Sposoby minimalizowania marnowania czasu pracy przez pracowników

Najłatwiejszą opcją dla każdego menedżera jest obwinianie swoich pracowników za marnowanie czasu na pracę poprzez złe zarządzanie czasem, co skutkuje poślizgnięciami jakościowymi i utraconymi terminami. Przekłada się to na słabą obsługę klienta, napięte relacje wewnętrzne i ostatecznie utratę biznesu.

Jeśli pozostanie to niezaznaczone, może stać się koszmarem dla pracowników działu kadr, którzy są przytłoczeni kwestiami wydajności i dyscypliny, wyższymi niż normalne obroty i ciągłymi rekrutacjami w celu obsadzenia wakatów. Dlatego tak ważne jest, aby najpierw uświadomić sobie, dlaczego pracownicy marnują czas, a następnie podejmować właściwe działania, aby zapobiec temu w przyszłości.

Gdzie pracownicy tracą najwięcej czasu

W równoległych badaniach przeprowadzanych przez Salary.com w 2012 i 2013 r. - najnowsze dostępne dane - dotyczące marnowania czasu w pracy odkryto:

• Sześćdziesiąt cztery procent (w 2012 r.) Do 70 procent (w 2013 r.) Respondentów przyznało, że codziennie marnuje czas na pracę. Czas stracony wahał się od 30 minut do kilku godzin dziennie.
• Najważniejsze działania prowadzące do marnowania czasu to: 43% rozmów ze współpracownikami, 34% aktywności online i 4% na SMS-y i rozmowy osobiste.
• Najważniejsze powody podane przez pracowników, dlaczego tracili czas: 35% nie było wystarczająco zakwestionowanych, 32% uważało, że nie było motywacji do cięższej pracy, 30% nie było zadowolonych z tego, co robią, a 23% było po prostu znudzonych.

Powody, dla których pracownicy tracą czas w pracy

Zarówno w badaniach w 2012, jak iw 2013 r. Pracownicy uznali zbyt wiele spotkań za największą stratę czasu w miejscu pracy. Inne interesujące odpowiedzi na pytanie ankiety: „Co jest największym rozproszeniem w twoim miejscu pracy?” To:

• Nieefektywni współpracownicy: 17 procent
• Inni współpracownicy: 17 procent
• Polityka biurowa: 13 procent
• Zajęta praca: 13 procent
• Inne: 11 procent
• I wreszcie: mój szef: 8 procent

Obwinianie pracowników może być najłatwiejszym sposobem wyjaśnienia marnowania czasu. W dłuższej perspektywie jest to łatwiejsze, ale o wiele mniej produktywne, dlatego więcej zespołów musi patrzeć do wewnątrz, szukając źródła niezadowolenia swoich pracowników.

Optymalizacja rozpoczyna się od zespołu kierowniczego

Skuteczny przywódca jest tak dobry, jak zespół, który opracowuje (odpowiednio trenuje) i prowadzi (wyznacza oczekiwania i cele). Jeśli lider nie jest skuteczny, zespół nie będzie działał dobrze w sposób spójny.

Nic dziwnego, że niezadowoleni pracownicy, gdy są badani, dlaczego tracą czas, udzielają odpowiedzi typu „niewystarczające wyzwanie”, „brak motywacji do cięższej pracy” lub „brak satysfakcji z pracy”. Liderzy otrzymują wynagrodzenie za osiąganie wyników dzięki połączonym wysiłkom ich członkowie zespołu. Kiedy lider kiepsko wykonuje zadanie, zespół decyduje o tym, co zrobi i kiedy chce to zrobić.

Heading Off Employee Time Wasting at Work

Rozwiązanie problemu marnowania czasu zaczyna się w momencie wynajmu. Jeśli lider nie ma jasnej wizji tego, gdzie chce wziąć swoją organizację w przyszłości, nie ma możliwości zatrudnienia odpowiednich osób. Wiele dużych firm ma jasne metody dostarczania pracownikom przywództwa potrzebnym do maksymalizacji wydajności.

Członkowie zespołu potrzebują jasnych oczekiwań:

Kiedy pracownicy zostaną zatrudnieni, upewnij się, że każdy z członków Twojego zespołu wie dokładnie, co powinien zrobić i jak i kiedy powinien to zrobić. Co najważniejsze, każdy członek zespołu musi zrozumieć, dlaczego robi to, co robi. Muszą wiedzieć, w jaki sposób pasują do tworzonej wizji.

Kiedy ludzie widzą, w jaki sposób to, co robią, przyczynia się do całkowitego wysiłku, łatwiej im gromadzić się wokół przyczyny i zobaczyć ich cel. Zespoły, które mają cel i dostrzegają swój wkład w cel, nie rozpraszają się i tracą czas w pracy.

Ustaw, komunikuj i mierz oczekiwania dotyczące wydajności:

Lider musi rozpoznać, jak ustawić i przekazać realistyczne oczekiwania dotyczące wydajności w odniesieniu do tego, co należy zrobić. Musi to nastąpić w taki sposób, aby lider i pracownicy mieli wspólny obraz tego, co stanowi pożądany rezultat.

Członkowie zespołu odpowiedzialni za realizację wymaganych zadań:

Po ustaleniu i zakomunikowaniu lider musi podążać za nim i trzymać zespół odpowiedzialny za spełnienie tych oczekiwań. Jeśli pracownicy wiedzą, że ich wyniki są mierzone obiektywnie, konsekwentnie i konstruktywnie, są mniej skłonni do odchodzenia i marnowania czasu.

Przyjęcie tych trzech głównych środków i znacznie skrócisz czas, który pracownicy marnują w pracy.