Planowanie trudnej rozmowy w miejscu pracy

Każdy lider i menedżer na każdym poziomie ma brudną tajemnicę, którą aktywnie ukrywa.

Tak, bezkompromisowa prawda jest taka, że ​​wszyscy aktywnie unikają prowadzenia trudnej rozmowy. To prawdopodobnie obejmuje ciebie. Nauczyliśmy się na własnej skórze, że nikt nie wygrywa, gdy lider opóźnia konfrontację z trudnym tematem.

Niezależnie od tego, czy jesteś przełożonym pierwszej linii, który otrzymał skargi (które zostały zatwierdzone), że Bob może chcieć zmienić lub użyć dezodorantu, czy też jesteś dyrektorem naczelnym, który opóźnia się z rzeczywistością, że jej zatrudnienie w gwiazdach jest coraz gorsze, jest gdzieś trudna rozmowa wynajmująca miejsce w twoim umyśle. Nadszedł czas, aby zwolnić tę przestrzeń i zmniejszyć niepokój przed rozmową z odpowiednim przygotowaniem.

Wskazówki dotyczące planowania wydajnej i trudnej rozmowy

Rozpocznij planowanie, koncentrując się na korzyściach płynących z prowadzenia tej zaległej rozmowy

W najpoważniejszych sytuacjach na zdrowie twojego zespołu, firmy i reputacji negatywnie wpływają twoje przeciągnięcia. Stawiając czoła i prowadząc rozmowę, będziesz skutecznie eliminował przeszkody, rozwiązując długotrwały problem i / lub umożliwiając komuś lub jakiejś grupie wzmocnienie w dążeniu do sukcesu. I tak, zwolnisz przestrzeń, którą wynajmuje w przyszłości to wywołujące niepokój przyszłe wydarzenie.

Oceń sytuację i pożądany kierunek dyskusji

Zadaj sobie pytanie: z czym mamy do czynienia w tej sytuacji? Przemyśl sytuację i skup się na określeniu najbardziej prawdopodobnego podejścia lub wyniku. Pomocne jest, aby niektórzy menedżerowie kategoryzowali sytuację przed przeprowadzeniem dyskusji. Chociaż nie ma uniwersalnej kategoryzacji, ramy coachingu, pociągu, doradztwa lub wzmocnienia są użytecznym punktem wyjścia.

Niektóre sytuacje zasługują na coaching, w którym zachęcasz, przekazujesz informacje zwrotne i prowokujesz jednostkę do dostosowania się lub dostosowania poprzez praktykę.

Inne sytuacje są wyraźnymi przykładami tego, gdzie umiejętności są problemem. W tym przypadku szkolenie jest realnym podejściem, po którym następuje obserwacja i coaching.

W niektórych sytuacjach dostosowanie zachowania ma zasadnicze znaczenie dla bezpieczeństwa, akceptowalnej wydajności lub większej wydajności. Chronicznie późny pracownik zagraża wydajności grupy. Żrący pracownik zagraża zdrowiu zespołu. Sytuacje te muszą mieć konsekwencje. Odnoszę się do nich eufemistycznie jako „rozmowy doradcze”.

W sytuacjach, w których jednostka wykazuje kompetencje lub opanowanie, sytuacja wymaga upoważnienia ich do zrobienia więcej. Chociaż sytuacja jest pozytywna, wiele osób czuje się komfortowo, a Ty zostaniesz wezwany do poprowadzenia ich w nowe obszary i wyzwania.

Skoncentruj się na identyfikacji podstawowego problemu behawioralnego

Celem dyskusji zwrotnej lub coachingu jest wsparcie zmiany lub wzmocnienia zachowania. Postawa nie jest zachowaniem. Jakie jest podstawowe zachowanie obserwowane przez Ciebie i innych, które wpływa na wydajność? Być specyficznym.

Połącz zachowanie z biznesem, a nie z osobą. Oprzyj się oskarżaniu przewlekle spóźnionej osoby o lenistwo lub nieodpowiedzialność. Skup się na wpływie opóźnienia na zdolność zespołu lub funkcji lub osoby do pomyślnego ukończenia pracy. Podobnie, zatrudnienie gwiazd przez dyrektora generalnego może być niezdecydowane co do kluczowych talentów lub kwestii strategicznych. Skoncentruj się na wpływie braku terminowej decyzji na wyniki biznesowe.

Na przykład:

John, spóźniłeś się na zmianę 3 razy w ciągu dwóch tygodni. Kiedy się spóźnisz, członkowie twojego zespołu muszą pokryć swój obszar i swój własny w tym samym czasie. Dodaje stresu grupie, zwiększa błędy i zagraża jakości naszych usług dla naszych klientów.

Cheryl, pozostałaś przy dwóch kluczowych decyzjach w ciągu ostatniego miesiąca. Brak decyzji w tych kwestiach wypycha nasz harmonogram. Jak wiadomo, nadrabiamy zaległości w stosunku do naszych konkurentów w tych obszarach, a opóźnienia z naszej strony będą miały bezpośredni wpływ na nasze najlepsze i najniższe wyniki w przyszłym roku.

Zaplanuj i ćwicz zdanie wstępne

W kilkudziesięciu warsztatach pomagających ludziom nauczyć się, jak skutecznie poruszać się w trudnych dyskusjach, aktywność tworzenia i praktykowania zdania początkowego jest konsekwentnie określana jako najważniejszy krok w udanym procesie. Poświęć trochę czasu na zapisanie zagadnień i zachowań oraz formy i ramy, a następnie przećwicz zdanie wstępne. Istnieje wysoki stopień korelacji między gwoździami otwierania konwersacji i prowadzenia skutecznej, konstruktywnej rozmowy.

Zaplanuj i przećwicz zdanie wstępne, aż będzie wygodne.

Zaplanuj ostateczny cel tej początkowej rozmowy

Oceniłeś już sytuację (coaching, szkolenie, doradztwo, wzmocnienie pozycji). Twoim celem jest uzyskanie zgody (ideału) lub zgodności (w warunkach doradztwa) w celu wzmocnienia lub zmiany zachowania. Podczas prowadzenia dyskusji zarówno sztuka, jak i nauka oraz temat na kolejny post, powinieneś zaplanować, w jaki sposób wprowadzisz pożądane kolejne kroki. W niektórych przypadkach będzie to dialog, aw innych mandat.

Dowiedz się, gdzie chcesz zakończyć rozmowę, zanim zaczniesz rozmowę.

Zaplanuj rozsądny i właściwy horyzont czasowy

Dowiedz się i bądź przygotowany, by wyrazić, czy zmiana zachowania jest wymagana natychmiast, czy też ma być obserwowana w czasie i poprzez coaching i regularne informacje zwrotne. Rozmowa to nie koniec procesu, a ci, którzy opanowali trudne rozmowy, mają jasną wizję horyzontu czasowego, w którym należy wprowadzić odpowiednie zmiany.

The Bottom-Line for Now

Skuteczni liderzy i wspaniali menedżerowie rozumieją wagę i pilność trudnych rozmów. I chociaż nasza tendencja może polegać na całkowitym ich uniknięciu, takie podejście jest szkodliwe dla wszystkich zaangażowanych. Pierwszym krokiem w radzeniu sobie z zaległymi trudnymi rozmowami najlepiej jest poświęcić się sesji planowania. Zmierz dwukrotnie, wytnij raz. I tak, wszyscy wiemy, że wcześniejsze planowanie uniemożliwia szczególnie słabe wyniki.