6 Procesy zarządzania zakresem projektu

Zarządzanie zakresem projektu jest tym, co robisz, aby upewnić się, że twój projekt zawiera wszystkie prace istotne dla osiągnięcia celów projektu (a nie niczego innego). Chodzi o kontrolowanie tego, co zawiera projekt, a co nie.

W tym artykule omówiono obszar wiedzy na temat zarządzania projektem z książki Przewodnik po zarządzaniu wiedzą (PMBOK® Guide) - piąta edycja. Nie jest to jedyny sposób na zdefiniowanie zarządzania zakresem projektu, ale jest to dobry punkt wyjścia i będzie bardzo pomocny, jeśli pracujesz nad certyfikatem PMP®.

Proces zarządzania zakresem planu

Celem tego jest zapewnienie planu zarządzania zakresem na jego końcu. To określa, w jaki sposób będziesz definiować, zarządzać, sprawdzać i kontrolować zakres projektu. Umieszczenie pracy z przodu, aby to zdefiniować, daje ci coś, do czego możesz się odnieść później. Może się okazać, że możesz użyć innego planu zarządzania zakresem projektu jako punktu wyjścia, ponieważ procesy zarządzania zakresem nie różnią się znacznie pomiędzy projektami, gdy Twoja firma zdecyduje się na sposób pracy, który jest dla nich udany.

Wynikiem tego procesu jest plan zarządzania zakresem. Jest to część planu zarządzania projektem i obejmuje:

• Jak przygotujesz szczegółowy opis zakresu
• Jak utworzysz strukturę podziału pracy (WBS) z instrukcji zakresu
• Jak zamierzasz utrzymać i zatwierdzić WBS
• Jak zdobędziesz formalną akceptację rezultatów projektu
• Jak będziesz zarządzać zmianami w zakresie

Dokument nie musi być niewiarygodnie szczegółowy ani bardzo formalny: po prostu musi być odpowiedni do celu.

Zbierz proces wymagań

W tym procesie opracujesz, czego interesariusze oczekują od projektu. Po przedstawieniu swojego pomysłu musisz udokumentować wymagania i zarządzać oczekiwaniami interesariuszy. Jest to ważne, ponieważ często to, o co proszą, nie jest realistyczne lub osiągalne, biorąc pod uwagę inne ograniczenia projektu, takie jak koszty.

Rezultatem pracy w zakresie zbierania wymagań jest udokumentowany zestaw wymagań. Powinno to być jak najbardziej wyczerpujące i zwykle obejmuje kilka kategorii wymagań, takich jak:

• Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne
• Wymagania interesariuszy, takie jak wymogi dotyczące sprawozdawczości
• Wymagania dotyczące wsparcia i szkoleń
• Wymagania biznesowe
• Wymagania projektu, takie jak poziom usług lub jakość

Dokumentujesz również zależności, założenia i ograniczenia, które odnoszą się konkretnie do wymagań.

Zdefiniuj proces zasięgu

Oto, gdzie bierzesz swoje wymagania i zamieniasz je w szczegółowy opis produktu lub usługi, którą Twój projekt zamierza stworzyć. Otrzymasz oświadczenie dotyczące zakresu projektu, do którego możesz się odwołać podczas projektu. Będzie zawierać listę tego, co jest w zasięgu, a co poza zakresem. To ważne, ponieważ często ludzie nie pamiętają, co jest specjalnie wykluczone, i wracają i proszą cię o pracę w tych obszarach. Wszelkie inkluzje będą musiały przejść kontrolę zmian.

Utwórz proces struktury podziału pracy

Ten proces umożliwia przekształcenie listy wymagań w ustrukturyzowaną wizję tego, co trzeba zrobić. Główna praca polega na rozbiciu dużych zadań na mniejsze, łatwe do zarządzania kawałki.

Wynikiem tego procesu jest WBS i może to być bardzo pomocne narzędzie. Jeśli nie myślisz wizualnie, możesz osiągnąć ten sam rezultat, tworząc listę.

Sprawdź poprawność zakresu

Proces Validate Scope nie oznacza, jak się wydaje, skłonienia interesariuszy biznesowych do podpisania WBS. Chodzi o upewnienie się, że masz wdrożony proces uzyskiwania wypisania się z produktów, gdy nadejdzie czas.

Warto umieścić tę strukturę na miejscu, aby nie mieć żadnych pytań na temat tego, kto będzie zatwierdzał przedmiot dostawy lub jakich kryteriów użyje, aby powiedzieć, że jest kompletny. Po zakończeniu procesu zaakceptowane zostaną elementy zatwierdzone przez każdego, kto musi je zatwierdzić.

Proces kontroli zakresu

Proces Zakres sterowania jest ostatnim w obszarze wiedzy zarządzania zakresem projektu. Dotyczy upewnienia się, że istnieje skuteczna kontrola zmian, jeśli zakres musi się zmienić. Obejmuje również śledzenie projektu za pomocą „zakresu”, aby sprawdzić, czy dostarczy to, co według ciebie będzie.

Te 6 procesów składa się na wiedzę z zakresu zarządzania projektem PMBOK® Guide –Fifth Edition.