuję. Pomijając fakt, że każdy zasługuje na szacunek, osoba, która odpowie na twoje wezwanie, może upewnić się, że zostanie odpowiednio potraktowana.

Skupiać

Podczas gdy wszyscy lubimy wykonywać wiele zadań (lub próbować), powstrzymujemy się od zajmowania się innymi rzeczami podczas rozmowy. Powinieneś dać osobie, z którą rozmawiasz, swoją niepodzielną uwagę. Twój e-mail, media społecznościowe i gry mogą czekać.

Teraz przytrzymaj

Przede wszystkim należy unikać wszystkich innych rozmów podczas rozmowy telefonicznej. Rzeczywistość czasami wchodzi w drogę. Być może będziesz musiał porozmawiać z kimś, kto wejdzie do twojego biura lub kabiny lub odbierze inne połączenie. Przepraszam, a następnie ogranicz swoją drugą rozmowę do zaledwie kilku sekund. Nie zostawiaj kogoś, kto czeka w nieskończoność. Jeśli nie możesz szybko zająć się drugą sprawą, ale trzeba się nią zająć natychmiast, zamiast odkładać osobę, z którą rozmawiałeś, pytaj, czy możesz oddzwonić w dogodnym dla niej czasie.

Nie pozwól, aby Twój rozmówca zgubił się w systemie

Są chwile, kiedy nie będziesz w stanie pomóc osobie na drugim końcu linii i będziesz musiał przenieść go do kogoś, kto może. Kiedy to zrobisz, upewnij się, że wie, do kogo przekazujesz połączenie i dlaczego. Daj mu znać, co zrobić, jeśli połączenie nie przejdzie lub osoba, do której go wysłałeś, nie jest lub nie może pomóc.

Zachowaj krótkie i słodkie wiadomości

Gdy zostawisz komuś wiadomość poczty głosowej, mów powoli i wyraźnie, zwłaszcza gdy podajesz swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu. Zbyt wielu ludzi pozostawia bardzo długie i chaotyczne wiadomości tylko po to, by szybko wymamrotać swoje nazwiska i numery na końcu, co nie pozwala odbiorcy na zwrot rozmowy.

Raz wystarczy

Jeśli zostawisz wiadomość i osoba, dla której ją zostawiłeś, nie wróci do ciebie natychmiast, może to być spowodowane tym, że nie może w tej chwili. Nie ma potrzeby dzwonić ponownie i ponownie. Jeśli jest to pilna sprawa, możesz spróbować zadzwonić następnego dnia ponownie lub wysłać wiadomość e-mail z informacją, że również zostawiłeś pocztę głosową.

Posłuchaj najpierw

Przed odesłaniem połączenia odsłuchaj całą odebraną pocztę głosową. Możesz się dowiedzieć, że nie ma nawet potrzeby oddzwonienia (wow, co za oszczędność czasu) lub że musisz najpierw zająć się czymś. Na przykład osoba dzwoniąca może potrzebować informacji, które możesz przygotować, gdy wrócisz do niej.