5 Różnice między projektami a biznesem jako zwykłe

Pracujesz nad projektem? Czy jest to część codziennej działalności firmy?

Kiedy rozmawiam z ludźmi w zespołach, często mówią mi, że nie są pewni, czy pracują nad projektem czy zwykłą funkcją biznesową. Oba są wymagane w organizacji i są jednakowo ważne, ale pomaga zrozumieć, nad czym pracujesz, dzięki czemu można lepiej zobaczyć, gdzie mieści się w organizacji.

Istnieje pięć głównych różnic między pracą projektową a pracą jak zwykle (często w skrócie jako BAU).

Zmiana a identyfikacja biznesu

Po pierwsze, istnieje różnica w sposobie obsługi zmian.

Biznes jak zwykle prowadzi działalność. Trzymają światła, służą klientom i trafiają w cele. Zespoły BAU są również pierwszymi, które wiedzą, kiedy istniejące procesy nie działają i nie są już przydatne. Gdy tak się stanie, zespoły BAU określają potrzebę zmian.

Menedżer w ramach przeglądu strategicznego może zasugerować, jakie zmiany należy wprowadzić, aby jednostka osiągnęła swoje cele. Albo członek zespołu może zasugerować zmianę. Na drugim końcu spektrum możesz mieć pełny przypadek biznesowy opracowany przez menedżera wyższego szczebla w celu dostarczenia zmian wymaganych, aby pomóc ich dywizji osiągnąć roczne cele.

To nie tylko usprawnienie procesów biznesowych. Osoby pracujące w rolach BAU mogą również zdawać sobie sprawę, że zmiana jest niezbędna ze względu na zmiany w ramach regulacyjnych lub jako element krajobrazu konkurencyjnego organizacji. Pracownicy Frontline pracują nad strategią i wiedzą, co chcą osiągnąć, aby się tam dostać.

Projekty, z drugiej strony, pomagają wdrożyć wszystkie te zmiany. Projekty umożliwiają zmianę funkcji BAU i zarządzanie nimi za pomocą zarządzania projektami. Wyjaśnimy, czym jest zarządzanie projektami. Organizacja projektu pracuje nad wprowadzeniem zmian, które zidentyfikowały zespoły BAU. Dzieje się tak, gdy projekt przejdzie proces zatwierdzania, który zazwyczaj jest zatwierdzeniem biznesowym i zatwierdzeniem przez kierownictwo wyższego szczebla.

To nie znaczy, że ludzie w roli projektu nie mogą nigdy sugerować ulepszeń w praktyce biznesowej, ale będą to robić w ramach swojej roli pracownika, a nie w ramach roli projektu.

Ten podział, o którym usłyszysz również skrót „zmienić firmę, prowadzić firmę”, jest zauważalny również pod koniec projektów. Zmiana realizowana przez projekt polega na dostarczeniu wyników. Może to być nowe oprogramowanie, budynek, nowa usługa lub coś innego. Zespół BAU jest odpowiedzialny za przyjęcie tego i wykorzystanie go w celu zapewnienia korzyści. Innymi słowy, projekt zapewnia możliwość uzyskania korzyści, a operacje BAU wykorzystują tę możliwość, aby uzyskać korzyści.

Zarządzanie a ryzyko ograniczające

Aby działalność była jak zwykle skuteczna, zespoły BAU starają się ograniczać wszelkie ryzyko związane z działalnością. Usunięcie niepewności z biznesu dla lepszej stabilności organizacyjnej i powtarzalnych procesów to dobra rzecz.

Ze względu na swój charakter bycia wyjątkowym i niepewnym, projekty wymagają elementu ryzyka. Firma robi mały skok w nieznane, wykonując projekt, ponieważ wprowadza zmiany i dostarcza coś, czego wcześniej nie było.

Zespoły projektowe podchodzą zatem do ryzyka w inny sposób niż zespoły BAU. Kierownicy projektów starają się zarządzać ryzykiem - zarówno pozytywnym, jak i negatywnym - aby uzyskać najlepsze wyniki. Może to obejmować ryzyko ograniczające, aby spróbować ograniczyć prawdopodobieństwo, że tak się stanie, ale obejmuje również inne strategie zarządzania ryzykiem. Jest mało prawdopodobne, że kiedykolwiek wyeliminujesz ryzyko związane z projektem, ale możesz to zrobić z dobrych powodów operacyjnych dla swojej pracy licencjackiej.

Jednym z nich jest czas, inny trwa

Projekty mają datę początkową, środkową i końcową i są wydarzeniem jednorazowym. To jest cykl życia projektu. W rzeczywistości najbardziej charakterystyczną cechą projektu jest jego zakończenie. Kierownik projektu i zespół pracują nad projektem w tym czasie. Pod koniec zespół zostaje rozwiązany.

BAU nie zatrzymuje się i trwa. Możesz oczywiście zamknąć funkcję lub zatrzymać proces, jeśli nie jest już wymagany dla firmy - choć byłoby to zarządzane jako projekt! Funkcja BAU zapewnia ciągłą pracę bez przewidywalnej daty końcowej.

Aby kapitalizować lub nie używać wielkich liter

Projekty mogą być kapitalizowane, a często BAU nie może być - polegasz na kosztach operacyjnych dla bieżącej działalności w zwykły sposób. Innymi słowy, sposoby księgowania projektów i innych zadań są różne.

Finansowanie projektu często wiąże się z uruchomieniem składnika aktywów - co oznacza, że ​​koszty mogą być kapitalizowane. W niektórych przypadkach, w zależności od tego, gdzie jesteś na świecie i lokalnych przepisów dotyczących rachunkowości, możesz nawet ponosić koszty projektu poniżej linii.

Koszty BAU są zwykle uważane za koszty operacyjne (wydatki operacyjne) i są śledzone w rachunkach zysków i strat spółki.

Finansowanie projektów i finansowanie działalności gospodarczej jest ogólnie bardzo wyspecjalizowaną dziedziną, dlatego zawsze najlepiej jest zasięgnąć porady ekspertów finansowych przed dokonaniem oceny tego, co powinno, a czego nie powinno się kapitalizować w Twojej organizacji. Zasady rachunkowości różnią się w zależności od kraju, a nawet organizacji, w której poszczególne przedsiębiorstwa mają określone procesy i sposoby działania.

W razie wątpliwości zawsze sprawdź!

Zespoły funkcjonalne i funkcjonalne

Wreszcie istnieje duża różnica w składzie zespołów projektowych. W projektach biorą udział multidyscyplinarne zespoły ekspertów zebranych w celu dostarczenia konkretnych wyników. Wiedza na temat motywowania zespołu projektowego jest ważna, ponieważ nie każdy może znać konkretny cel na samym początku. Jeśli ludzie nie mają jasnego zrozumienia tego, nad czym pracują, wtedy zazwyczaj nie wykonują swojej najlepszej pracy.

Zespoły projektowe składają się z osób pełniących określone role. To nie są tytuły pracy, ale stanowiska w ramach projektu z odrębnymi obowiązkami. Główne role w zespole projektowym to:

• Sponsor projektu
• Menadżer projektu
• Starszy dostawca (organizacja odpowiedzialna za wykonanie pracy, która może być wewnętrznym zespołem, takim jak IT lub zewnętrzny wykonawca lub sprzedawca)
• Klient (może to być klient wewnętrzny, taki jak inny kierownik działu, lub w organizacji obsługi klienta klient, dla którego realizujesz projekt)
• Eksperci merytoryczni (ludzie wnieśli do zespołu albo na czas trwania projektu, albo jego część, którzy wykorzystują swoją wiedzę, aby przyczynić się do sukcesu projektu).

Dowiedz się więcej o rolach zespołu projektowego.

Z drugiej strony praca BAU jest zarządzana przez zespoły funkcjonalne. Są oni sami ekspertami, ale zgrupowani jako oddział. Zwykle mniej funkcjonalne nakładanie się na siebie innych działów niż zespołów projektowych.

Zwykle bardzo jasne jest, nad którymi zespołami BAU mają pracować, a cele są jasne. Będą mieli zdefiniowane cele i wizję roli, jaką odgrywa dział w firmie. Przykładem może być zespół obsługi klienta, który pracuje w ramach większego działu obsługi klienta obsługującego połączenia telefoniczne i e-maile od klientów na temat produktu.

Jest to skomplikowane, ponieważ może się nakładać. Na przykład lider zespołu w tym call center jest specjalistą w tej dziedzinie. Mogą oni zostać oddelegowani do zespołu projektowego w celu zarządzania pakietem roboczym i zasobami związanymi z dostarczaniem części projektu związanej z kontaktem z klientem. Ale w pracy nad projektem przejmują rolę eksperta merytorycznego, a nie lidera zespołu obsługi klienta. Będąc członkiem zespołu projektowego, będą oni odpowiedzialni za swoją część budżetu projektu i będą mieli wysoki stopień dyskrecji na temat sposobu wykonywania pracy w celu osiągnięcia celów końcowych.

Mogą nie mieć tego w swojej roli BAU.

BAU i konflikty projektów

Prace projektowe i prace nad projektami BAU mogą siedzieć obok siebie, ale często może być napięcie. Dzieje się tak, ponieważ projekty próbują zmienić status quo. Status quo działa całkiem nieźle, a większość ludzi nie lubi zmian.

Po drugie, kiedy prosi się ludzi o dołączenie do zespołu projektowego, mogą cierpieć z powodu konfliktu lojalności. Czy jest to pierwsza odpowiedzialność za ich codzienną pracę lub projekt? Jasne cele i silne zaangażowanie ze strony kierownictwa mogą pomóc tutaj, jak również utrzymać otwarte linie komunikacji, aby wiedzieli, jakie powinny być priorytety.

Po trzecie, prowadzenie działalności jest zawsze priorytetem. Ma to wpływ na zespoły projektowe, które mogą zobaczyć, jak ich finansowanie się zmniejszyło, kluczowe zasoby cofnęły się do ról BAU i ram czasowych opóźnionych, ponieważ utrzymanie codziennych działań organizacji ciągnie nacisk.

Kierownicy projektów mogą się z tego sfrustrować, ale zawsze tak będzie i tak powinno być. Nie ma sensu dostarczać fantastycznego projektu, jeśli w międzyczasie firma się popsuła i nie ma już nikogo, kto używałby tego, co zbudowałeś!

Mając na uwadze te wytyczne, powinno być łatwo sprawdzić, czy pracujesz nad projektami, BAU czy obydwoma.